Le poste:
Le poste de Consultant(e) Individuel(le), Assistant(e) aux achats, est localisé à Antananarivo et est sous la direction générale du Représentant de l’UNFPA à Madagascar et la supervision directe de l’Associée aux Achats. Le/la consultant(e) fournira des services d’appui aux opérations en assurant une haute qualité et la cohérence des tâches relatives aux acquisitions du bureau et selon le respect des procédures en vigueur.
Comment vous pouvez faire la différence:
L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le nouveau plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) s'articule autour de trois résultats transformateurs: mettre fin aux décès évitables liés à la maternité; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale; et mettre fin à la violence basée sur le genre et aux pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits fondamentaux de l'homme sont menacés, nous avons besoin d'un personnel respectueux des principes et respectueux de l'éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux et qui les défendra avec courage et conviction.
L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact; nous avons besoin d'un personnel transparent, exceptionnel dans la manière de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s'engage à atteindre l'excellence des résultats du programme.
Objectif du poste:
Le/ la consultant(e) Assistant aux achats contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du plan d’achat tout en assurant la transparence dans l’exécution des processus d’acquisition des biens et services du bureau de l’UNFPA.
Responsabilité :
Description des services, des activités ou des résultats :Il/elle aura pour tâches principales de :
Travailler en étroite collaboration avec l’associée aux achats pour la préparation et la mise en œuvre dans le délai du plan d’achat ; Préparer les demandes de cotation, de propositions et les appels d’offres pour l’acquisition de matériel et/ou de services conformément aux procédures de l’UNFPA ; Collecter les factures pro formats / offres pour l’acquisition des biens et services locaux, les soumettre à l’analyse du comité interne des achats et en assurer le secrétariat ; Suivre les transactions dans Quantum (Réquisition, PO) jusqu’au résultat final ; Etablir et maintenir un système de classement des dossiers relatifs aux achats locaux afin d’améliorer l’efficacité du service des opérations ; Préparer les dossiers d’appel à manifestation d’intérêt et les appels d’offres pour les accords à long terme ; Suivre les paiements des factures des fournisseurs locaux et compléter les fonds de dossiers des factures présentées pour paiement ; Elaborer la situation des achats locaux et la présenter lors des réunions des opérations/programme, et à la demande du Management ; Mettre à jour quotidiennement l’outil de suivi des commandes et le partager sur Google drive; Participer à l’élaboration des PTAs aux réunions sur les fonds mobilisés ; Exécuter toutes autres tâches relevant de son domaine de compétence et confiées par son superviseur.2. Les dates de livraison et la manière dont le travail sera livré (par ex. électronique, copie papier, etc :) :
Factures proformats des fournisseurs obtenues et tableaux de comparaison de prix réalisés et signés dans les délais ; PV établis à temps pour les offres reçues ; Livraison des biens et services selon les délais prévus (BL disponibles) ; Matériels acheminés jusqu’aux bénéficiaires finaux (décharges disponibles) ; Situation des achats présentés à chaque réunion des opérations/programme, et selon le besoin du management Factures des achats effectués reçues et transmises au niveau des Finances ; Classement effectué.3. Suivi et contrôle de l'avancement contrôle de l'état d'avancement, y compris les exigences en matière de rapports, la périodicité, le format et le délai :
Rapport hebdomadaire (Suivi des achats) Rapport mensuel Rapport de consultation en fin de contratQualifications and Experience:
Formation:
Niveau Baccalauréat et plus. Formation en gestion des achats, approvisionnement et/ou administration ;Connaissances et Expérience:
Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire ; Solide connaissance des procédures et principes d’acquisition de biens et de services ; Une expérience dans la gestion de projets financés par l’UNFPA ou par d’autres agences du Système des Nations Unies constitue un atout ; Maîtrise des outils informatiques courants (suite bureautique, etc.).Langues:
Avoir une bonne maîtrise du français et avoir la capacité de travailler en anglais (oral et écrit)Compétences requises :
Valeurs:
Etre un exemple d’intégrité Faire preuve d’un engagement envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies Intégrer la diversité culturelle Intégrer le changementCompétences de base:
Atteindre des résultats Avoir le sens des responsabilités Développer et appliquer son expertise professionnelle/ son sens des affaires Penser de manière analytique et stratégique Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations Communiquer pour avoir un impactCompétences fonctionnelles:
Apporter un soutien logistique Gérer les données Gérer les documents, la correspondance et les rapports Gérer les flux d’information et de travail Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois Contribuer à l’analyse des données financièresEnvironnement de travail à l’UNFPA:
L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur du personnel de l'UNFPA - cliquez here pour en savoir plus.
Avertissement:
La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications de l'historique et des références, à une autorisation médicale, à l'émission d'un visa et à d'autres exigences administratives.
L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations concernant les comptes bancaires des candidats.