Background
La diversité, l'équité et l'inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l'inclusion en tant que moyen de garantir que l'ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l'équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche \"ne laisser personne de côté\" dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s'identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.
Le PNUD ne tolère pas l'exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l'objet d'une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Actif à Madagascar depuis 2015, le Fonds des Nations unies pour la consolidation de la paix (PBF) vise à apporter des réponses holistiques et pertinentes aux défis de la consolidation de la paix en s'attaquant aux causes profondes des conflits et tensions identifiés.
La deuxième éligibilité de Madagascar au PBF, approuvée pour la période 2022-2027, fournit un cadre pour soutenir les priorités nationales de consolidation de la paix dans les domaines de l'accès à la justice, du contrat social et des droits de humains ; la prévention des conflits et la consolidation de la paix dans le massif de l'Andriry ; le renforcement de l'espace civique et le soutien à la participation des femmes et des jeunes ; la prévention des conflits liés au changement climatique et au foncier.
Dans le cadre des structures de coordination et de soutien à la mise en œuvre des projets du PBF, un Secrétariat Technique a été mis en place au sein du Bureau du Coordinateur Résident des Nations unies. Ce secrétariat fournit un soutien stratégique dans les domaines identifiés pour la consolidation de la paix, un soutien à la coordination des programmes (y compris une expertise analytique) et un soutien technique pour la mise en œuvre des projets du PBF.
Duties and Responsibilities
Sous la direction et la supervision du coordinateur du Fonds pour la consolidation de la paix, l’Associé.e Administratif.ve et Logistique assure la gestion des opérations administratives, logistiques et financières du Secrétariat Technique du PBF à Madagascar, en veillant à la qualité et à l'exactitude du travail. Il/elle coordonne et supervise le personnel de soutien engagé dans les domaines du registre, des services généraux, de l'opérateur téléphonique/réceptionniste. L’Associé.e Administratif.ve et Logistique favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau central et avec le personnel d'autres agences des Nations unies afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
1.) Assurer la gestion administrative du Secrétariat Technique du Fonds des Nations Unies pour la consolidation de la paix à Madagascar.
• Gérer l’archivage des documents administratifs et comptables du Secrétariat Technique du PBF.
• Suivre les dossiers d’acquisition des biens et services du Secrétariat Technique du PBF.
• Assurer la gestion et le suivi des absences du personnel du Secrétariat Technique du PBF.
• Appuyer la Coordonnatrice du Secrétariat Technique du PBF pour la rédaction des rapports et des éventuelles informations nécessaires auprès des agences récipiendaires du PBF
• Appuyer les formations et le partage des connaissances
2.) Assurer la gestion logistique du Secrétariat Technique du Fonds des Nations Unies pour la consolidation de la paix à Madagascar.
• Assurer la gestion des stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du Secrétariat Technique du PBF.
• Préparer et soumettre des rapports périodiques d'inventaire et de gestion des actifs, coordonner la vérification physique des articles d'inventaire.
• Assurer le suivi des contrats d’entretien et de nettoyage du véhicule, et contrôler le suivi de l’utilisation des véhicules.
• Assister et former le personnel du Secrétariat Technique du PBF pour l’utilisation des outils de gestion administratif et ressources humaines, notamment Quantum et UNAll pour la gestion des absences, planification et autorisations des voyages et missions, etc.
• Coordonner la planification et assurer le bon déroulé de toutes les activités mises en œuvres par le Secrétariat Technique du PBF et/ou pour le Comité de Pilotage, et notamment : retraites, formations, ateliers, missions.
• Préparer la tenue des réunions du Comité de Pilotage du PBF.
• Rédaction et gestion des diverses correspondances du Secrétariat Technique du PBF avec l'appui du Bureau du Coordinateur Résident.
3.) En étroite collaboration avec l’Unité finances, soutenir la gestion financière du Secrétariat Technique du Fonds des Nations Unies pour la consolidation de la paix à Madagascar.
• Contribuer à l’élaboration le budget du PTA du Secrétariat Technique PBF.
• Participer à l'élaboration du budget, suivi budgétaire et éventuelles révisions budgétaires du document de projet du Secrétariat Technique PBF.
• Participer à l’établissement des rapports financiers semestriels et annuels Secrétariat Technique PBF.
• Assurer le suivi des régularisations des écritures dans QUANTUM.
• Coordonner la demande de transfert de fonds et clôture du projet du Secrétariat Technique PBF.
• Suivi et envoi des paiements au niveau du service finance.
• Classement des pièces comptables et documents du programme.
4.) Apporter un appui technique aux agences et organisations récipiendaires du PBF pour le suivi administratif et financier des projets financés par le PBF.
• Assurer la formation et l’induction du personnel chargé de la gestion administrative et financières des projets financés par le PBF, notamment sur les règles, procédures et exigences du PBF en matière de gestion financière.
• Effectuer un contrôle qualité des rapports budgétaires semestriels, annuels et finaux des projets financés par le PBF à Madagascar.
• Fournir un appui aux agences et organisations récipiendaires pour la demande de transfert de fondd, clôture des projets et toute autre activité administrative et financière permettant d’assurer la bonne gestion des projets.
• Réaliser un suivi financier mensuel du taux d’exécution budgétaire de l’ensemble des projets du portefeuille PBF.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l'organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Supervision directe du commis Logistique & Chauffeur.
Competencies Noyau : La liste complète des compétences de base du PNUD est disponible ici
Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l'exécution du travail
Penser de manière innovante NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/s'ouvrir à de nouvelles approches, faire preuve d'une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu NIVEAU 2 : Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
S'adapter avec agilité NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement Agir avec détermination NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de faire face à plusieurs sources de pression simultanément
S'engager et s'associer NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l'inclusion NIVEAU 2 : Animer des conversations pour combler les différences et tenir compte de la prise de décisions
Compétences transversales et techniques Domaine thématique Nom Définition Gestion d'entreprise Satisfaction client/Gestion de la clientèle
Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité en temps opportun pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Fournir des contributions à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client. Gestion d'entreprise Communication Capacité de communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par la communication écrite que verbale ; d'adapter les messages et de choisir les méthodes de communication en fonction de l'audience Capacité de gérer les communications internes et externes, par l'intermédiaire des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés. Gestion d'entreprise Gestion des opérations Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'Organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents Finance Comptabilité (général) Connaissance des concepts, principes comptables,cadres, normes, règlements, politiques et
tendances et la capacité de les appliquer à des
Situations pratiques
Administration et opérations Gestion d'événements (y compris des retraites, des formations et des réunions) Capacité à gérer des événements, y compris l'identification du lieu, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements d'argent, etc.Required Skills and Experience
Education:
Niveau de fin d’études secondaire requis ou Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais il n'est pas obligatoire. Des certifications en administration sont souhaitables.Experience:
Au moins 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience pertinente dans l'administration, les finances ou les services d'appui aux programmes est requis. Une expérience acquise lors de missions précédentes auprès des Nations unies et/ou d'organisations d'aide multilatérales et bilatérales constituerait un atout. Une expérience de travail antérieure en gestion adminsitrative et/ou financière et/ou logistique auprès des nations unies et/ou autres organisations internationales est souhaitable Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de logiciels de gestion comptable et logiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web est requise. Expérience avérée en gestion logistique et organisations d’évènements est souhaitable Une connaissance des procédures du PBF et une expérience directe avec le Fonds des Nations Unies pour la Consolidation de la Paix (PBF) est souhaitable. La maîtrise du français est requise. Connaissance du malgache et de l’anglais souhaitable.Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.