Grade: G6
No. du poste:GENEVA/GS/2023/09
Date de publication: 28 septembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 30 octobre 2023
Job ID: 11289
Département: SOCPRO
Unité: SOC/PPKS
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
- Candidats/tes externes*
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est: 82568 CHF par an.
Introduction
Le poste est situé au sein de l'Unité de programmation, de partenariats et de partage des connaissances (SOC/PPKS) du Département de la protection sociale (SOCPRO).SOCPRO est chargé de promouvoir l'amélioration de la couverture et de l'efficacité de la protection sociale pour tous grâce à des systèmes de protection sociale efficaces et durables, y compris des socles de protection sociale, conformément à la recommandation (n° 202) sur les socles de protection sociale, 2012, à la convention (n° 102) concernant la sécurité sociale (norme minimum), 1952, et à d'autres normes de sécurité sociale de l'OIT. SOCPRO se compose de quatre unités : l'unité de la politique sociale, l'unité de la programmation, des partenariats et du partage des connaissances, l'unité des finances publiques, de l'actuariat et des statistiques, et l'unité des services actuariels. L'unité SOC/PPKS est chargée de soutenir efficacement la gestion et les opérations du département, de coordonner la communication et la diffusion des connaissances en matière de protection sociale et de fournir un soutien technique et opérationnel au programme phare de l'OIT sur la mise en place de socles de protection sociale pour tous (programme phare). L'unité contribue également au développement, à la mobilisation des ressources et à l'exécution des projets de coopération au développement du département, y compris dans le contexte du programme phare.
Le titulaire du poste fournira des services spécialisés de soutien financier et administratif au SOCPRO conformément aux plans de travail établis, aux règles et règlements financiers pour toutes les sources de financement et agira en tant que responsable du contrôle des fonds pour le SOCPRO.
Le titulaire du poste rendra compte au chef de l'unité \"Programmation, partenariats et partage des connaissances\". Le titulaire du poste collaborera avec d'autres départements et services, notamment FINANCE, HRD, PROCUREMENT, INTSERV et DCOMM, ainsi qu'avec l'ITC Turin et d'autres services externes, le cas échéant et si nécessaire.
Tâches spécifiques
1.Contrôler et suivre toutes les transactions financières financées par le département, toutes sources de fonds confondues, y compris un suivi et un contrôle étroits lors des exercices de fin d'année et de fin d'exercice.
2. Rendre compte régulièrement à la direction, comparer les ressources non engagées avec les dépenses prévues et identifier les problèmes potentiels à venir ou les actions requises en temps opportun. Initier des changements dans l'allocation des programmes.
3. Coordonner avec les bureaux extérieurs toutes les opérations administratives et financières lancées pour les activités conjointes et fournir le soutien nécessaire.
4. Apporter un soutien aux projets de coopération au développement pour la préparation des propositions budgétaires, le suivi du budget et les révisions budgétaires. Saisir les projets de coopération au développement dans IRIS. Saisir les budgets et les révisions budgétaires dans IRIS avec l'aide de BUDFIN.
5. Soutenir l'organisation de la passation de marchés de services conformément aux politiques, règles et procédures de l'OIT. Il s'agit notamment de fournir des orientations et de vérifier la documentation requise pour la passation des marchés, de soutenir le processus de passation des marchés et de superviser l'émission des bons de commande.
6. Fournir un soutien et des conseils à l'ensemble du personnel du département sur les transactions liées à IRIS et sur toute question de nature administrative ; assurer la transparence et la cohérence dans l'application, l'interprétation et l'adaptation correctes des règles, règlements et procédures financières. Participer aux réunions du FCO et assurer la diffusion des derniers développements en matière financière et administrative et veiller à ce que ces développements soient mis en œuvre au sein du département.
7. Contrôler les dates des contrats du personnel du département. Préparer les AP et veiller à ce que toutes les actions et obligations financières nécessaires au recrutement et/ou au transfert du personnel soient mises en place en temps utile. Préparer les tableaux d'effectifs élargis du département et soutenir la préparation des tableaux de glissement de carrière, conformément aux échéances globales de l'Office.
8. Soutenir le suivi de l'état des projets et programmes de coopération au développement pour la protection sociale dans l'outil de suivi des résultats (RMT) et mettre à jour les plateformes web du département. Fournir des analyses et des informations pour l'établissement de rapports.
9. Assurer la fonction de coordinateur de l'apprentissage pour SOCPRO, notamment en diffusant de manière proactive des informations sur les cours proposés par le DRH, en préparant les formulaires de développement du personnel pour les cours, en examinant les demandes de développement du personnel, en contrôlant les fonds de développement du personnel et en fournissant au DRH un rapport sur les activités et les dépenses.
10. Agir en tant que point focal pour les stages au sein de SOCPRO. Cela comprend la diffusion d'informations au personnel du département, la participation à la sélection des candidats, la prise des dispositions administratives nécessaires, la liaison avec le DRH et l'INTSERV, etc.
11. Effectuer d'autres tâches pertinentes en fonction des besoins.Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
- Se charger de la planification et du suivi de l’engagement des ressources de l’unité de travail. Participer à la préparation du programme et du budget.
- Mener à bien toutes les opérations nécessaires afin d’autoriser et d’effectuer les dépenses au titres des différentes sources de financement, notamment effectuer les calculs, demander des fonds, vérifier les documents justificatifs et assurer les paiements.
- Tenir à jour des registres ou des dossiers détaillés sur l’ensemble des activités administratives et actualiser les bases de données.
- Contrôler la comptabilité de l’unité de travail concernant les engagements et les dépenses et procéder aux ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des ressources. Maintenir des systèmes de suivi, de surveillance et/ou d’information comptable relatifs aux engagements et aux dépenses, en analysant les dépenses et en proposant des mesures rectificatives. Rédiger puis signer la correspondance administrative relative aux questions budgétaires.
- Participer à la rédaction de rapports d’évaluation concernant des projets ou des programmes. Le titulaire peut être appelé à agir en qualité de contrôleur des dépenses engagées.
- Organiser des réunions et des séminaires à Genève ou ailleurs. Cette tâche comprend la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des participants, le paiement de DSA, le recrutement, la rétribution des intervenants et la rédaction de la correspondance y relative ou, lors de conférences officielles, le recrutement du personnel approprié et l’organisation du secrétariat.
- Prendre l’initiative du recrutement ou de la mutation de membres du personnel, d’experts et de consultants. Ces activités impliquent la saisie des informations contractuelles dans une base de données, la rédaction de la correspondance et l’actualisation des dossiers.
- Réviser des situations complexes en formulant des recommandations afin d’améliorer les procédures de travail au sein de l’unité.
- Préciser et expliquer un large éventail de règles et de procédures administratives et coordonner les activités de suivi en collaboration avec diverses sections administratives.
- Agir en qualité de contrôleur des dépenses engagées pour le programme de travail concerné.
- Mettre les membres du personnel, les experts et/ou les consultants au courant des procédures administratives. Entreprendre des recherches afin d’apporter des éléments de réponses aux requêtes. Participer à des réunions internes afin de fournir des informations sur des questions administratives. Participer à la rédaction des descriptions de postes. Contrôler les mesures de recrutement. Le titulaire doit parfois s’assurer que le travail effectué par les consultants externes est complet.
- Préparer périodiquement des statistiques administratives, des rapports et la correspondance.
Qualifications requises
Formation
Diplôme de l'enseignement secondaire et formation spécialisée dans un domaine pertinent.
Expérience
Au moins six ans d'expérience dans la préparation de transactions financières, l'application et l'interprétation des règles, règlements et procédures financières.
Langues
Excellente maîtrise des deux langues de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation. Une troisième langue serait un avantage.
Compétences
Bonne connaissance des règles et règlements régissant le domaine de spécialisation (finances, personnel, relations, publications) ; bonne connaissance des programmes de travail de l'organisation ; bonnes capacités de rédaction dans au moins deux langues ; bonnes capacités d'analyse ; aptitude avérée à préparer des rapports et des statistiques administratives ; aptitude à dispenser une formation et des conseils sur les règles et procédures administratives aux membres du personnel subalternes, excellentes compétences en matière de gestion du temps et de supervision ; aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes non discriminatoires et respectueux de l'égalité entre les hommes et les femmes.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.