Justificaci贸n
El Fondo de Poblaci贸n de las Naciones Unidas (UNFPA) es la agencia de las Naciones Unidas l铆der en asuntos de poblaci贸n y salud sexual y reproductiva. Su mandato es asegurar que cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y que cada persona joven alcance su m谩ximo potencial. El UNFPA centra su labor en promover los derechos humanos, la igualdad de g茅nero, la salud sexual y reproductiva, la prevenci贸n de las violencias basadas en g茅nero, el empoderamiento de adolescentes y j贸venes, as铆 como la producci贸n y uso de informaci贸n sociodemogr谩fica para el dise帽o y seguimiento de pol铆ticas p煤blicas basadas en evidencia.
En Colombia, el UNFPA implementa su programa de cooperaci贸n en estrecha articulaci贸n con el Gobierno Nacional, autoridades locales, sociedad civil, academia, sector privado y el Sistema de Naciones Unidas. Estas acciones est谩n orientadas a contribuir al cumplimiento de los compromisos asumidos por el Estado colombiano en el marco de la Conferencia Internacional sobre Poblaci贸n y Desarrollo (CIPD) y a la consecuci贸n de la Agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
Para garantizar la implementaci贸n efectiva de su programa y responder de manera oportuna a las prioridades estrat茅gicas del pa铆s, el UNFPA requiere la contrataci贸n de personal bajo la modalidad de Contrato de Servicios Local (LSC). Este tipo de contrato permite fortalecer la capacidad operativa de la oficina, asegurar el soporte administrativo, program谩tico y t茅cnico necesario, y facilitar la ejecuci贸n de proyectos y actividades en los distintos territorios donde el UNFPA desarrolla su cooperaci贸n.
C贸mo puede marcar la diferencia:聽
El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para lograr un mundo donde cada embarazo sea planificado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su m谩ximo potencial. El Plan Estrat茅gico del UNFPA para 2026-2029 articula la respuesta de la organizaci贸n a un entorno global complejo, proporcionando una hoja de ruta para la resiliencia y la renovaci贸n. Est谩 dise帽ado para acelerar la implementaci贸n del Programa de Acci贸n de la Conferencia Internacional sobre la Poblaci贸n y el Desarrollo (CIPD) y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se ejecuta centr谩ndose en cuatro resultados interconectados: poner fin a la necesidad insatisfecha de planificaci贸n familiar; poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la violencia de g茅nero y las pr谩cticas nocivas; y adaptarse al cambio demogr谩fico mediante pol铆ticas basadas en la evidencia y los derechos.
En un mundo donde los derechos humanos fundamentales est谩n en peligro, necesitamos personal 茅tico y con principios que encarne estas normas y est谩ndares internacionales y que los defienda con valent铆a y plena convicci贸n.
El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados sostenibles y de alto impacto, y que garanticen relaciones externas, comunicaciones, creaci贸n de alianzas y movilizaci贸n de recursos eficaces en un panorama de desarrollo y financiaci贸n en constante evoluci贸n. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gesti贸n de los recursos que se les conf铆an y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas.聽
Objetivo del trabajo:聽
Apoyar谩 la gesti贸n eficaz de las actividades administrativas del programa del UNFPA. Demostrar谩 un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relaci贸n con los procesos administrativos y program谩ticos, al tiempo que prestar谩 apoyo y orientaci贸n a la oficina en el pa铆s (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA:
Viajes:
Es posible que se presente la necesidad de realizar viajes a ciudades y/o municipios a nivel nacional y eventualmente al exterior, en transportes a茅reos, terrestre y/o fluviales, para los cu谩les deber谩 contar con las capacidades f铆sicas y de capacitaci贸n correspondientes para el debido cumplimiento.
Lugar de trabajo:
La sede de trabajo ser谩 la ciudad de Bogot谩.
Responsabilidades laborales聽
Gesti贸n administrativa y apoyo operativo del programa
Brindar asistencia a los Asesores, Coordinadores y consultores del 谩rea en el desarrollo de actividades administrativas asociadas a sus responsabilidades, incluyendo aspectos contractuales, de viajes, adquisiciones y relaci贸n con socios implementadores, entre otros. Asistir en el ingreso de requerimientos operativos de programa y planes de trabajo bajo modalidad de ejecuci贸n nacional, relacionados con personal, contratos de servicios profesionales, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos, con el fin de facilitar su ejecuci贸n. Apoyar las acciones administrativas del programa vinculadas con la movilizaci贸n de recursos. Participar y orientar al personal de proyecto en la aplicaci贸n de normas y procedimientos del UNFPA y en requerimientos vinculados con las pol铆ticas, lineamientos y procesos institucionales del UNFPA. Mantener comunicaci贸n y coordinaci贸n permanente con la Unidad de Operaciones del UNFPA. Mantener archivo digital actualizado de gesti贸n de firmas y pagos.Procesos contractuales, adquisiciones y manejo de plataformas (Quantum)
Participar en la cotizaci贸n, organizaci贸n y ejecuci贸n de eventos menores a USD 5.000.Acompa帽ar al programa en la elaboraci贸n de T茅rminos de Referencia para 贸rdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por USD 99.999. Registrar requisiciones, 贸rdenes de compra, emisi贸n de recibos y/o generaci贸n de facturas (invoice), conforme al perfil establecido en Quantum, en apoyo a programa y operaciones. Revisar los procesos y pagos generados por los asistentes de proyecto, as铆 como elaborar los propios relacionados con apoyos directos de las 谩reas. Ser responsable del reporte, mantenimiento y depuraci贸n de requisiciones y 贸rdenes de compra ingresadas en Quantum. Mantener actualizado en la carpeta compartida el registro de 贸rdenes de compra correspondientes a los planes de trabajo cargados en Quantum.
Seguimiento presupuestal y control financiero
Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios de las 谩reas y de los proyectos en ejecuci贸n. Orientar y supervisar la ejecuci贸n financiera a cargo de los Asistentes de Proyecto.Garantizar que todos los apoyos brindados se ajusten a las normas y procedimientos del UNFPA.
Gesti贸n de viajes, eventos y log铆stica
聽
Acompa帽ar a las 谩reas y proyectos en los procesos de gesti贸n de viajes a trav茅s de la plataforma UNALL. Concertar citas, organizar viajes oficiales del supervisor y asesores a cargo, administrar sus agendas y atender consultas con la debida discreci贸n, as铆 como de otros invitados delegados por Representaci贸n. Acompa帽ar la log铆stica de recepci贸n y distribuci贸n de insumos en bodega y/o zona franca. Participar presencialmente en reuniones de 谩reas y proyectos que no cuenten con asistente, gestionando ingresos y salidas de invitados, as铆 como servicios de catering o materiales. Brindar apoyo log铆stico para reuniones organizadas por el 谩rea y redactar actas de Comit茅s T茅cnicos. Preparar y tramitar solicitudes de viajes nacionales e internacionales, incluyendo apoyo para la creaci贸n de Security Clearances y procesos de legalizaci贸n para el equipo del 谩rea.Gesti贸n documental, archivo y correspondencia
Manejar la correspondencia del 谩rea, anexando los antecedentes requeridos y manteniendo un sistema de seguimiento. Mantener actualizados los archivos f铆sicos y digitales de documentos y correspondencia del 谩rea.Preparar borradores de correspondencia no sustantiva. Transcribir correspondencia, documentos y reportes utilizando aplicaciones de MS Office, incluidos documentos confidenciales, asegurando correcci贸n ortogr谩fica, de puntuaci贸n y formato.
Informaci贸n, traducci贸n y soporte t茅cnico de contenido
Apoyar en el levantamiento de informaci贸n relativa a nombres, direcciones y contactos de ministerios, entidades gubernamentales, ONG y otras organizaciones nacionales e internacionales vinculadas al 谩rea. Traducir documentos y correspondencia, y eventualmente actuar como int茅rprete. Preparar material y res煤menes para uso del supervisor y asesores durante viajes oficiales o reuniones especiales. Seleccionar y redactar res煤menes y realizar b煤squeda de informaci贸n requerida.Capacitaci贸n e inducci贸n de personal
Entrenar e inducir a nuevos asistentes y personal de apoyo, orient谩ndolos en los procedimientos de la oficina. Participar en procesos de orientaci贸n interna al personal de proyecto sobre normas y procedimientos institucionales.Cumplimiento normativo y confidencialidad
Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA en todas las funciones asignadas. Desarrollar las actividades bajo estricta confidencialidad respecto a los procesos y la informaci贸n manejada. Mantener pleno conocimiento de las normativas y lineamientos institucionales aplicables a su desempe帽o. Realizar otras labores relacionadas con el cargo que le sean asignadas por la supervisi贸n correspondiente.Disposici贸n institucional
Bajo la supervisi贸n del/la Gerente de Operaciones del UNFPA o su delegado/a.
Competencia
Valores del UNFPA
Ejemplificando integridad
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Demostrando compromiso con el UNFPA y el sistema de las Naciones Unidas
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Abrazando la diversidad cultural
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Abrazando el cambio
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Competencias b谩sicas del UNFPA
Consecuci贸n de resultados
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Ser responsable
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Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y perspicacia empresarial
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Pensar anal铆tica y estrat茅gicamente
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Trabajar en equipo/gestionarnos a nosotros mismos y聽
nuestras relaciones
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Comunicar para generar impacto
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Competencias Gerenciales
Proporcionar un enfoque estrat茅gico 聽