Vacante n°: 6565 Unidad: América del Sur - Dirección Regional Organización: International Union for Conservation of Nature (IUCN) Ubicación: Oficina Regional para América del Sur, Quito, Ecuador Reporta a: Coordinador Regional de Programa Porcentaje de Trabajo: 100% Grado: A3 Fecha Esperada de Inicio: 4 de septiembre de 2023 Tipo de Contrato: Plazo fijo (4 meses) Fecha de Cierre: 22 de agosto de 2023 INTRODUCCIÓN Creada en 1948, la Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN) tiene la misión de \"influir, alentar y ayudar a las sociedades de todo el mundo a conservar la integridad y diversidad de la naturaleza y asegurar que cualquier uso de los recursos naturales sea equitativo y ecológicamente sostenible”. Es la red ambiental más grande y diversa del mundo, una Unión de Miembros formada por más de 1,400 Miembros de organizaciones gubernamentales y de la sociedad civil, incluyendo pueblos indígenas; y más de 18,000 expertos en todo el mundo, organizados en siete comisiones temáticas.
Esta diversidad y experiencia hacen que la UICN sea considerada como la autoridad mundial sobre el estado de la naturaleza y las medidas necesarias para salvaguardarlo. En esa línea, la UICN tiene estatus oficial de Observadora de las Naciones Unidas; es el origen y motor de varios acuerdos internacionales clave como la Convención sobre la Diversidad Biológica, la Convención del Patrimonio Mundial, Convención Ramsar, CITES, entre otros.
Asimismo, desde 2014 la UICN es una agencia oficial del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF, por sus siglas en inglés) y desde 2017 es una Entidad Acreditada del Fondo Verde para el Clima (GCF, por sus siglas en inglés). Los proyectos que diseña y ejecuta la UICN involucran una variedad de Miembros, que son la mayor fortaleza de la Unión. Esta implementación conjunta robustece sus propias capacidades e incrementa el impacto de los fondos y el acceso directo a otras fuentes de financiación multilateral.
La Oficina Regional de la UICN para América del Sur (UICN SUR) está ubicada en Quito - Ecuador, y la región además cuenta con una oficina Nacional en Brasil, ubicada en Brasilia.
El Director Regional y la Coordinación Regional de Programa están basados en la ciudad de Quito. El presente TdRs es para un asistente técnico – administrativo que apoyará a estas dos posiciones en la oficina regional de la UICN.
El/la Asistente Técnico-Administrativo para la Dirección Regional y Coordinación Regional de Programa de UICN SUR apoya aspectos de relacionamiento institucional, gestión de portafolio de proyectos y gestión administrativa. DESCRIPCIÓN DE CARGO Funciones y Responsabilidades:
Relaciones Institucionales
1.Administrar el correo institucional de la Oficina – samerica@iucn.org – a través del cual se atenderán las diferentes solicitudes de Programa, relacionamiento institucional y agenda de la Dirección Regional.
2.Gestionar la agenda del Director Regional de UICN SUR, apoyando en la búsqueda y definición de citas con autoridades gubernamentales nacionales y locales, con representantes de organismos internacionales, representantes regionales y nacionales de ONGs o del sector privado.
3.En coordinación con la Coordinación de Constituyentes de UICN SUR, apoyar en la organización de reuniones con la membresía de UICN en la región, así como con miembros de Comisiones.
4.Preparar briefings y documentos claves para las reuniones del Director Regional.
5.En coordinación con el punto focal de comunicación de UICN SUR, apoyar en la preparación de presentaciones o de documentos informativos sobre el trabajo y experiencia de la Oficina de UICN para América del Sur.
6.En coordinación con el punto focal de comunicación de UICN SUR, entregar textos, fotos y videos sobre las diferentes visitas del Director para la generación de noticias y publicaciones en los diferentes canales de la Oficina.
Planificación, Seguimiento y Reporte Regional
1.Apoyar en la organización de reuniones de planificación de la oficina, reuniones mensuales de equipo, y otras reuniones solicitadas por la Dirección y Coordinación de Programa Regionales.
2.Preparar minutas de las reuniones mensuales de equipo de UICN SUR y apoya con el seguimiento de los acuerdos.
3.Preparar agendas para reuniones del equipo directivo de UICN SUR y apoyar con el seguimiento de los acuerdos. (Por verificar con el equipo si participa también y toma notas).
Gestión de Portafolio de Proyectos:
1.Apoyar en la revisión de convocatorias de proyectos y en la preparación de fichas de información para en análisis de oportunidades y pertinencia para la aplicación.
2.Analizar formatos de las convocatorias y preparar la lista de documentación que será necesaria para las aplicaciones.
3.Realizar la recolección, análisis y síntesis de información secundaria relevante sobre el contexto de los países de la región o sobre temas regionales alineados al Programa de la UICN.
4.Apoyar en la gestión de información histórica de proyectos en implementación e implementados por UICN SUR, acorde a los criterios priorizados internamente.
5.Apoyar a la Coordinación Regional de Programa en la revisión mensual de los POAs de proyectos.
6.Apoyar a la Coordinación Regional de Programa para la efectiva actualización de las listas ABO de proyectos, previo a las reuniones mensuales de seguimiento.
7.Prepara documentos técnicos internos en relación con las actividades en América del Sur en referencia a temas programáticos estratégicos a solicitud de la Dirección.
Aspectos Administrativos:
1.Coordinar con la agencia de viajes para la identificación de pasajes para los viajes del Director y Coordinador Regional de Programa.
2.Responsable de la gestión interna de los procesos de viajes, incluyendo preparación de Autorizaciones de Viaje en el respectivo sistema, seguimiento en documentación necesaria para el viaje acorde a los procedimientos internos de la UICN.
3.Identificar y reservar hoteles y si es necesario de medios de transporte terrestre para los viajes del Director y Coordinador Regional de Programa.
4.Apoyar en la preparación de documentación para los viajes / reuniones en el exterior.
5.Preparación de Reportes de Gastos de Viaje, y coordinar con la UAF su aprobación en el sistema.
6.Apoyar en la preparación de Términos de Referencia de miembros del equipo por solicitud de la Dirección y/o Coordinación Regional de Programa.
7.Apoyar en la organización de procesos de selección del equipo de UICN SUR.
Otras
1.Custodiar y manejar adecuadamente la información que se le ha encomendado y aquella que fuese producida en el desempeño de su gestión, observando los lineamientos impartidos por la oficina respecto al manejo de archivos y confidencialidad de datos.
2.Cumplir con las políticas y procedimientos institucionales de la UICN.
3.Otras tareas según sean requeridas por su supervisor inmediato y funcional.
Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente aunque no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
REQUERIMIENTOS • Título Universitario en Relaciones Internacionales, o en áreas de Ciencias Ambientales o sociales
• Al menos tres años de experiencia en roles similares a la asistencia técnica en ONGs nacionales o internacionales, o en agencias de gobierno que tengan vinculación con la cooperación internacional.
• Experiencia de al menos dos años en proyectos, preferiblemente de la cooperación internacional, en roles de recolección, análisis y sistematización de información técnica/científica, preparación de documentos, organización de reuniones, manejo de agendas.
• Experiencia de al menos dos años en funciones administrativas de proyectos ambientales o sociales con la cooperación internacional.
• Experiencia de trabajo con ONGs nacionales e internacionales en Ecuador o en América del Sur. Experiencia a nivel internacional será una ventaja
• Experiencia en el relacionamiento con agencias de gobierno nacionales y locales, con representantes de agencias de cooperación, ONGs, academia y/u organizaciones de Pueblos Indígenas.
• Habilidad para sistematizar grandes cantidades de información de forma sucinta y coherente. Experiencia en redacción de documentos de proyectos en inglés y en español.
• Fuertes habilidades de comunicación y capacidad para preparar informes apropiados y oportunos para una amplia gama de audiencias, incluyendo donantes.
• Conocimiento sobre la situación actual y presiones históricas de los recursos naturales, estado de conservación de la biodiversidad en América del Sur.
• Sensible hacia las prácticas culturales y sociales de grupos locales, organizaciones de Pueblos Indígenas de diferentes países y territorios.
• Habilidades en la gestión del tiempo, incluida la capacidad de trabajar eficazmente bajo presión y cumplir los plazos.
• Alto nivel de compromiso para lograr los objetivos de conservación de la biodiversidad y medios de vida.
• Una buena comprensión de la misión de la UICN y una actitud general de servicio a los demás
• Facilidad para realizar tareas en forma organizada y apego a los procedimientos.
• Excelente dominio del idioma inglés (hablado y escrito). Manejo del idioma portugués será considerado una ventaja.
• Manejo de herramientas de cómputo (sistemas administrativos en línea, Office, y otras plataformas de gestión de información).
• Disponibilidad para viajar a nivel nacional e internacional.
• Residir en Quito - Ecuador. POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del \"Sistema de gestión de recursos humanos\" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón \"Apply\".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: http://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de más de 15 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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