DIMENSIONES DEL ROL
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Responsable de velar por el abastecimiento del almacén y el correcto registro de todos sus movimientos.
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Entrega y recibimiento de documentos y/o paquetes y canalización de llamadas y visitantes.
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Responsable del control de acceso y de la seguridad de la recepción e instalaciones de Plan International.
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Responsable de los pagos a los suplidores y los pagos recurrentes.
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Responsable de elaborar 100% de las ordenes de combustibles
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Custodia de los fondos de Caja Chica por valor de RD$50,000.00
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Responsable de entrega de cheques, proveedores, consultores y relacionados
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Preparar las solicitudes de pagos de compras administrativas y llevar un control de los compromisos pendientes con los proveedores.
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Comunicar a los proveedores de la ejecución de los pagos cada semana.
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Apoya la logística de viajes a nivel local y eventos con personal internacional.
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Proporcionar apoyo administrativo y logístico para reuniones de donantes, reuniones específicas de países, talleres, capacitaciones, conferencias, retiros y cualquier otro evento especial organizado por Plan.
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Responsable de Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago y canalizarlos con Finanzas.
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Realiza la planificación de los choferes y la coordinación de la logística del transporte del personal.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Recepción y apoyo de la Oficina
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Responsable de entrega de cheques (cuando aplique) y envió de comprobantes transferencias bancarias asegurando la recepción y acuse de recibo por parte de proveedores, consultores y relacionados. llevando control pertinente acorde a las normas de Plan RD; salvaguardando los cheques hasta su entrega al beneficiario o a contabilidad (cuando aplique); con la finalidad de facilitar el proceso de pago a suplidores.
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Administrar y custodiar el fondo de efectivo interno (Caja Chica), registrando los ingresos y egresos, canalizando la reposición, efectuando depósito de efectivo recibidos por sobrantes en avances en cheques y donaciones; así como compilando la documentación de soporte y archivando.
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Recibe y canaliza documentos y paquetes que llegan a la oficina o que serán enviados dentro de plan u otra entidad. Remite a los destinatarios correspondientes y atiende cualquier solicitud requerida.
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Responsable del archivo de toda la documentación a nivel digital y físico cuando amerite.
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Atender y canalizar las llamadas entrantes y las solicitudes de llamadas; dando información pertinente de acuerdo a la necesidad, atendiendo cualquier inquietud menor que sea de su competencia y mostrando un trato respetuoso y cortes.
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Efectuar labores de control de Acceso a las instalaciones de PlanRD, recibiendo y registrando las/os visitantes, empleadas/os y relacionadas/os de forma digital y el en formulario manual “Datos de Visitantes” cuando aplique, registrando todos los niños y niñas que ingresen al edificio y su primer punto de contacto; atendiendo y canalizando las necesidades de todos los/las visitantes, conforme las normas de seguridad establecidos por PlanRD.
Almacén:
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Analizar y controla los stocks, revisando saldo y movimientos.
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Responsable del Registro, control de movimientos entradas y salidas de bienes, conteo y verificación física de inventario de bienes, informes y reportes de movimiento de Almacén.
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Responsable de la recepción de los materiales y equipos por parte de los proveedores con sus respectivas facturas, conduce de entrega y ordenes de compras verificando que estén acorde a los montos y las especificaciones. Apoya contactando al requirente y gestiona él envió y entrega de materiales.
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Responsable del inventario de los materiales de limpieza, materiales gastables agua y requerirlo cuando sea necesario.
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Generación y envió de informes.
Compras:
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Apoya a la Encargada de Adquisiciones y Administracion en compras menores
, solicitando cotizaciones de compras y servicios de logística, aplicando los requerimientos y herramientas de la política global de compras y logística.
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Elabora en SAP las requisiciones de compra del área de Administrativa/ Gerencia (cuando amerite).
Gestión Logística y Eventos
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Apoya en la logística de eventos, talleres y conferencias locales a la Encargada Administrativa y de Adquisiciones.
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Gestiona las reservas de hotel del personal local, cuando se requiera hospedaje y apoya en la gestión de los viajes locales.
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Realiza la planificación de los choferes y la coordinación de la logística del transporte del personal.
Gestión de Pagos
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Responsable de Recopilar los documentos necesarios para hacer los pagos a los/las consultores/as, contrapartes y proveedores; elaborar las respectivas solicitudes de pago y canalizarlos con Finanzas.
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Monitorear y dar seguimiento a los pagos de los proveedores y servicios de la oficina y asegurando que las mismas sean efectuadas.
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Introducir en SAP todas las facturas de las compras de bienes y servicios recibidos conforme por Plan, esta actividad se realiza después de la aprobación de los pagos.
Funciones en situaciones de emergencia
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Apoya en la logística, las compras, almacenamiento y transporte en situaciones de emergencia.
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Apoya para identificar proveedores que tengan la capacidad de ofrecer los servicios requeridos en caso de emergencia.
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Apoyo en cualquier otro rol que se requiera de acuerdo a la emergencia presentada.
Aspectos Generales
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Asegura que las políticas globales de Plan International para la protección de niños y jóvenes y la igualdad e inclusión de género estén totalmente integradas a sus funciones de acuerdo con los principios y requisitos de la política, incluidos los estándares de implementación relevantes y las pautas aplicables a su área de responsabilidad. Esto incluye, entre otros, garantizar que el personal y los asociados conozcan y comprendan sus responsabilidades según estas políticas y el Código de conducta (CoC) de Plan International, su relevancia para su área de trabajo y que las inquietudes se informen y gestionen de acuerdo con los procedimientos adecuados.
EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
Requisitos fundamentales
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Grado profesional en: Administración, Contabilidad o áreas afines
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Conocimiento de logística y almacén.
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Experiencia de dos (2) o más años como asistente administrativa en áreas afines.
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Conocimiento de la ley que regula los impuestos sobre bienes y servicios y las exenciones a ONGs (Deseable)
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Dominio de herramientas tecnológicas Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
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Conocimiento medio de inglés.
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Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.
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Se valorará positivamente el manejo del sistema SAP.
Habilidades
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Capacidad de comunicación oral y escrita, con el fin de mantener relaciones positivas con los clientes y proveedores.
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Habilidades de negociación para asegurar que los precios son siempre competitivos.
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Actitud positiva.
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Orientación al resultado, enfoque en soluciones para asegurar que los procesos logísticos y administrativos fluyen de acuerdo a los tiempos requeridos.
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Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo;
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Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados; capacidad de organización y planificación;
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Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional.
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Capacidad para realizar múltiples tareas, en un entorno multicultural y tratar asuntos confidenciales.
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Capacidad para gestionar las actividades diarias de la oficina (incluidas, entre otras, la gestión de viajes, la gestión de instalaciones y activos, el mantenimiento de políticas y procedimientos) para satisfacer las necesidades operativas.
VALORES DE PLAN INTERNACIONAL
Los indicadores en rojo aplican para cargos de liderazgo.
Trabajamos para lograr un impacto duradero
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Tengo el valor para retar la forma en que trabajamos, tanto nosotros/as como las demás personas, con miras a alcanzar los mejores resultados.
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Tomo la iniciativa para encontrar nuevas y mejores formas de realizar mi trabajo.
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Enfoco mi esfuerzo en donde contribuirá de la mejor manera al propósito y objetivos estratégicos de nuestra organización.
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Soy flexible y me adapto -o incluso cambio- mi manera de trabajar cuando es necesario.
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Busco y utilizo información para mejorar la eficiencia y efectividad en mi trabajo, para incrementar mi contribución.
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Persevero y animo a los demás a persistir en una actitud positiva ante los contratiempos y la adversidad.
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Expreso claramente al personal el propósito de nuestro trabajo y establezco altas expectativas sobre nuestro trabajo y el impacto que debe causar.
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Genero al interior del equipo un clima de constante superación, abierto a los desafíos y a nuevas ideas.
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Enfoco los recursos para impulsar cambios en las prácticas y políticas a nivel local, nacional y global, de forma que nuestro impacto a largo plazo se maximice al responder rápidamente a las necesidades cambiantes, a las nuevas prioridades o a las crisis que surjan.
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Utilizo la evidencia obtenida al interior y fuera de la organización para comprender las causas profundas de los problemas, tomar decisiones informadas y evaluar su eficacia.
Somos abiertos/as y rendimos cuentas
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Me hago responsable y fomento igual responsabilidad dentro y fuera de la organización por lo que hemos acordado hacer y por el impacto de nuestras acciones en los demás.
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Soy abierto/a, honesto/a y transparente en mi trabajo.
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No temo admitir mis errores, sino que trato de corregirlos y hacer mejor mi trabajo la próxima vez.
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Comparto voluntariamente la información que ayude a mi equipo y otras unidades o instancias la toma eficaz de decisiones.
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Practico y promuevo una cultura de apertura y transparencia dentro de mi equipo y más allá, incluyendo a nuestros/as patrocinadores y donantes.
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Me hago responsable y fomento igual responsabilidad entre los miembros del equipo por alcanzar los más altos estándares de integridad, especialmente en el uso que damos a los recursos.
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Yo soy responsable de asegurarnos que somos una organización segura para todos los niños, niñas y jóvenes.
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Soy consistente y justo/a en la forma en que trato a todas las personas.
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Espero de mí y de los demás miembros del equipo que sepamos admitir nuestros errores y así poder aprender de ellos.
Juntos/as lo hacemos bien
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Ofrezco información, experiencia y apoyo, tanto a los/las colegas dentro de Plan International como fuera de la organización, para contribuir a alcanzar nuestras metas comunes.
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Me atengo a los códigos de conducta en el trabajo acordados con mi equipo y con otros organismos participantes en nuestro trabajo.
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Desarrollo mejoras y soluciones mediante el trabajo conjunto con mis colegas y otras personas fuera de la organización.
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Ayudo a mi equipo y a las demás personas a enfrentar los retos y celebrar el éxito.
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Solicito ayuda si la preciso, y busco y escucho las experiencias y conocimientos alcanzados por otros/as, a fin de aprender y mejorar.
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Valoro las contribuciones de los/las colegas de Plan International
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Busco resultados constructivos en las discusiones. Yo reto las suposiciones, y a la vez escucho a los demás y estoy dispuesto a ceder cuando es beneficioso para el progreso.
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Desarrollo relaciones constructivas a través de Plan Internacional para apoyar nuestros objetivos compartidos.
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Desarrollo relaciones de mutua confianza y beneficio “ganar-ganar” con financistas, socios/as y comunidades, creando soluciones de manera conjunta para cumplir nuestras metas y apoyar a los demás en el logro de las suyas.
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Me relaciono y trabajo bien con los demás fuera de la organización para crear un mundo mejor para las niñas y para toda la niñez.
Somos inclusivos/as y empoderamos
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Ayudo a crear un ambiente donde los niños, niñas, jóvenes, comunidades, socios y colegas reciban apoyo y se sientan seguros.
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Respeto y atiendo los derechos y necesidades de todas las personas.
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Escucho a los/las demás con humildad y valoro sus opiniones, creencias y perspectivas, incluidas aquellas que contradicen mi propio punto de vista.
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Confronto y rechazo toda forma, directa o indirecta, de discriminación, desigualdad de género, intimidación y acoso.
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Animo a las personas con quienes trabajo para que se desarrollen e influyan en las decisiones que se toman.
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Involucro, cuando corresponde, a los niños, niñas y jóvenes en las decisiones que les afectan.
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Promuevo activamente la diversidad, la igualdad de género y la inclusión dentro y fuera de Plan International.
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Escucho con humildad a los demás y apoyo a las personas con quienes trabajo para que participen en las decisiones, asuman mayores responsabilidades y desarrollen su potencial.
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Fomento un clima que empodere a los niños, niñas y jóvenes como agentes del cambio en sus propias vidas.
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No voy a tolerar ninguna forma de intimidación, acoso o discriminación en el lugar de trabajo.
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