Grade: G4
No. du poste:GENEVA/GS/2023/17
Date de publication: 12 décembre 2023
Date de clôture (minuit, heure de Genève): 15 janvier 2024
Job ID: 11467
Département: EMPLOYMENT
Unité: SKILLS
Lieu d'affectation: Genève
Type de contrat: Durée déterminée
Le processus de recrutement des services généraux (GS) est soumis aux règles de recrutement local et de l'Article 4.3 du Statut du Personnel du BIT. Dans ce cadre, le BIT n'offrira un contrat qu'aux personnes qui sont en possession d'un statut de résident valable en Suisse ou qui résident actuellement en France voisine.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont également éligibles, et sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.
- Candidats/tes externes*
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidats/tes pourraient être amené(e)s à passer une épreuve de connaissances en Microsoft Word, Excel et/ou Power Point, ou d'autres épreuves écrites. Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe.
*Conditions d'emploi pour les candidats externes: Conformément à la pratique en vigueur au BIT, le/la candidat/e extérieur/e sera normalement recruté/e au premier échelon de ce grade. Le salaire d'entrée pour ce grade est : 70 872 CHF par an.
Introduction
Le poste est situé au sein de la Direction des compétences et de l'employabilité (SKILLS) du Département de la politique de l'emploi. SKILLS mène des recherches comparatives et fournit des orientations politiques et une assistance technique pour aider les mandants à intégrer le développement des compétences dans les stratégies de développement nationales et sectorielles. SKILLS soutient le développement des compétences afin d'améliorer l'employabilité des travailleurs, la productivité et la compétitivité des entreprises, ainsi que le caractère inclusif de la croissance économique. Il travaille en étroite collaboration avec d'autres branches du département des politiques de l'emploi afin d'intégrer les politiques de développement des compétences dans des stratégies nationales cohérentes pour l'emploi et soutient les bureaux extérieurs de l'OIT dans l'élaboration et la mise en œuvre de composantes de développement des compétences dans leurs programmes et agendas par pays en matière de travail décent.
Le titulaire du poste fournira une gamme de services de secrétariat et d'appui bureautique standard au personnel professionnel de la Direction.
Le titulaire du poste rendra compte au chef de SKILLS.Tâches spécifiques
1. Traiter les actions administratives de routine dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) et assurer le suivi avec les services administratifs compétents, le cas échéant.
2. Aider à l'organisation des voyages officiels du personnel professionnel.
3. Apporter un soutien aux réunions et aux événements, notamment en traitant les actions administratives dans le système de planification des ressources de l'entreprise (ERP), en préparant et en distribuant les lettres d'invitation, les ordres du jour et d'autres documents, en organisant les installations et l'équipement des réunions, en organisant les voyages, en préparant les estimations de coûts courantes et en apportant un soutien et des informations aux participants sur des questions de nature courante.
4. Se tenir au courant des modifications apportées aux règles, règlements, politiques, procédures, lignes directrices et processus opérationnels pertinents.
5. Effectuer d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:
Tâches génériques
1. Traiter par écrit une variété de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) en utilisant les logiciels appropriés. Corriger la syntaxe, la ponctuation et la grammaire ainsi que le formatage des documents préparés par d'autres pour se conformer aux exigences de la maison. Envoyer du courrier électronique. Peut être amené à mettre à jour des bases de données spécialisées et/ou des sites web.
2. Filtre, enregistre si nécessaire et redirige le courrier et la correspondance. Informe et rappelle au personnel responsable les dates de suivi et surveille les délais de réponse ou les actions spécifiques. Rédiger de la correspondance standard dans une langue et dactylographier dans deux langues. Assurer le suivi des actions administratives.
3. Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l'unité de travail. Clarifier les besoins avec le personnel professionnel en ce qui concerne les spécifications et l'emplacement des documents afin d'en faciliter la recherche et la référence. Entretenir la papeterie et les autres fournitures de base de l'unité.
4. Fournir des services généraux de secrétariat pour les réunions.
5. Recevoir, évaluer et transmettre les demandes téléphoniques et personnelles dans les deux langues au personnel approprié pour qu'il y réponde et répondre aux demandes de renseignements généraux. Prendre des rendez-vous pour le chef et le personnel professionnel de l'unité, recevoir les visiteurs.Qualifications requises
Formation
Diplôme de l'enseignement secondaire.
Expérience
Quatre ans d'expérience pertinente.
Langues
Excellente connaissance d'une langue de travail (anglais, français, espagnol) de l'Organisation et connaissance pratique d'une deuxième langue de travail pour répondre aux questions, distribuer le courrier et recevoir les visiteurs.
Compétences
En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
Bonne connaissance des logiciels informatiques (y compris les traitements de texte, les tableurs et les logiciels de présentation) tels que Microsoft Office. Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes. Connaissance des règles internes de l'OIT pour la préparation des documents. Capacité à répondre aux demandes de renseignements de manière appropriée (par téléphone et en personne). Capacité à travailler en équipe. Capacité à organiser son propre travail et à hiérarchiser les tâches. Connaissance des techniques de création et de maintien de systèmes de classement. Connaissance des procédures de préparation des formulaires administratifs, y compris dans le cadre d'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Capacité à tenir des registres et des dossiers et à mettre à jour des bases de données. Capacité à obtenir des services d'autres unités de travail, à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau, pour l'accomplissement de tâches. Capacité à évaluer la correspondance et les demandes de renseignements pour déterminer la meilleure ligne de conduite à adopter. Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.
Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT à l'adresse suivante : https://jobs.ilo.org/. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, entre 1 à 3 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.