La Position:
Le Fonds des Nations Unies pour la population (UNFPA) est l’agence des Nations Unies ayant pour mission de créer un monde dans lequel chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et chaque jeune peut pleinement réaliser son potentiel. L'UNFPA travaille à accroître, pour les femmes et les jeunes, les opportunités de mener une vie saine et productive. L’objectif stratégique de l’UNFPA est de permettre un accès universel à la santé sexuelle et reproductive, de garantir les droits reproductifs et de réduire la mortalité maternelle et, ainsi, mettre en œuvre le Programme d’Action de la Conférence Internationale sur la Population et le Développement (CIPD). Il s’agit d’améliorer la vie des femmes, des adolescents et des jeunes dans le respect des droits de l’homme, la promotion de l'égalité des sexes et la prise en compte de la dynamique des populations.
Pour atteindre sa mission et son objectif strategique, le plan stratégique UNFPA 2022-2025 vise l’accélération des trois résultats transformateurs à atteindre d’ici à 2030 : i) élimination des décès maternels évitables ; ii) élimination des besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et iii) élimination de la violence basée sur le genre et pratiques néfastes, dont les mutilations génitales féminines et les mariages d’enfants, précoces ou forcés.
Bien plus, pour décharger l’Assistante Personnelle du RR du suivi de l’agenda et des instances du Représentant Adjoint, le bureau a besoin d’avoir un/e associé/e au programme qui sera chargé/e du suivi de l’agenda et des instances du Représentant Adjoint, pour une meilleure coordination du programme.
En ce sens, le programme et les opérations ont besoin du service de l'Associé (e) au Programme dans l’esprit du BOS. L'Associé (e) au Programme apportera un soutien au Représentant Adjoint, aux chargés de programmes, aux partenaires de mise en œuvre et aux opérations pour obtenir des résultats liés à la mise en œuvre globale du programme pays.
Pour réaliser l’objectif qui est la coordination, la mise en œuvre et l’appui au suivi du programme et des opérations de l'UNFPA, cette consultation se basera sur les axes suivants :
Appui au bureau du Représentant Adjoint Appui aux Chargés de Programme, aux différents assistants dans la réalisation de leurs tâches. Appui à la gestion optimale du programme et des opérations Relaye l’assistante personnelle du Représentant en cas d’absence de celle-ci.Le (l') Associé (e) au Programme entretient une collaboration effective avec l'ensemble du personnel du programme et des opérations de UNFPA et de tous les partenaires. Les partenaires externes comprennent les directions départementales, les organisations de la société civile et d'autres parties prenantes concernées.
Responsabilités. -
L'Associé (e) au Programme travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel et des partenaires afin de bien assumer les tâches décrites ci-dessous :
I. Appui au bureau du représentant adjoint :
Assurer le secrétariat du Représentant Adjoint (DRR), gérer son agenda et organiser ses rencontres avec les partenaires et autres visiteurs. Faire des rappels fréquents au Représentant Adjoint et aux NPOs pour les actions à prendre sur les courriels reçus du gouvernement, du RR, de LACRO, de HQ, des partenaires, du RCO et autres agences UN etc. Organiser les réunions périodiques du programme internes (Programme-Opérations, chefs de piliers, unités, retraite, ateliers etc) et externes (IPs, autres visiteurs) en termes d’invitations, agendas, salles de reunion ou lien de connection virtuelle ; et en élaborer des compte-rendus, à tour de rôle avec les autres collègues Assistant/es au programme, Assurer le suivi des délais des instances du DRR demandées aux NPOs Faire le suivi et ou compiler l’état de mise en œuvre des recommandations des réunions Programme/opérations. Assurer le rapportage de rencontres du DRR avec des partenaires et des donateurs potentiels Documenter les sessions de partage de connaissances du DRR avec les NPOs/NPAs et les IPs Soutenir l’examen des correspondances entrantes, de la collecte et de la préparation des informations nécessaires à la réponse; et la transmisión de courriers ecrits aux differents destinanaires de programme (IPs, autres). Servir de back-up pour la gestion de documents de voyages/missions du DRR (security clearance, TA, ordres de misión, billets, UNall travel, rapports de misión, suivi handovernote, DSA, F10 claim etc.) Faire la saisie et l’impression de certains documents de programme a la demande du DRR et en assurer un bon archivage/classement eletronique et Manuel.II. Gestion des activités du programme et de l’unite d’affiliation
Appuyer les NPOs pour la réalisation des activités organisées par le Programme et ou l’unité d’affiliation Assurer la complétude de dossiers (suivant les normes et procédures PPM) à soumettre à la signature du Mgt pour validation Préparer les mémos pour l'approbation des activités (y compris les demandes d’achat de biens et de services, disponibilité des fonds) et les autorisations de la mission et s’assurer de leur signature dans le délai et en assurer le suivi de la mise en œuvre. Participer à la préparation des ateliers et en assurer la complétude et la conformité de la documentation avec les procédures de l’UNFPA Participer aux missions de suivi des activités du programme.III. Appui administratif aux unités du programme
Participer aux réunions/ateliers en interne et externe Rédiger les rapports de réunions et ateliers Soumettre les mémos et réquisitions approuvées aux unités concernées (Achats, HR, Finance, Log./Veh., Sécurité) pour action et assurer le suivi jusqu’à la réception des biens et services Créer les réquisitions dans Quantum et s’assurer qu’elles sont approuvées, exécutée et clôturée dans les délaisIV. Gestion des partenaires
Assister les NPOs dans la mise à jour des IP dans UNPP Assurer le suivi de la mise en œuvre fluide et efficace des activités par les IP conformément aux PTA Appuyer les IPs sur la soumission des requêtes dans Quantum+ Soumettre aux Opérations pour paiement, les demandes d’avance de fonds (DAF) des IPs déjà approuvés par le Mgt, si applicable, Appuyer les NPOs pour le suivi auprès des IPs de la mise en œuvre des recommandations des audits, micro-évaluations et spots checks.V. Relève de l'Assistante Personnelle du Représentant Résident (RR) (APRR)
En cas d’absence ou d’empêchement de l’Assistante Personnelle du Représentant Résident, assurer sa relève en s’occupant de toutes ses tâches régaliennes (voir TDRs APPR).Supervision et Arrangement institutionnel. -
L'Associé (e) au Programme travaillera sous la Supervision directe du Représentant Résident Adjoint. Il effectuera d'autres tâches connexes selon les besoins, à la demande du RR, du DRR, de l’IOM, du NPO de son unité d’affiliation.
Résultats attendus. - Appui effectif donné au bureau du DRR ; agenda du DRR mis à jour chaque semaine ; au moins 80% des instances du DRR suivis dans le délai (fichier Excel a jour) ; au moins 80% de recommandations des réunions prog-op suivies (fichier Excel a jour) etc. Gestion des activités courantes du programme bien assurée ; complétude, promptitude, signature des dossiers des unités de programme dans le délai. Appui consistant apportée aux unités de programme et aux opérations. Bonne relève assurée en cas d’absence de l’APRR (100% de jours d’absence couverts) Rapport mensuel soumis au superviseur selon les besoins.Indicateurs de performance (B-baseline ; C=cible ; CP=critère de performance) :
Agenda hebdo du DRR actualisé : B=Non, C=Oui ; CP=Oui Nbr d’audiences du DRR avec les partenaires : B=0, C=12 ( au moins 1 par mois); CP=100% Nbre de CR saisi de réunions RR/DRR-Donateurs : B=0, C= 4 CP=≥80% Nbre de CR saisi de sessions de partage de connaissance DRR-NPOs/NPAs: B=0, C= 4 CP=≥80% Pourcentage d’actions/instances de NPOs suivies et réalisées dans le délais : B=0%, C≥80% ; CP=100% Pourcentage de CR de réunions dont les recommandations sont saisies et renseignées dans le fichier Excel : B=0%, C≥80% ; CP=100% Pourcentage de recommandations réalisées complètement par type de réunion :B=0%, C≥80%; CP=100% Nbre de dossiers divers de programme et des opérations ( memos, lettres, F10, notes verbales, notes au dossiers, PTAs, CR de réunions ou de mission de terrain, rapports, eFACEs , security clearance, ordres de mission/TA etc.) produits avec qualité et ou introduits dans DocuSign dans le délai pour signature : B=0, C=Ad; CP=100% % de correspondances entrantes dispatchés par le RR/DRR : B=0, C=AD ; CP=100% % de correspondances entrantes dispatchés par le RR/DRR et traités à temps : B=0, C≥80% ; CP=100% Nbre de CR Réunions PRO-OP/ piliers/unités saisi validés B=NB, C= 24 CP=≥80% Nbre de dossiers incomplets corrigés avant soumission au Mgt : B=0, C= 12 CP=≥80% Nbre d’actions prises dans QUANTUM (Réquisitions, Receipt, POs etc selon son profil) : B=0, C= AD CP=≥80% Rapport de relève/d’OIC APRR finalisé et classé dans le délai: B=0, C=AD ; CP=100%Qualifications et Expérience:
Education:
Diplôme ou certificat d’étude en Santé, Genre, population et Développement/Démographie, Economie, Sciences Administratives et d'autres similaires.Connaissance et Expérience:
Avoir minimum 1 an d’expérience professionnelle ou de stage dans une agence de Nations Unies ou une ONG. Être capable de travailler avec un large éventail de parties prenantes diverses telles que des ONG nationales et internationales, des gouvernements et des autorités locales, des donateurs, des organisations internationales.Langue:
Le français et le créole. L'anglais serait un atout.
CompétencesRequises:
Compétences Fonctionelles:
La connaissance des programmes de gestion financiere et web serait un atout Etre capable de travailler avec un large éventail de parties prenantes diverses telles que les ONG nationales et internationales, des gouvernements et des autorités locales, des donateurs, des organisations internationales Capacité à prodruire un travail de qualité dans les délais indiquésCompetences Essentielles:
Atteindre des résultats Etre responsable Développer et appliquer l'expertise professionnelle et le sens des affaires Penser de maniere analytique and stratégique Travailler en équipe/gérer soi-meme et ses relationsCompetences Managériales:
Créer une culture de performance Etre force de decision Capacité d'engager les partenaires internes/externes et les parties prenantesValeurs:
Faire preuve d'intégrité Faire preuve d'engagement envers l'UNFPA et le système des Nations-Unies, Accepter la diversité culturelle Accepter changementCompensation et Bénéfices:
Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant des jours de congé, une assurance maladie et une rémunération supplémentaire pour les pensions et les obligations de sécurité sociale.
UNFPA Environnement de Travail:
L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur des effectifs de l'UNFPA. Click here to learn more.
Avis de non-responsabilité :
La sélection et l'engagement du personnel du LSC peuvent faire l'objet d'une vérification des antécédents et des références, d'un examen médical et d'autres exigences administratives.
L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de sélection et ne se préoccupe pas des informations relatives aux comptes bancaires des candidats.