La Position:
Le Fonds des Nations Unies pour la population (UNFPA) est l’agence des Nations Unies ayant pour mission de créer un monde dans lequel chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et chaque jeune peut pleinement réaliser son potentiel. L'UNFPA travaille à accroître, pour les femmes et les jeunes, les opportunités de mener une vie saine et productive. L’objectif stratégique de l’UNFPA est de permettre un accès universel à la santé sexuelle et reproductive, de garantir les droits reproductifs et de réduire la mortalité maternelle et, ainsi, mettre en oeuvre le Programme d’Action de la Conférence Internationale sur la Population et le Développement (CIPD). Il s’agit d’améliorer la vie des femmes, des adolescents et des jeunes dans le respect des droits de l’homme, la promotion de l'égalité des sexes et la prise en compte de la dynamique des populations. Pour atteindre cet objectif, le plan stratégique UNFPA 2022-2025 vise l’accélération des trois résultats transformateurs à atteindre d’ici à 2030 : i) élimination des décès maternels évitables ; ii) élimination des besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et iii) élimination de la violence basée sur le genre et pratiques néfastes, dont les mutilations génitales féminines et les mariages d’enfants, précoces ou forcés.
L’UNFPA appuie le ministère en rendant disponibles tous les produits de santé maternelle et planification familiale nécessaire à la prise en charge des femmes et des filles surtout les urgences obstétricales. Il met à disposition du pays dans le cadre de la réponse humanitaire différents types de Kits de santé de la reproduction et des kits de dignité. L’UNFPA veille à ce que la mise en oeuvre des activités ne laisse personne derrière tout en respectant leurs droits et leur dignité. Une gestion rigoureuse de tous les matériels et équipements et intrants est nécessaire à l’efficacité de la mise en oeuvre du septième programme de pays. Cette gestion s’impose dans le suivi des commandes, leur réception, leur stockage, la distribution et l’entreposage au niveau des départements et institutions dans le respect des standards internationaux définis. Le programme met en oeuvre des spotchecks réguliers en partenariat avec le ministère de la santé. Le programme tient compte à la fois des besoins pratiques et des intérêts stratégiques des femmes et des filles.
Pour réaliser l’objectif qui est la coordination, la mise en oeuvre et l’appui au suivi du programme de l'UNFPA, l’Assistant (e) au Programme entretient une collaboration effective avec l'ensemble du personnel du programme et des opérations de UNFPA et de tous les partenaires. Les partenaires externes comprennent les directions départementales, les organisations de la société civile et d'autres parties prenantes concernées. Vous seriez responsable de : Sous l'orientation générale du Représentant adjoint de l'UNFPA en Haïti, et sous la supervision directe du Programme Officer, avec un droit de regard du Chargé de Programme, le/la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le Programme ainsi que les Opérations/Finances pour les responsabilités suivantes :
1. Appui aux Chargés de Programme, aux différents assistants dans la réalisation de leurs tâches.
2. Appui à la gestion optimale du programme et des opérations
L’assistant (e) au programme entretient une collaboration effective avec l'ensemble du personnel du programme et des opérations de UNFPA et de tous les partenaires. Les partenaires externes comprennent les directions départementales, les organisations de la société civile et d'autres parties prenantes concernées.
Responsabilités. -
L'Associé (e) au Programme travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble du personnel et des partenaires afin de bien assumer les tâches décrites ci-dessous :
I. Gestion des activités du programme et de l’unité d’affiliation
Appuyer les NPOs pour la réalisation des activités organisées par le Programme et ou l’unité d’affiliation Assurer la complétude de dossiers (suivant les normes et procédures PPM) à soumettre à la signature du Mgt pour validation Préparer les mémos pour l'approbation des activités (y compris les demandes d’achat de biens et de services, disponibilité des fonds) et les autorisations de la mission et s’assurer de leur signature dans le délai et en assurer le suivi de la mise en œuvre. Participer à la préparation des ateliers et en assurer la complétude et la conformité de la documentation avec les procédures de l’UNFPA Participer aux missions de suivi des activités du programme.II. Appui administratif aux unités du programme
Participer aux réunions/ateliers en interne et externe Rédiger les rapports de réunions et ateliers Soumettre les mémos et réquisitions approuvées aux unités concernées (Achats, HR, Finance, Log./Veh., Sécurité) pour action et assurer le suivi jusqu’à la réception des biens et services Créer les réquisitions dans Quantum et s’assurer qu’elles sont approuvées, exécutée et clôturée dans les délaisIII. Gestion des partenaires
Assister les NPOs dans la mise à jour des IP dans UNPP Assurer le suivi de la mise en œuvre fluide et efficace des activités par les IP conformément aux PTA Appuyer les IPs sur la soumission des requêtes dans Quantum+ Soumettre aux Opérations pour paiement, les demandes d’avance de fonds (DAF) des IPs déjà approuvés par le Mgt, si applicable, Appuyer les NPOs pour le suivi auprès des IPs de la mise en œuvre des recommandations des audits, micro-évaluations et spots checks.IV. Rapports
1. Assurer la soumission et la mise à jour de tous les rapports concernant les différents stocks.
2. Fournir des contributions techniques aux rapports annuels (narratifs et financiers) du projet et d’autres initiatives.
3.Participer à l’analyse qualitative et quantitative des informations relatives aux différents stocks disponibles. L’Assistant du Programme facilitera l’acheminement des rapports selon les délais.
V. Gestion de l’apprentissage
Participer au renforcement de capacite des partenaires. Identifier les besoins de formation des partenaires. Indicateurs clés de performance. Assurer la disponibilité des produits afin d’éviter ou de prévenir toute rupture de stock. Assurer la disponibilité des rapports y afférents incluant les rapports d’inventaire et QSR Assurer un suivi scrupuleux des procédures de l’UNFPA. S'acquitter de toute autre tâche pouvant être exigée par la direction de l'UNFPA.Résultats attendus. -
Appui effectif donné au bureau du DRR Gestion des activités courantes du programme bien assurée ; complétude, promptitude, signature des dossiers des unités de programme dans le délai. Appui consistant apportée aux unités de programme et aux opérations. Bonne relève assurée en cas d’absence de l’APRR (100% de jours d’absence couverts) Rapport mensuel soumis au superviseur selon les besoins.Indicateurs de performance (B-baseline ; C=cible ; CP=critère de performance) :
Agenda hebdo du DRR actualisé : B=Non, C=Oui ; CP=Oui Nbr d’audiences du DRR avec les partenaires : B=0, C=12 ( au moins 1 par mois); CP=100% Nbre de CR saisi de réunions RR/DRR-Donateurs : B=0, C= 4 CP=≥80% Nbre de CR saisi de sessions de partage de connaissance DRR-NPOs/NPAs: B=0, C= 4 CP=≥80% Pourcentage d’actions/instances de NPOs suivies et réalisées dans le délais : B=0%, C≥80% ; CP=100% Pourcentage de CR de réunions dont les recommandations sont saisies et renseignées dans le fichier Excel : B=0%, C≥80% ; CP=100% Pourcentage de recommandations réalisées complètement par type de réunion :B=0%, C≥80%; CP=100% Nbre de dossiers divers de programme et des opérations ( memos, lettres, F10, notes verbales, notes au dossiers, PTAs, CR de réunions ou de mission de terrain, rapports, eFACEs , security clearance, ordres de mission/TA etc.) produits avec qualité et ou introduits dans DocuSign dans le délai pour signature : B=0, C=Ad; CP=100% % de correspondances entrantes dispatchés par le RR/DRR : B=0, C=AD ; CP=100% % de correspondances entrantes dispatchés par le RR/DRR et traités à temps : B=0, C≥80% ; CP=100% Nbre de CR Réunions PRO-OP/ piliers/unités saisi validés B=NB, C= 24 CP=≥80% Nbre de dossiers incomplets corrigés avant soumission au Mgt : B=0, C= 12 CP=≥80% Nbre d’actions prises dans QUANTUM (Réquisitions, Receipt, POs etc selon son profil) : B=0, C= AD CP=≥80% Rapport de relève/d’OIC APRR finalisé et classé dans le délai: B=0, C=AD ; CP=100%Qualifications et Expérience:
Education:
Diplôme ou certificat d’étude en Santé, Genre, population et Développement/Démographie, Economie, Sciences Administratives et d'autres similaires.Connaissance et Expérience:
Avoir minimum 1 an d’expérience professionnelle ou de stage dans une agence de Nations Unies ou une ONG. Être capable de travailler avec un large éventail de parties prenantes diverses telles que des ONG nationales et internationales, des gouvernements et des autorités locales, des donateurs, des organisations internationales.Langue:
Le français et le créole. L'anglais serait un atout.
Compétences Requises:
Compétences Fonctionelles:
La connaissance des programmes de gestion financiere et web serait un atout Etre capable de travailler avec un large éventail de parties prenantes diverses telles que les ONG nationales et internationales, des gouvernements et des autorités locales, des donateurs, des organisations internationales Capacité à prodruire un travail de qualité dans les délais indiquésCompetences Essentielles:
Atteindre des résultats Etre responsable Développer et appliquer l'expertise professionnelle et le sens des affaires Penser de maniere analytique and stratégique Travailler en équipe/gérer soi-meme et ses relationsCompetences Managériales:
Créer une culture de performance Etre force de decision Capacité d'engager les partenaires internes/externes et les parties prenantesValeurs:
Faire preuve d'intégrité Faire preuve d'engagement envers l'UNFPA et le système des Nations-Unies, Accepter la diversité culturelle Accepter changementCompensation et Bénéfices:
Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant des jours de congé, une assurance maladie et une rémunération supplémentaire pour les pensions et les obligations de sécurité sociale.
UNFPA Environnement de Travail:
L'UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à garantir la parité hommes-femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont vivement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur des effectifs de l'UNFPA. Click here to learn more.
Clause de non responsabilité:
La sélection et l'engagement du personnel du LSC peuvent être soumis à des vérifications des antécédents et des références, à un examen médical et à d'autres exigences administratives.
L'UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de sélection et ne se préoccupe pas des informations relatives aux comptes bancaires des candidats.