Se espera que todos los empleados de NRC trabajen de acuerdo con los valores fundamentales de la organizaci贸n: dedicaci贸n, innovaci贸n, inclusi贸n y rendici贸n de cuentas. Estos valores y actitudes deben guiar nuestras acciones y relaciones.
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Antecedentes
El asistente de log铆stica apoya la implementaci贸n diaria de la gesti贸n de actividades relacionadas con la log铆stica y administraci贸n, incluidas las compras, la distribuci贸n, la gesti贸n de activos y las verificaciones de rutina, contribuyendo a las estrategias para el funcionamiento eficiente y efectivo de la log铆stica.聽
Funci贸n y ResponsabilidadesEl prop贸sito de un asistente t茅cnico de log铆stica es apoyar la implementaci贸n diaria de la gesti贸n de actividades relacionadas con la log铆stica y el correcto desarrollo de la operaci贸n.聽
Responsabilidades Generales:
Adherirse a las pol铆ticas, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRCAyudar con la implementaci贸n del portafolio de la funci贸n log铆stica de acuerdo con el Plan de Acci贸n.Proporcionar administraci贸n log铆stica y soporte b谩sico.Preparar y desarrollar informes de estado seg煤n lo requerido por la gerencia.Asegurar la correcta presentaci贸n de todos los documentos de soporte.Asistir en la planificaci贸n y entrega de la actividad log铆stica.Mantener registros log铆sticos, proveedores y equipos.Promover y compartir ideas para la mejora de soporte.Asegurar el archivo adecuado de los documentos.Realizar otras tareas, seg煤n lo asignado por el Gerente de L铆nea聽
Responsabilidades Espec铆ficas:聽
Compras
1.聽 Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.聽
2.聽 Participar en la planificaci贸n compras del proyecto PPP.聽
3.聽 Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentaci贸n de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gesti贸n Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).聽
4.聽 Hacer gesti贸n y seguimiento de toda la documentaci贸n de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, an谩lisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / 贸rdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.聽
5.聽 Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el env铆o a Finanzas聽
6.聽 Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.聽
7.聽 Garantizar la documentaci贸n adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.聽
8.聽 Responsable de la marcaci贸n de todos los activos de NRC reci茅n comprados y de su registro en AR y Agresso antes del env铆o a cualquier oficina local en Colombia.聽
9.聽 Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso聽
10.聽Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario聽
11.聽Realizar compras de menor cuant铆a de acuerdo a las necesidades del programa聽
12.聽Realizar la gesti贸n log铆stica que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.聽
13.聽Participe en la evaluaci贸n de proveedores y asista al Oficial de Log铆stica (Adquisiciones) con la actualizaci贸n de la Base de Datos de Proveedores
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Bodegas / Activos
Garantizar el correcto almacenamiento y rotaci贸n de las existencias, as铆 como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almac茅n y reciba suministros o materiales.Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulaci贸n en los almacenes.Reportar cualquier p茅rdida, da帽o o discrepancia.Garantizar el env铆o y la recepci贸n oportuna y eficiente de mercanc铆as.Mantener registros de existencias y controles precisosOrganizar la mano de obra local para afectar la recepci贸n y el env铆o oportuno y eficiente de los bienes.Asistir al L铆der de Log铆stica para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, seg煤n sea necesario.Contar f铆sicamente todo el inventario, art铆culos de inventario y activos al menos dos veces al a帽o y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.Mantener y actualizar la lista de activos de NRC y actualizar la informaci贸n en AgressoMantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribuci贸n y gestionar a partir de esto la gesti贸n de pago a proveedores y justificaci贸n de salidas de almac茅n.Preparar documentos para el pago de contratos.Gesti贸n de Flota聽
Asegurar que los veh铆culos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Log铆stica, el Plan Estrat茅gico de Seguridad Vial y las pol铆ticas de NRC.Asegurar que los veh铆culos de NRC est茅n equipados con los documentos y equipos necesariosPlanificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos por medio de la correcta gesti贸n del app de flota.Asegurar que todos los veh铆culos de NRC est茅n en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos.聽Gestionar solicitudes de repuestos para veh铆culos.Coordinar y facilitar la notificaci贸n oportuna de eventualidades como accidentes y aver铆as.Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del veh铆culo.Asegurar de que la flota de veh铆culos est茅 optimizada en su tama帽o, modelos de veh铆culos, utilizaci贸n y costos operativos.Apoyar al L铆der de Equipo de Log铆stica en la gesti贸n, evaluaci贸n y presentaci贸n de informes sobre la actividad / desempe帽o de la gesti贸n de la flota.Brindar apoyo en pruebas, capacitaci贸n de conductores y personal autorizado.Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gesti贸n de flota.Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del veh铆culo y mantenerse atento a la comunicaci贸n con los conductores cuando est茅 en el terreno.Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del veh铆culo / combustible; preparar informes estad铆sticos sobre el uso / distribuci贸n de veh铆culosPreparar documentos para el pago de contratos.Administraci贸n
Gestionar la solicitud, env铆o y recepci贸n de correspondencia, adjuntando las pruebas y documentos soporte de cada servicio, desde su emisi贸n hasta su facturaci贸n.聽Gestionar y dar seguimiento al pago de gastos fijos para el buen funcionamiento de la oficina central.聽Apoyar a la Gerencia de Soporte en el registro, consolidaci贸n y validaci贸n de datos correspondientes a los procesos administrativos.聽Realizar el flujo pertinente para asegurar la gesti贸n documental de los procesos administrativos.聽Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmaci贸n, facturaci贸n y conciliaci贸n de los servicios de alojamiento.聽Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administraci贸n; asegurando la gesti贸n adecuada desde la reserva hasta la facturaci贸n. (Seguimiento a la cartera)Apoyar la elaboraci贸n de solicitudes de compra para la unidad de Soporte, dando seguimiento al proceso desde la solicitud hasta su entrega.聽Elaboraci贸n de actas de reuniones de gerencia, cuando sea requerido.Las dem谩s tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.聽
CompetenciasCompetencias profesionales:聽
Competencias profesionales generales:聽
Experiencia de trabajo en funciones de log铆stica en contextos de ayuda humanitaria.Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.Alg煤n conocimiento en el uso del idioma ingl茅s e inter茅s por su perfeccionamiento.Habilidades espec铆ficas, conocimientos y experiencia del contexto:聽
Egresados o graduados de las carreras universitarias, t茅cnicas, tecn贸logas en carreas Log铆stica, Administraci贸n de empresas, Negocios internacionales u otras ramas similares.聽聽M铆nimo dos (2) a帽os de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.Conocimientos s贸lidos en Gesti贸n de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.聽Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.Experiencia en Gesti贸n de Activos Fijos.Conocimientos en Gesti贸n de flota.Conocimientos en Gesti贸n de transporte de mercader铆as a nivel nacional e internacional.Conocimiento de proficiente de utilidades ofim谩ticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.Competencias comportamentales:聽
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
Manejar entornos inseguros.Planear y lograr resultados.Empoderar y construir confianza.Comunicar con impacto y respeto.聽Animamos activamente a personas con discapacidades y/o sustitutos a postularse. Valoramos la diversidad y estamos comprometidos a crear un ambiente inclusivo. En aplicaci贸n a la Ley org谩nica de discapacidades, art. 7 inclusi贸n laboral.