Vill du arbeta operativt med gåvohantering i en detaljfokuserad och central roll där du
säkerställer att insamlade gåvor registreras korrekt? Gillar du att arbeta i system, göra
avstämningar och hitta lösningar när något inte stämmer? Då kan det här vara en roll
för dig! Du blir en del av ett internationellt team med fokus på gåvohantering och
fungerar som stöd till vår givarservicefunktion vid behov.
International Rescue Committee (RESCUE) grundades 1933 på initiativ av Albert Einstein
och är idag en ledande internationell humanitär organisation med verksamhet i över 40
länder. RESCUE Sverige etablerades 2019 och har sedan dess haft ett tydligt uppdrag: att
öka kunskapen i Sverige om humanitära kriser och samla in medel till vårt livsviktiga
arbete. Vårt kontor ligger i Hammarbybacken, Stockholm, där vi idag är cirka 20
medarbetare.
Vi söker nu en kollega som arbetar med gåvohantering och är en del av vårt
internationella gåvohanteringsteam och vid behov fungerar som stöd till vår
givarservice. Är det kanske du?
Rollen
Cirka 75 % av din tid fokuserar på gåvohantering. Du ansvarar för hela processen av
gåvoregistrering i vårt CRM-system (Salesforce), skapar och underhåller korrekta
givarregister; arbetar med filimport/export samt utför kvalitetskontroll, säkerställer
dataintegritet och underhåller utvecklingen av avdelningens rutiner och processer.
Du arbetar nära vårt globala team med förbättringar av arbetsflöden och tekniska
lösningar.
Ungefär 25 % av din tid fungerar du som backup till vår givarservice, där du hjälper till
att besvara inkommande frågor från givare via e-post och sociala medier. Du samarbetar
med ansvarig för givarservice för att säkerställa att givare får ett vänligt, korrekt och
professionellt bemötande.
Även om rollen till stor del är operativ ser vi gärna att du är nyfiken på att bidra till
utveckling – exempelvis genom att föreslå förbättringar i våra system och arbetssätt
eller identifiera möjligheter till ökad effektivitet.
Exempel på arbetsuppgifter inom gåvoregistrering:
• Ansvara för registrering och administration av gåvor i vårt CRM-system
(Salesforce).
• Säkerställa att dataimporter/överföringar sker korrekt och i tid.
• Genomföra kvalitetskontroller och säkerställa dataintegritet i systemet.
• Ta fram rapporter, och säkerställa avstämningar och ta fram underlag för
finansiell rapportering.
• Effektivisera processer och arbetsflöden i Sverige, och tillsammans med globala
kollegor utveckla våra gemensamma delar.
Exempel på arbetsuppgifter inom givarservice:
• Stötta i arbete med e-postinkorg för givarfrågor vid behov.
• Hjälpa till att moderera kommentarer i sociala medier.
• Bidra till utskick och annan kommunikation relaterad till gåvor.
Vi söker dig som:
• Har erfarenhet av CRM-system (gärna Salesforce) och hantering av kunddata.
• Stark datorvana med särskild skicklighet i MS Word och Excel.
• Har god kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, på svenska och
engelska.
• Är strukturerad, noggrann och har öga för detaljer.
• Har god förmåga att samarbeta med kollegor i ett internationellt team.
• Kan identifiera förbättringsområden och lösa problem kreativt.
• Har förmågan att arbeta självständigt och planera ditt arbete effektivt.
Meriterande:
• Tidigare erfarenhet av gåvohantering, insamling eller arbete i ideell sektor.
• Erfarenhet av analys och GDPR-hantering.
• Intresse för utveckling och effektivisering av system och processer.
Du hittar den fullständiga befattningsbeskrivningen på engelska nedan.
Vi erbjuder dig
Ett meningsfullt arbete i en ambitiös internationell miljö där du, tillsammans med ett
engagerat team och kollegor över hela världen arbetar för att göra skillnad för
människor drabbade av konflikter och katastrofer.
RESCUE värdesätter mångfald hos våra medarbetare och ser värdet av samarbete
mellan individer som kommer från olika bakgrunder, kompetenser och perspektiv. Vi
strävar efter att vara en mångkulturell organisation och arbetar aktivt med
likabehandling, mångfald och att skapa en socialt hållbar organisation för alla våra
medarbetare. RESCUE Sverige har kollektivavtal och alla anställda omfattas av
kollektivavtalade försäkringar och pensioner. För att arbeta hos oss behöver du stå
bakom RESCUEs arbete och värderingar.
Plats: Hammarbybacken, Stockholm, med möjlighet att arbeta remote några dagar i
veckan.
Startdatum: Så snart som möjligt enligt överenskommelse
Anställningsform: Tillsvidareanställning, Heltid
Intresserad?
Skicka din ansökan på engelska via länken nedan. Bifoga CV och ett kort personligt brev
där du motiverar varför du söker tjänsten. Sista ansökningsdagen är 5 september.
Vi intervjuar löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag – vänta därför
inte med att söka! Frågor? Kontakta Mia Villarreal Arvidsson, chef givarservice och CRM,
mia.villarreal@rescue.org
IRC Sweden is hiring a person for our Global Donation Operations (GDO) team and
Donor Service Team, with an estimated 75/25 split between gift processing and donor
services. While the role is focused on day-to-day operations, we welcome candidates
who have a strategic outlook and are eager to contribute to process improvements and
long-term development within donation operations.
The Purpose of the Role
Global Donation Operations – Primary Focus (75%)
In this role, the officer will be an integral part of GDO efforts, ensuring accurate and
timely handling of donation data. Key responsibilities include overseeing the end-to-end
gift processing workflow, maintaining clean and up-to-date donor records in the CRM
system, managing data imports and exports and ensuring data integrity through regular
quality control checks. The officer will also work with GDO team to contribute to the
development and maintenance of departmental protocols and seek opportunities to
improve efficiency and automation across
systems and processes.
Donor Service – Secondary Focus (25%)
The officer will serve as a backup for the Donor Service officer, stepping in to manage
donors and public inquiries via email and social media when needed. In this capacity,
the officer is expected to uphold a first-class supporter experience across all
communication channels and donor segments. Additional responsibilities may include
assisting the Mass Markets team in the execution of marketing activities and
campaigns.
Key Responsibilities
Gift Processing
• Oversee administrative handling and registration of gifts, ensuring accurate and
timely entry into the CRM system
• Continuously improving registration processes in collaboration with the Global
Data Operations (GDO) team
• Monitor and maintain automated and manual data uploads, ensuring high data
integrity and adherence to internal protocols
• Import and reconcile monthly sustainer (recurring donor) payments
• Manage financial coding and income reconciliation, providing accurate weekly
and monthly reports to Finance
• Maintain a clean, accurate CRM database by resolving duplicate donor records
and overseeing GDPR anonymization processes
• Handle updates to donor information, including changes to monthly gifts and
cancellations
• Conduct daily quality control and data validation to ensure accuracy in financial
and donor reporting
• Collaborate with international teams to ensure consistency and correctness in
market-level data allocations
• Develop and maintain protocols and documentation to support seamless data
transfer, storage, and retrieval
• Identify opportunities to streamline and automate workflows for greater
efficiency and scalability
Donor Services
Backup and support to donor service department.
• Supports the donor service email inbox as needed.
• Support with moderating comments on social media channels.
• Possible other donor service-related tasks e.g. send out gift cards.
Cross-Team Collaboration & Development
• Support onboarding and knowledge sharing for new systems or suppliers from a
gift processing perspective.
• Provide feedback on processes to improve efficiency regarding gift processing
PERSON SPECIFICATION
Skills & Qualifications
• CRM experience, ideally Salesforce.
• Strong computer skills with Microsoft Office (Excel and Word essential).
• Excellent written and spoken communication in both Swedish and English.
• High attention to detail and accuracy.
• Strong interpersonal abilities with a collaborative spirit and the confidence to
liaise effectively with colleagues, stakeholders, and external partners.
• Demonstrated ability to plan strategically, adapt to changing priorities, identify
opportunities for improvement, and approach challenges with creative
solutions.
• Outstanding organizational skills with the ability to manage multiple priorities in
a fast-paced, detail-oriented environment.
• Ability to manage tasks effectively and independently.
• Able to handle sensitive data ethically and comply with GDPR.
• Demonstrated skills for analysing and interpreting data and systems (preferred).
Experience
• Has experience with CRM systems and customer data management or
equivalent
• Experience in income reconciliation, fundraising, or nonprofit operations
(preferred)
• Previous involvement with data governance is a plus
• Previous experience in donor service is a plus
• Familiarity with the humanitarian or nonprofit sector is an advantage
(preferred)
Additional Requirements
• Candidates must support RESCUE’s mission and values
• Legal right to work in Sweden is required
REPORTS TO:
This position reports to the Director, Fundraising Operations and the Head of Donor
Service and CRM, Sweden.
You’ll collaborate closely with IRC Sweden colleagues in Fundraising and Finance.