Description
Heifer Internacional
Gerente Administrativo de Proyectos
31.08.2023
T铆tulo:
Gerente Administrativo de Proyectos
N煤mero de puesto:
1
Nuevo o Reemplazo:
Reemplazo
Central de carga:
S铆 No
(Seg煤n la definici贸n en la Pol铆tica Mundial de Reclutamiento y Contrataci贸n)
Divisi贸n/Depto:
Programa de las Am茅ricas
# de Depto. / WO del Subproyecto:
-
Entregar informes a:
Director de Finanzas y Operaciones
POSNO del/la Supervisor(a)
RESNO / Nombre del/la Supervisor:
Caty Rivera
Supervisi贸n:
Empleados S铆 No | Voluntarios/as S铆 No
Lugar:
Tegucigalpa
Fondos de Reasignaci贸n:
Viajes Requeridos:
30% Anualmente
Heifer International es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Todos los solicitantes calificados recibir谩n consideraci贸n para el empleo sin distinci贸n de raza, religi贸n, color, origen nacional, g茅nero, identidad de g茅nero, orientaci贸n sexual, edad, condici贸n de veterano protegido, entre otras cosas, o condici贸n de persona calificada con discapacidad.
FUNCI脫N
El Gerente Administrativo de proyectos tiene la responsabilidad de supervisar sistemas de gesti贸n de proyectos del pa铆s y de los proyectos aplicables para asegurar que Heifer gestiona proyectos en forma transparente, con la documentaci贸n de soporte adecuada, implementa los procedimientos internos y al mismo tiempo cumple con las leyes y regulaciones locales. Este cargo responde directamente a la respectiva Direcci贸n de Finanzas y Operaciones e indirecta al Consejo de Direcci贸n de Heifer Honduras. Mantiene comunicaci贸n y coordinaci贸n estrecha con los gerentes y coordinadores de proyectos para la toma de decisiones e implementaci贸n de estrategias institucionales.
RAGOS ESENCIALES PARA EL PUESTO
L铆der altamente motivado/a, que se esfuerza por lograr una visi贸n compartida y el trabajo en equipo, orientado/a hacia los resultados, con experticia para los negocios en general, proactivo/a, curioso/a, atento/a a los detalles, respetuoso/a para los procedimientos y normas, innovador/a, excelente para escuchar y comunicar, anal铆tico/a, organizado/a, socialmente sensible, convencimiento del valor del desarrollo sostenible hol铆stico
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
RESPONSABILIDADES
PRODUCTOS ENTREGABLES
A. Asegurar una adecuada y eficiente administraci贸n financiera de los recursos puestos a disposici贸n de los proyectos.
Yo. Asegura el apoyo t茅cnico a la entidad ejecutora para la buena administraci贸n del proyecto, haciendo 茅nfasis en el cumplimiento de todos los procedimientos determinados por Heifer Internacional.
ii. Coordina y provee supervisi贸n oportuna al equipo administrativo para garantizar una adecuada ejecuci贸n del proyecto, con 茅nfasis en criterios de oportunidad y eficiencia en todos los componentes administrativos y financieros del mismo (adquisiciones, planes de actividades, aplicaci贸n de procedimientos y normativa legal, Etc.)
iii. Participa y/o representa a F&O del Programa Nacional en reuniones de seguimiento de proyectos, gestiones con donantes, conocimiento de contrapartes y otras seg煤n sea designada por el supervisor inmediato.
iv. Apoya en la identificaci贸n de recursos necesarios para la operaci贸n de los Proyectos y apoya en las gestiones ante Oficina Central para la solicitud de transferencias peri贸dicas de fondos.
v. Asegura el monitoreo, revisi贸n y ajustes al presupuesto de proyectos (plan operativo annual) junto a los gerentes y coordinadores por Regi贸n y la entidad ejecutora (si existiera). Identifica las variables que impactan en la elaboraci贸n de las proyecciones financieras; asesora al equipo program谩tico en la elaboraci贸n de presupuestos de proyectos.
vi. Da seguimiento a instrumentos interinstitucionales, que regulan las relaciones contractuales entre el Programa Nacional, socios y donantes. (Convenios, contratos, memorandos de entendimiento, enmiendas, etc.)
vii. Facilita y proporciona toda la informaci贸n a Oficina Central, que permita adecuada configuraci贸n de Agresso para los proyectos (llenar formatos para solicitar, subproject_wo, awards, etc.)
viii. Genera indicadores de manejo eficiente de los recursos, los mide peri贸dicamente y los presenta al Consejo de Direcci贸n.
ix. Administra y monitorea la liquidez de los proyectos.
B. Apoyar a la Direcci贸n de F&O en la preparaci贸n de informaci贸n de Proyectos
Yo. Prepara los informes a donantes seg煤n el cronograma seg煤n convenios, remite a revisi贸n a la gerencia de finanzas del 脕rea Las Am茅ricas lo revise para garantizar que 茅stos poseen informaci贸n con los est谩ndares de calidad requeridos.
ii. Controla los saldos por proyectos y elabora el cuadre mensual con la liquidez.
iii. Participa en el dise帽o de propuestas de proyectos nuevos elaborando los presupuestos de inversi贸n de acuerdo con los lineamientos del donante e internos de HPI, asimismo, documenta cada estimaci贸n con soportes verificables.
C. Contribuir para lograr eficientes Operaciones en el Programa Nacional
Yo. Gestiona y apoya al personal a su cargo, el equipo y los recursos f铆sicos necesarios para desempe帽ar con eficacia sus operaciones en proyectos, de tal forma que se brinde un servicio al cliente interno que satisfaga las necesidades y requerimientos.
ii. Vela por mantener los est谩ndares de administraci贸n responsable, procura que todos los involucrados coadyuven solidariamente a este prop贸sito, a trav茅s de la difusi贸n de las pol铆ticas y procedimientos actualizados.
iii. Revisa las solicitudes de cheques y/o transferencias electr贸nicas, para el pago de proveedores y personal relacionadas con anticipos y reintegros por actividades de proyectos.
iv. Garantiza el cumplimiento de formalismos en contratos y 贸rdenes de compra (consultores y proveedores), as铆 como de calidad, relacionadas con procesos de compras y con la informaci贸n digital que se ingresa al m贸dulo de compras.
D. Garantizar una oportuna rendici贸n de cuentas, emisi贸n de reportes financieros y aplicaci贸n de procedimientos y controles internos; en Proyectos.
i. Garantiza la emisi贸n oportuna de reportes financieros para la toma de decisiones tanto para las Direcciones de Programas y F&O, as铆 como donantes.
ii. Dise帽a, mejora y adapta pol铆ticas globales al 谩mbito local, as铆 como procedimientos que apoyen a mejorar el ambiente de control interno existente.
iii. Revisa informes financieros varios en materia de: a) Ejecuci贸n Presupuestaria, b) Proyecciones presupuestarias, c) Informes de liquidez bancaria y d) Otros que sean requeridos por F&O de la OC (cuadros para consolidaci贸n informaci贸n de proyectos).
iv. Implementa las funciones de Oficial de Cumplimiento suplente ante la IVE, actualizaciones en temas de lavado de dinero y financiamiento al terrorismo, que Heifer como Persona Obligada debe realizar.
E. Coordinar, garantizar y dar seguimiento las actividades relacionadas a Auditor铆a interna y externa en Proyectos.
i. Redacta t茅rminos de referencia que definen alcances de trabajo y seguimiento a toda actividad relacionada con auditorias finales de proyectos
ii. Da seguimiento a la implementaci贸n de acciones y recomendaciones emanadas de reportes de auditoria emitidos.
iii. Elabora el plan anual de monitoreos financieros, definiendo alcances, metodolog铆a y fechas para su realizaci贸n: Trabajo de gabinete, revisi贸n de documentos, visita de verificaci贸n de campo, visitas comunitarias a beneficiarios de los proyectos.
iv. Realiza y organiza equipos de trabajo para hacer las visitas de verificaci贸n de campo y elaborar el informe de monitoreo el cual debe presentar a los l铆deres del proyecto y socios (si fuera el caso). Coordina todos los preparativos y entrega oportuna de informaci贸n de proyectos para los auditores, por la realizaci贸n de la auditor铆a externa annual.
v. Redacta las respuestas a la Carta de la Gerencia como respuesta al informe de auditor铆a, participa en la revisi贸n y discusi贸n del informe de hallazgos.
Requisitos m铆nimos:
Graduado de Licenciatura en Contadur铆a P煤blica y Auditor铆a o Administraci贸n de Empresas.Contar con estudios avanzados a nivel Maestr铆a /Postgrado relacionado al puesto de trabajo.Graduado de Perito Contador.Cinco a帽os de experiencia en puesto similar, en el 谩mbito de ONG's internacionales con diferentes fuentes de financiamiento (al menos USAID y Uni贸n Europea)Al menos cinco a帽os de experiencia operando la gesti贸n presupuestaria, redacci贸n de informes y liderando personas en diferentes sedes geogr谩ficas.Experiencia comprobable en asesorar y guiar a colegas, supervisores, gerentes de proyectos y altos directivos sobre procedimientos administrativos y financieros en la implementaci贸n de proyectos.Saber liderar procesos de servicios generales (mantenimiento de oficinas y veh铆culos), gesti贸n de compras (adquisici贸n de bienes y servicios), manejo de cajas chicas, administraci贸n de bodega.Experiencia en administraci贸n de proyectos en ONGs u organizaciones internacionales, sin fines de lucro.Dominio del idioma ingl茅s, en nivel avanzado.Saber conducir carro mec谩nico con licencia vigenteRequisitos preferidos:
Maestr铆a en gesti贸n de proyectos, desarrollo rural.Certificaci贸n en gesti贸n de proyectos, como PMD PRO o PMI.Administraci贸n de presupuestos de al menos tres millones de d贸lares anuales.Conocimiento comprobable en Leyes Fiscales, Laborales y Civiles.Competencias m谩s cruciales:
Fuertes habilidades de negociaci贸n y trabajo en redes de alto desempe帽o.Servicio al cliente interno.Capacidad para gestionar bien el tiempo y gestionar numerosos compromisos y proyectos sin salirse del plazo.Habilidad para producir informaci贸n precisa y detallada.Habilidad para comunicarse con personal de todos los niveles.Alta capacidad de an谩lisis y manejo de informaci贸n, confidencialidad.Habilidad para mantener la confidencialidad.Excelentes habilidades organizacionales y administrativas incluyendo fuerte atenci贸n al detalle.Conocimiento de procesador de palabras, hojas de trabajo, base de datos y correo electr贸nico (Microsoft Office)Conocimientos en softwares contables diversos.Conocimiento de leyes locales, laborales y tributarias.Aptitud para trabajar con equipos diversos, multidisciplinarios y multiculturales con equidad de g茅nero.Inteligencia emocional.Funciones esenciales del puesto y exigencias f铆sicas:
Disponibilidad para viajar dentro y fuera del territorio nacionalGran capacidad para manejar la informaci贸n con discreci贸n por la naturaleza del trabajo. Iincluye cualquier acci贸n f铆sica, mental y emocional significativa que se requiera del trabajo. Estos incluyen viajar, pasar tiempo sentado, realizar presentaciones, trabajar de forma independiente, estar dispuesto a trabajar tiempo adicional, realizar c谩lculos matem谩ticos y / o estad铆sticos, etc.Constante comunicaci贸n presencial, telef贸nica y electr贸nica con compa帽eros y p煤blico en general.Capacidad para asignar y revisar el trabajo de subordinados directos.Capacidad para fomentar buenas relaciones con proveedores.