Finance Coordinator

L’Organisation :

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

A PROPOS DU POSTE:

Pour la réalisation de son programme, Plan International Centrafrique, par le présent avis, lance un appel d’offre pour le recrutement d’un Finance Coordinator pour son Sous-Bureau de Berberati.

RESPONSABILITES :

PLANIFICATION ET SUIVI BUDGETAIRE

1. Participer à l’élaboration des couts d’opérations du sous bureau (salaire staff support, cout opérationnel…) ;
2. Participer aux différentes révisions budgétaires de PO des projets du sous bureau ;
3. Suivre la consommation budgétaire des projets du sous bureau avec la collaboration des chefs de projet et détecter les lignes sous/sur consommées et d’éventuels dépassements au-delà de la limite prévue dans le contrat et proposer des corrections.

   COMPTABILITE, TRESORERIE ET ARCHIVAGE

   1. S’assurer du paiement des LSW des staffs expatries et staffs local chaque mois avant le 15 ;
   2. Contrôler les engagements des projets implémentés au sous bureau en les faisant ressortir pour une discussion avec le Logisticien chaque mois avant la clôture ;
   3. Poster toutes les factures et journaux préenregistrés par l’assistant comptable pour chaque période avant la clôture et ainsi faire les F-53 ;
   4. Veiller au scan de tous les dossiers financiers du sous et insérer dans Teams chaque mois et envoyer les versions dures au CO moyennant la liste des pièces envoyées au plus tard le 15 du mois ;
   5. Suivre Méthodiquement les avances du sous bureau et veiller à la liquidation dans les différents délais conformément au manuel d’opérations en respectant la règle, pas 2 avances à un staff ;
   6. S’assurer qu’aucune avance au personnel ne dépasse 30 jours ;
   7. S’assure que toutes les transactions sur NR GRANT sont enregistrées durant chaque période pour le sous bureau ;
   8. Faire un contrôle inopiné chaque mois de la petite caisse du sous bureau. Faire valider le formulaire de contrôle par le CSB et envoyer une copie au B.A et CFM ;
   9. Veiller à la bonne codification des pièces comptables (GL) avant tout enregistrement dans SAP et acheminement a la logistique. Aussi veillez à l’utilisation des bons comptes de bilan lors des enregistrements ;
   10. Vérifier la disponibilité budgétaire avant toute revue comptable d’une réquisition et paiement ;
   11. Veiller à l’enregistrement des charges fixes et courantes du sous bureau à savoir : Frais de communication (Telecel et crédit complémentaire), loyer (bureau et Guest), internet (VSAT et autre), Salaires, carburant, ceci avant la fin de chaque mois pour la période encours en tenant en compte les charges constatées d’avance dans les comptes de bilan ;
   12. Suivre les paiements cash des activités sur le terrain ;
   13. Recueille le cash forecast (prévisions) de chaque département et projet et soumettre pour consolidation au CO dans les délais prévus dans le calendrier ;
   14. Veille à l’approvisionnement de caisse et control toutes les entrées et les sorties de coffre-fort de sous bureau.\\
   15. Procèder au comptage physique des liquidités dans le sous bureau, équilibrer avec le solde théorique du compte

       ANALYSE ET RAPPORTAGE FINANCIERS

       1. Soumettre le rapport des balance sheet pour chaque compte impliquant le sous-bureau dans les délais et informer le CFM en cas de instances datant de plus d’un mois avant la clôture du mois ;
       2. Elaborer les drafts des rapports financiers des projets de sous bureau confirmer au FAD et partager avec les différents chefs de projets avec copie Chef de sous bureau, Directeur financier, et le Business Analyst ;
       3. Prépare les rapports financiers des bailleurs dans le délai imparti et conformément aux exigences ;
       4. Elaborer le rapport des avances non-liquidées chaque fin de semaine et partager avec les staffs concernés en copiant le Chef de Sous-Bureau, le CFM et le business analyst.

          RENFORCEMENT DES CAPACITES

          1. Suivre l’activité de l’assistant comptable et faire son évaluation à mi-parcours et à la fin de l’année ;
          2. Renforcer les capacités du staff, partenaires et autres acteurs du sous bureau et archiver les rapports ;
          3. Former les chefs de projets à la lecture des rapports financiers et smart List

             CONFORMITE

             1. Veiller à l’application des procédures financiers en vigueur dans le pays conformément au manuel des opérations, guide des achats, politique de voyage, et autres ... Informer le management en cas de débordement ;
             2. Participer au lettrage des GL account du pays ;
             3. Participer à l’élaboration des contrats pour les activités du sous bureau et relever les irrégularités ;
             4. Proposer des solutions pour l’amélioration du traitement comptable et financiers du sous bureau surtout en matière de gestion de cash ;
             5. Veillez avec la collaboration de la logistique a la disponibilité des décharges ou liste d’émargement des différentes distributions de kits et autres

                COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES:

                Essentielles

                • Avoir au moins Bac +3, Licence, Maitrise ou Master en finances et comptabilité ou équivalent ;
                • Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire dans une ONG International ;
                • Bonne connaissance des procédures financières et comptables ;
                • Bonne connaissance de SAP serait un grand atout.

                  Desirables:

                  • Capacité d’intégration et de travail en équipe dans un milieu multiculturel ;