Expedited - Asistente Senior de Operaciones (Apoyo en Campo) / Senior Operations Assistant (Field Support)

Se informa que esta vacante está disponible únicamente para el personal interno de la Organización. 
Please note that this position is available only to internal candidates of the Organization.
  Contexto / Context

Desde la creación de la OIM en 1951, las Operaciones de Movimiento han sido y continúan siendo un pilar fundamental del trabajo de la Organización.
El movimiento organizado de personas que necesitan asistencia internacional para la migración es un mandato principal de la Organización y una piedra angular de las operaciones de la OIM. Las Unidades de Operaciones de Movimiento en diversas Oficinas de País de la OIM, coordinadas bajo la División de Reasentamiento y Gestión del Movimiento (RMM) del Departamento de Vías de Movilidad e Inclusión en la Sede de la OIM en Ginebra, son responsables de todos los aspectos del viaje para migrantes y refugiados bajo los auspicios de la OIM, de acuerdo con los diversos acuerdos marco con los gobiernos de reasentamiento y recepción y los socios en todo el espectro de los programas de la Organización.

Bajo la supervisión general del OPS Hub y la supervisión directa del Jefe de Programas, el Asistente Senior de Operaciones (Apoyo en Campo) es responsable de supervisar las actividades de las operaciones de movimiento en el campo, con las siguientes tareas y responsabilidades:

Since the inception of IOM in 1951, Movement Operations have been and continue to be a fundamental pillar of the Organization’s work. The organized movement of persons in need of international migration assistance is a primary mandate of the Organization and a cornerstone of IOM’s operations. Movement Operations Units in various IOM Country Offices, coordinated under the Resettlement and Movement Management (RMM) Division in the Department of Mobility Pathways and Inclusion at IOM’s Geneva Headquarters, are responsible for all aspects of travel for migrants and refugees under IOM’s auspices, in accordance with the various framework agreements with resettlement and receiving Governments and partners across the spectrum of the Organization's programmes.

Under the general supervision of the OPS Hub, and the direct supervision of Head of Programmes, the Senior Operations Assistant (Field Support) is responsible for supervising movement operations activities in the field, with the following duties and responsibilities: 

1. Coordinar un equipo o equipos de hasta un total de ocho miembros del personal que realicen actividades de campo en un área asignada o áreas, tales como un aeropuerto, centro de tránsito, instalaciones de terceros, operación en campamento o suboficina, o en relación con el transporte, incluyendo el apoyo en procesos de desarrollo de personal como la contratación, provisión de capacitación, asignación de tareas y retroalimentación regular sobre el desempeño del personal para garantizar un trabajo de alta calidad y la finalización precisa de las actividades de apoyo en el campo.
2. Coordinar la gestión eficiente y efectiva de los servicios aeroportuarios, incluyendo el cuidado y verificación de la documentación de viaje; asistencia con los trámites aeroportuarios; escoltas para individuos que lleguen o partan; garantizar que las personas con necesidades especiales o equipos reciban el apoyo adecuado; y enviar notificaciones utilizando los sistemas pertinentes. Programar el trabajo diario del personal de Apoyo en el Campo, asegurando la cobertura adecuada para todas las llegadas y salidas de vuelos según las notificaciones de reserva anticipada (ABN) y los movimientos posteriores, y garantizar que el personal cuente con la disponibilidad de energía y tecnología necesaria para completar su trabajo. Manejar cualquier problema urgente que surja y procesar la documentación financiera relevante en coordinación con la dirección de la OIM.
3. Coordinar al personal mientras asisten a las personas en los centros de tránsito o instalaciones de terceros durante su estancia. Coordinar con el Jefe de Programas para mantener un flujo organizado de individuos y su equipaje a través de los procedimientos de llegada y salida en las instalaciones; rastrear la información relevante sobre los datos de vuelos y garantizar que los miembros del equipo estén actualizados sobre los horarios de salida, retrasos y cancelaciones; trabajar con el personal para asegurar que la organización del equipaje y los chequeos médicos se realicen de manera eficiente; bajo la supervisión del Jefe de Programas, crear el horario semanal de turnos y asignar tareas, asegurando que la cobertura sea adecuada para mantener un entorno seguro, limpio y protegido; informar regularmente a la dirección sobre los casos de larga estancia y otros problemas relevantes, aplicando soluciones creativas cuando sea necesario. En coordinación con el Jefe de Programas, manejar la documentación financiera.
4. Coordinar los servicios oportunos y adecuados de comidas, refrigerios y agua para los individuos que se encuentren en los centros de tránsito, instalaciones de terceros o durante el tránsito en aeropuertos y otros lugares, asegurando que los miembros del personal trabajen estrechamente con el proveedor de servicios para garantizar que las comidas sean culturalmente apropiadas y reducir el nivel de desperdicio, manteniendo la calidad de los alimentos al más alto estándar.
5. Coordinar las formalidades previas a la salida, incluyendo, pero no limitado a, asesoramiento, préstamos para viaje, equipaje, artículos prohibidos, etiquetas de equipaje y ropa/calzado. Programar y supervisar las discusiones diarias con los individuos que se encuentren en las instalaciones sobre limpieza, residuos e higiene. Asegurar que todos los carteles y mensajes informativos estén actualizados y ubicados en lugares visibles.
6. Proporcionar supervisión en los centros de tránsito e instalaciones de terceros durante períodos prolongados de hasta 12 horas y durante períodos nocturnos y fines de semana, asegurando que se satisfagan las necesidades de los individuos durante su estancia. Comunicarse de inmediato con los representantes de las instalaciones de terceros y/o la dirección si surge algún problema.
7. Supervisar la coordinación del transporte desde los puntos de consolidación, centros de tránsito e instalaciones de terceros, incluyendo la comunicación con los proveedores de servicios, supervisando al personal mientras aseguran la verificación de identidad, la preparación y organización de los individuos que serán transportados, y la preparación y supervisión de las orientaciones pertinentes. Asegurar que el etiquetado, clasificación y manejo del equipaje se realice de manera adecuada y que el personal organice la escolta de los individuos en el transporte cuando sea necesario. Asegurar que las personas con necesidades especiales reciban los servicios apropiados e informar de cualquier problema a los supervisores de inmediato.
8. Coordinar y/o proporcionar preselección, orientación previa a la salida, apoyo en misiones de selección, apoyo en procesamiento médico, asistencia con permisos de salida y/o servicios de interpretación para los individuos en el aeropuerto, en los centros de tránsito, campamentos, puntos de consolidación, instalaciones de la OIM y de terceros o durante el transporte por aire, tierra o agua.
9. Bajo la supervisión directa del Jefe de Programas, coordinar según sea necesario con otros equipos y unidades de la OIM en Guatemala y con socios externos, como autoridades aeroportuarias y gubernamentales, embajadas relevantes y la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACNUR). Proporcionar retroalimentación regular sobre el trabajo realizado al Jefe de Programas e informar de inmediato a los supervisores sobre cualquier problema que surja.
10. Según sea necesario, y bajo la supervisión directa del Jefe de Programas, asistir en las actividades financieras relacionadas con las operaciones de movimiento, como los pagos de caja chica e informes.
11. Capacitar a los miembros del equipo de Apoyo en el Campo según sea necesario para gestionar de manera eficiente y efectiva su trabajo, realizar controles de calidad y monitorear y guiar a otros miembros del personal de Apoyo en el Campo y las actividades relacionadas.
12. Alertar al Jefe de Programas o a la dirección sobre cualquier incumplimiento de los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) o los códigos de conducta por parte de los miembros del personal de la OIM o socios.
13. Realizar otras tareas que se le asignen.
    1. Coordinate a team or teams of up to a total of eight staff members undertaking field activities in an assigned area or areas, such as at an airport, transit center, third-party facility, camp-based operation or sub-office, or in relation to transportation, including supporting staff development processes such as hiring, providing training, assigning duties and giving feedback to staff members on their performance on a regular basis to ensure high quality work and the accurate completion of field support activities. 
    2. Coordinate the efficient and effective management of airport services, including care and verification of travel documentation; assistance with airport formalities; escorts for arriving and departing individuals; ensuring individuals with special needs or equipment receive appropriate support; and sending notifications using relevant systems. Schedule daily work for Field Support staff, ensuring adequate coverage for all flight arrivals and departures based on advanced booking notifications (ABNs) and onward movements, and ensure staff have adequate power and IT availability to complete their work. Handle all urgent issues as they occur and process relevant financial paperwork in coordination with IOM management. 
    3. Coordinate staff as they assist individuals at transit centers or third-party facilities throughout their stay. Coordinate with Head of Programmes to maintain an organized flow of individuals and their luggage through arrival and departure procedures at the facility; track relevant information regarding flight data and ensure team members are updated on departure times, delays and cancellations; work with staff to ensure luggage and medical checks are organized in an efficient manner; under the supervision of Head of Programmes, create the weekly shift schedule and assign tasks, ensuring coverage is adequate to maintain a safe, secure and clean environment; report regularly to management on long-stayers and other relevant issues, employing creative problem solving as needed to handle problems. In coordination with Head of Programmes handle financial paperwork. 
    4. Under the close supervision of Head of Programmes, liaise as needed with other Teams and Units in IOM Guatemala and with external partners such as airport and government authorities, relevant embassies, and the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR). Provide regular feedback on work being accomplished to the Head of Programmes and keep supervisors immediately informed of any issues that arise.
    5. Coordinate timely and adequate services for meals, snacks and water for individual staying at Transit Centers, third-party facilities or during transit in airports and other locations, ensuring staff members work closely with the service provider to ensure meals are culturally appropriate and to reduce the level of waste while keeping the quality of the food at the highest standard.   
    6. Coordinate pre-departure formalities including but not limited to counselling, travel loans, luggage, prohibited items, bag tags and clothing/shoes. Schedule and supervise daily discussions with individuals staying in facilities on cleanliness, litter and hygiene.  Ensure all posters and informational messages are up-to-date and placed in visible locations. 
    7. Provide oversight at transit centers and third-party facilities for extended periods of up to 12 hours and during overnight periods and weekends, ensuring the needs of individuals are met throughout their stay. Communicate promptly with third-party facility representatives and/or management if issues arise. 
    8. Supervise the coordination of transportation from consolidation points, transit centers and third-party facilities, including liaising with service providers, supervising staff as they ensure the identity verification, readiness and organization of individuals being transported, and preparing and supervising relevant briefings. Ensure baggage sorting, tagging and handling is done appropriately and that staff members arrange for individuals to be escorted on transportation as needed. Ensure persons with special needs are provided with appropriate services and report any issues to supervisors immediately.
    9. Coordinate and/or provide pre-screening, pre-departure orientation and selection mission support, medical processing support, exit permit support and/or interpretation services for individuals at the airport, in transit centers, camps, consolidation points, IOM facilities and third-party facilities or during transport by air, ground or water. 
    10. As needed, and under the close supervision of Head of Programmes, assist with financial activities related to movement operations, such as petty cash payments and reports. 
    11. Train Field Support Team members as needed to efficiently and effectively manage their work, conduct quality assurance, and to monitor and guide other Field Support staff members and activities. 
    12. Alert Head of Programmes or management of any non-compliance to SOPs or codes of conduct by IOM staff members or partners.
    13. Perform such other duties as may be assigned. Educación / Education
        • Diploma de secundaria con cinco años de experiencia relevante; o,
        • Título universitario en Ciencias Sociales, Relaciones Internacionales, Estudios Regionales o un campo relacionado de una institución académica acreditada, con cuatro años de experiencia profesional relevante.
          • High School diploma with five years of relevant experience; or,
          • Bachelor’s degree in Social Science, International Relations, Regional Studies or a related field from an accredited academic institution with four years of relevant professional experience. Las universidades acreditadas son aquellas que figuran en UNESCO World Higher Education Database.  
            Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.   Experiencia / Experience
            • Se valora experiencia previa en Operaciones de Movimiento o transporte.
            • Experiencia laboral en programas que incluyan un componente de operaciones de movimiento, particularmente en programas de reasentamiento, es una ventaja significativa.
            • Experiencia en la supervisión de un equipo.
            • Experiencia en la comunicación con beneficiarios.
              • Prior Movement Operations or transportation experience is a strong advantage.
              • Work experience in programs including movement operations component, particularly in resettlement programs is a strong advantage. 
              • Experience with supervising a team.
              • Experience with communicating with beneficiaries. Habilidades / Skills
                • Dominio de herramientas informáticas/software, con buen conocimiento de Microsoft Office.
                • Habilidades interpersonales y de comunicación sólidas.
                • Atención al detalle y capacidad de organización.
                • Autonomía, orientación a objetivos y capacidad para tomar la iniciativa y trabajar bajo presión con mínima supervisión.
                • Habilidades para la resolución de problemas.
                • Habilidades de liderazgo.
                  • Computer/software literate with good knowledge in Microsoft Office.
                  • Strong interpersonal and communication skills.
                  • Attention to detail and ability to organise.
                  • Self-motivated, objective driven and able to use own initiative and work under pressure with minimum supervision.
                  • Trouble-shooting skills.
                  • Leadership skills.  Idiomas / Languages
                    • Los idiomas oficiales de la OIM son inglés, francés y español, y se requiere que todos los miembros del personal sean fluidos en uno de estos tres idiomas.
                    • IOM’s official languages are English, French, and Spanish, all staff members are required to be fluent in one of the three languages. 

                      DESEABLE / DESIRABLE

                      • Dominio de alguno de los idiomas mayas.
                      • El conocimiento práctico de otro idioma oficial de la ONU (Árabe, Chino, Francés, Ruso y Español) es una ventaja.
                        • Proficiency in any of the Mayan languages.
                        • Working knowledge of another official UN language (Arabic, Chinese, French, Russian, and Spanish) is an advantage.
                           

                          Los idiomas oficiales de la OIM son inglés, francés y español.
                          El dominio de los idiomas requeridos será evaluado específicamente durante el proceso de selección, el cual puede incluir evaluaciones escritas y/o orales.

                          IOM’s official languages are English, French and Spanish. Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.   Required Competencies   IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.   Valores / Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:  
                        • Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
                      • Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera consistente con los principios/reglas y estándares de conducta de la organización.
                    • Profesionalismo: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso para enfrentar los desafíos del día a día.
                  • Coraje: Demuestra voluntad de tomar una posición sobre temas de importancia.
                • Empatía: Muestra compasión por los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas de manera justa.
                • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
              • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
            • Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
          • Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
        • Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated. Competencias Básicas / Core Competencies – behavioural indicators (Level 2)  
        • Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve la colaboración efectiva dentro y entre las unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
    14. Entrega de resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio. Está orientado a la acción y comprometido con el logro de los resultados acordados.
14. Gestionar y compartir conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.

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