Consultoria em Gestão de Arquivo – CSC/CBR
Posto de serviço: Brasil
O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição
Contexto: Fundada em 1959, o Banco Interamericano de Desenvolvimento (\"BID\" ou \"Banco\") é a principal fonte de financiamento para o desenvolvimento econômico, social e institucional na América Latina e no Caribe. Ele fornece empréstimos, doações, garantias, assessoria política e assistência técnica para os setores público e privado de seus países mutuários.
Nos últimos anos a Representação do BID no Brasil vem aumentando a sua carteira de operações. Como consequência disso, nota-se também um aumento em termos de equipe, recursos e atividades. Para atender as demandas de clientes internos e externos com qualidade e eficiência, o Setor de Operações de CBR está em constante busca de profissionais para reestruturar sua equipe e prover serviços de qualidade.
A equipe: No âmbito das funções desempenhadas por Operações e Administração, a Representação no Brasil conta com um volume considerável de informações físicas e eletrônicas que devem ser gerenciadas; e que requer uma classificação e armazenamento corretos, bem como uma constante capacitação dos usuários; portanto, é necessário contratar um profissional para gerenciar as informações internas e externas da Representação.
O que você fará:
i) Gestão de Arquivos
· Gerenciar e manter os arquivos atualizados seguindo as políticas e procedimentos estabelecidos em relação à criação, classificação, proteção, manutenção e recuperação de informações.
· Processar registros não classificados no ezShare.
· Apoiar o fluxo de entrada de correspondência electrônica e física, sua distribuição e saída.
· Implementar o novo sistema de Gestão de Arquivos eletrônicos e físicos, incluindo a classificação de arquivos pendentes e a migração de documentos classificados.
· Melhorar a funcionalidade dos sistemeas do Banco em colaboração com ITE.
· Identificar, selecionar e preparar arquivos qualificados para destruição de acordo com os procedimentos estabelecidos pela Seção de Gerenciamento de Registros do Banco.
· Apoiar o gerenciamento das informações relacionadas aos processos operativos e corporativos propondo soluções e respostas eficientes, observando as políticas e procedimentos estabelecidos internamente e propondo alterações.
- Determinar a necessidade de apoio e espaço adequados para o bom funcionamento dos arquivos.
· Outras atividades que forem atribuídas pela Chefia de Operações e que estão relacionadas à área de sua competência.
ii) Capacitação e Serviços ao Usuário Interno e Externos
· Cuidar da experiência dos usuários internos e externos quanto ao uso de sistemas, processos e ferramentas de gestão da informação.
· Apoiar e treinar usuários na utilização de sistemas de gerenciamento da documentação.
· Entender as demandas dos clientes internos e externos com utilização de metodologias e abordagens modernas.
· Orientar os mutuários e órgãos executores na organização e manutenção da documentação relativa aos projetos, bem como promover a troca de correspondência por meio eletrônico, de acordo com os padrões estabelecidos.
· Coordenar o Centro de Informação ao Público – CIP, atendendo consultas e preparando informações para usuários externos sobre os projetos e atividades do Banco, incluindo a participação em eventos estratégicos que a Alta Administração requer.
· Preparar e enviar o relatório mensal de usuários externos que solicitam informações.
O que você vai precisar:
· Educação: Bacharelado em Arquivologia, Biblioteconomia, Gestão de Arquivos, ou áreas afins. De preferência com Pós-graduação ou especialização em área afim.
· Experiência: Mínimo doist anos de experiência em Gestão de Arquivos, ou a combinação equivalente entre experiencia e formação acadêmica. Desejável experiência em melhoria de processos; conhecimento em User Experience (UX), User Interface (UI), Data Analytics.
· Línguas: Espanhol, nível avançado e fluência no inglês (preferível, mas não essencial).
Habilidades principais:
· Aprender continuamente.
· Colaborar e compartilhar conhecimento.
· Foco nos clients.
· Comunicar e influenciar.
· Inovar e experimentar coisas novas.
Competências gerais e técnicas:
· Conhecimento e experiencia na gestão de conceitos, princípios e práticas de gestão de arquivos e informação tanto eletrônica como física.
· Experiência no uso de sistemas de arquivos eletrônicos, incluindo gestão de mudanças e implementação de novos processos.
· Habilidade para planejar, organizar, executar e informar sobre as tarefas para alcançar metas e resultados nos tempos estabelecidos.
· Capacidade de adaptação a múltiplas demandas, mudanças de prioridades e novas responsabilidades.
· Habilidade para comunicar-se de forma efetiva, fazer apresentações e capacitar a grupos de usuários.
· Domínio de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), conhecimento de SharePoint e Office 365 é preferível. Aptidão para rápida aprendizagem de sistemas de informática
Requisitos:
· Cidadania: Cidadão do Brasil ou um cidadão de um dos nossos 48 países membros com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.