Poste de service : Haiti
Le Groupe BID est une communauté de personnes diverses, polyvalentes et passionnées qui travaillent ensemble pour améliorer la vie en Amérique latine et dans les Caraïbes. Nos employés trouvent un but et font ce qu'ils aiment dans un environnement inclusif, collaboratif, agile et enrichissant.
Description
La Banque Interaméricaine de Développement (BID) désire recruter localement un (e) contractuel (e) occupant la fonction de « Consultant (e) en appui aux secteurs», pour assister ses spécialistes sectoriels dans les domaines de l’Éducation, la Réhabilitation Urbaine, l’Infrastructure, l’Énergie, les Finances, l’Eau et l’Assainissement, la Modernisation de l’État, l’Agriculture, les Ressources Naturelles, l’Environnement, le Développement des micros & petites entreprises, le Secteur Privé.
Ce que vous ferez
A. Gestion de la Correspondance des secteurs.
o Préparation et assignation des correspondances selon les instructions du Spécialiste sectoriel. Utiliser efficacement les systèmes liés au domaine de la correspondance. Préparer sur demande du Spécialiste les tableaux statistiques relatifs à la gestion des projets du secteur.
o Recevoir les correspondances pour le secteur et faire le suivi pour l’assignation avec la réceptionniste et le Spécialiste du secteur. De manière spécifique, il (elle) aura à s’acquitter des tâches suivantes au niveau du courrier :
§ Réception et ventilation du courrier sortant et arrivant ;
§ Ventilation interne du courrier ;
§ Appui à la saisie de rapports techniques, financiers et comptables ;
§ Saisie, des lettres de commande, des marchés, des protocoles, des ordres de mission, lettres, note de service etc. ;
§ Classement hebdomadaire du courrier physique et électronique ;
B. Appui aux Opérations
o Donner l’appui dans la supervision des projets y compris les visites des agences d’exécution et faire le suivi des actions en attente d’accomplissement.
o Effectuer la traduction de tous les documents (anglais et/ou espagnol) qui doivent être transmis aux autorités compétentes en français pour un maximum de cinq (5) pages.
o Préparer la documentation complète de la demande de préparation de contrats, et les imputer sur notre système et faire le suivi administratif.
C. Autres tâches administratives
o En étroite collaboration avec l’Administration, fournir un appui logistique au personnel international et leurs dépendants ainsi que les contractuels dans le cadre de leurs missions en Haïti.
o Appuyer les équipes pour les missions de supervision des projets sur le terrain.
o Assurer l’organisation et la réalisation des évènements organisés par le secteur.
o Accomplir toutes autres tâches demandées par le superviseur immédiat et transversal.
Ce dont vous aurez besoin
- Éducation: Diplôme (Bac+3) en Secrétariat, Administration, Gestion ou domaines connexes. Expérience académique et/ pratique solide en secrétariat et/ou administration.
- Compétences de Base et Techniques : Maîtrise d’Excel et de Word. Très bonne connaissance des autres programmes de Microsoft office. Expérience dans la gestion des bases de données. Capacité de travailler en équipe, de planifier, de s’organiser et d’exécuter les tâches assignées. Avoir un sens de l’initiative selon les exigences de l’emploi. Pouvoir travailler en milieu multiculturel. L’expérience avec les organismes internationaux et les systèmes de la BID ou des institutions similaires serait appréciée.
- Expérience: Au moins 2 ans d’expérience en secrétariat ou administration dans le secteur public et /ou privé à partir de financement local ou international.
- Langues : Bonne maitrise du Français tant à l’oral qu’à l’écrit et connaissances avancées de l’anglais et/ou de l’espagnol.
Compétences fondamentales
- Apprendre en permanence
- Se concentrer et comprendre le besoin des clients internes et externes
- Communiquer, influencer et bonne capacité à travailler en équipe
- Analyser des données quantitatives, d’organisation et de programmation
- Innover, créer et essayer de nouvelles choses
- Compétence en résolution des problèmes et contrôle des risques
- Capable de servir des demandes multiples, changement de priorités
- Partager ses connaissances et expertises pour améliorer l’efficacité de l’organisation et de l’équipe.
Conditions d’emploi