Background - Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), es la agencia de la ONU especializada en materia de desarrollo, está presente en más de 170 países y territorios al rededor del mundo. Promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para que encuentren soluciones innovadoras ante desafíos para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y mantener los avances del desarrollo.
Las áreas de acción de la Oficina de País del PNUD en Paraguay abarcan temas de gobernanza, desarrollo inclusivo, medio ambiente y desarrollo sostenible que se trabajan en estrecha cooperación con las partes interesadas en todos los niveles, así como con diferentes donantes para avanzar en el Plan Nacional de Desarrollo del Paraguay, en línea con el Programa País del PNUD 2025-2029.
A través de este compromiso, la misión del PNUD es contribuir con el crecimiento sostenible mediante el fortalecimiento de las instituciones democráticas y representativas del país, la superación de las inequidades sociales y el respeto al ambiente en el marco del Desarrollo Humano.
El PNUD también apoya la implementación de proyectos que promuevan la sostenibilidad ambiental y la generación de medios de vida sostenibles/ inclusión económica con énfasis en las personas en situación de vulnerabilidad con el fin de apoyar el crecimiento de la productividad y el desarrollo inclusivo.
En el marco del panorama descrito, se requiere la contratación de un/a profesional que brinde asistencia administrativa y operativa en la implementación de proyecto(s) para articular y canalizar internamente los procesos necesarios para la la obtención de los resultados esperados.
Duties and Responsibilities - Alcance del Trabajo
a. Gestiones administrativas de apoyo al PNUD o a proyectos, realizando las siguientes tareas:
• Proveer apoyo administrativo y financiero al Proyecto, incluyendo los procesos de inventario.
• Apoyo en la gestión de pagos a proveedores y consultores contratados por el PNUD/proyecto.
• Proveer información para la elaboración de Planes Operativos Anuales (POA), Planes de Adquisiciones (PA), Informes administrativos, financieros y técnicos.
• Recibir, distribuir, archivar y custodiar los documentos del archivo central de documentos utilizando los sistemas informáticos y el sistema Global de Archivo del PNUD/proyecto.
• Apoyo en la gestión y coordinación de traslados del personal del PNUD/proyecto y contrapartes.
b. Gestiones de apoyo de Adquisiciones del PNUD/proyecto, realizando las siguientes tareas:
• Soporte en la implementación y administración de procesos de Adquisiciones del proyecto.
• Soporte en la emisión de Órdenes de Compra y contratos y su respectivo archivo.
• Participar y apoyar activamente en los comités de evaluación de los procesos de adquisiciones asi como gestionar los casos para revisión ante los Comités de Adquisiciones mediante la plataforma corporativas.
c. Apoyar en cualquier otra actividad que sea designada por sus supervisores.
Acuerdo Institucional
El/la Auxiliar/Asistente Administrativo/a estará bajo la supervisión directa de la persona encargada de la coordinación del proyecto.
Competencies
Competencias básicas
Lograr Resultados: NIVEL 1 - Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.
Pensamiento Innovador: NIVEL 1 -Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras .
Aprendizaje Continuo: NIVEL 1 - Tiene la mente abierta y es curioso, comparte sus conocimientos, aprende de los errores, pide opiniones.
Adaptación con Agilidad: NIVEL 1 -Se adapta a los cambios, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible .
Actuar con Determinación: NIVEL 1 - Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo.
Compromiso y Colaboración: NIVEL 1- Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
Permitir Diversidad e inclusión: NIVEL 1- Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, se enfrenta a la discriminación.
Competencias transversales y técnicas
Business Management - Comunicación: Capacidad para comunicarse de forma clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación. de comunicación en función de la audiencia.
Capacidad para gestionar la comunicación interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados.
Business Management-Satisfacción del Cliente: Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Aportar información para el desarrollo de estrategia de servicio al cliente. Buscar cómo añadir valor más allá de las peticiones inmediatas de los clientes
Capacidad para anticiparse a las próximas necesidades y preocupaciones de los clientes.
Business Management - Gestión de Proyectos: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar los recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos.
Business Management - Gestión de Recursos: Capacidad para asignar y utilizar los recursos de forma estratégica o táctica de acuerdo con los principios de responsabilidad e integridad.
Business Management - Monitoreo: Capacidad para proporcionar información periódica sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y las reales y el rendimiento y los resultados del programa.
Gestión de Alianzas - Gestión de Relaciones: Capacidad para interactuar con una amplia gama de públicos y socios privados, construir, mantener y/o fortalecer las relaciones de trabajo, la confianza y el entendimiento mutuo.
Required Skills and Experience/Calificaciones y experiencia requeridas
Education- Educación mínima requerida:
• Estudios secundarios concluidos es requerido
• O bien, estudios universitarios concluidos en las carreras de Administración de Empresas, Finanzas, Contabilidad u otras carreras afines, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
Experience- Años mínimos de Experiencia laboral relevante:
• Mínimo 4 años (con estudios de secundaria) o 1 año (con grado de Licenciatura) de experiencia laboral en Administración de Empresas, Ciencias Contables, Economía o afines a estos términos de referencia;
• Experiencia específica en procesos administrativos, de mínimo 2 años.
Habilidades requeridas: Habilidades informáticas:
• Buen manejo de herramientas informáticas tales como: Word, Excel, Power Point, Correo electrónico Outlook y sus funcionalidades, etc.
Habilidades y competencias deseables adicionales a las cubiertas en la sección de competencias
Habilidades y competencias técnicas deseables:
• Experiencia laboral en el área administrativa de proyectos;
• Experiencia en la elaboración de informes administrativos y/o financieros;
• Conocimiento de sistemas administrativos/ financieros (como el sistema Quantum), será considerado un valor agregado.
• Experiencia de trabajo con organismos internacionales será considerado un valor agregado;
Otras habilidades, conocimientos y competencias de interés:
• Demostrar interés en el trabajo de Naciones Unidas y en particular del PNUD, así como también compromiso con los valores, misión y visión de la Organización.
• Habilidad para comunicarse verbal y escrita, de manera clara y concisa con personas de diferentes niveles.
• Habilidad para trabajo en equipo.
• Familiarización con la perspectiva de género en sus ámbitos de desempeño.
Idiomas requeridos (a nivel laboral):
• Fluidez en el idioma español, es requerido.
• Conocimiento del idioma inglés, altamente deseable.
Certificados profesionales:
Se valorarán cursos o certificados relacionados al área, incluyendo administración, gestión de proyectos, finanzas, etc.
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Scam alert
UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.
La diversidad, la equidad y la inclusión son principios fundamentales en el PNUD: valoramos la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas donde operamos, fomentamos la inclusión como una forma de garantizar que todo el personal esté capacitado para contribuir a nuestra misión y garantizamos la equidad y justicia en todas nuestras acciones. Adoptar un enfoque de “no dejar a nadie atrás” en nuestros esfuerzos por la diversidad significa aumentar la representación de las poblaciones desatendidas.
Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas que se identifiquen como pertenecientes a poblaciones marginadas o excluidas. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras inspiring stories.
El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos los/as candidatos/as seleccionados/as se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.