Background
Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents
Description du bureau/ de l'unité/du projet
La République Islamique de Mauritanie est souvent présentée comme une « oasis de stabilité » dans une région du Sahel troublée, et a démontré de grandes capacités de résilience. Ses particularités historiques et socioculturelles distinguent le pays de nombreuses comparaisons régionales. Elle a également adopté un ambitieux programme transformateur de développement, de droits de l’homme et de gouvernance ancré dans les ODD.
Le Gouvernement mauritanien a obtenu l’éligibilité du pays aux financements du Fonds des Nations Unies pour la Consolidation de la Paix (PBF) sur la période 2020-2024. La programmation PBF dans le cadre de la période d’éligibilité 2020-2024 constitue partie intégrante de la réponse du Gouvernement pour adresser les causes profondes aux conflits et à la fragilité du pays dans le domaine de la paix. Avec l’appui du Secrétariat du Fonds pour a Consolidation de la Paix, effectif depuis 2021 sous le leadership de la Coordonnatrice Résidente, treize projets dont deux transfrontaliers (Mali-Mauritanie et Mauritanie-Sénégal) ont été mis en œuvre par onze agences bénéficiaires pour un total investi de 22.2 millions de dollars (16% mis en œuvre par 35 ONG) et neuf millions de portefeuille actif.
Le Secrétariat du PBF, en étroite collaboration avec le ministère de l’Économie et du Développement Durable, a soutenu la mise en place et le bon fonctionnement des mécanismes de gouvernance et de suivi et d'évaluation de ces projets, à travers le Comité de Pilotage et son Groupe de travail technique.
Au mois d’octobre 2023, une délégation composée de S.E. Mme Elizabeth Spehar, Secrétaire générale adjointe chargée de l'appui à la consolidation de la paix, des représentants des Etats membres du Fonds et des membres du Groupe Consultatif de PBSO, s’est rendue dans les régions du Hodh Chargui et le Guidimakha pour visiter les investissements du PBF en Mauritanie. Cette-ci a permis un échange entre autres avec les responsables nationaux et la population sur les impacts et les résultats en termes de consolidation de la paix.
En termes de programmation, 2024 sera une année de consolidation et capitalisation, qui focalisera sur les thématiques identifiées avec la programmation 2023, avec un accès sur les questions climat, paix et sécurité et l’appui au processus électoral qui culminera avec les élections présidentielles de 2024. Les projets PBF sont mis en œuvre dans un environnement complexe et le Gestionnaire de Portefeuille jouera un rôle essentiel dans la supervision stratégique des activités et l’appui aux agences et ONG récipiendaires.
2024 est également une étape importante pour le PBF puisque l’évaluation du portefeuille sera lancée début 2024 pour documenter l’impact et les leçons apprises afin de démarrer rapidement le processus de rééligibilité (y compris la mise à jour de l’analyse du conflit, la cartographie de la consolidation de la paix et la priorisation pour un nouveau cycle potentiel de l’appui du PBF à la Mauritanie 2025-2030).
Dans ce cadre le Secrétariat du Fonds de Consolidation de la Paix (SPBF) recrute un(e) Associé(e) à l’Administration pour son équipe. Il/elle jouera un rôle essentiel dans la gestion administrative efficace des activités.
Principales tâches et responsabilités
L’Associé(e) à l’Administration du Secrétariat aura pour mission principale de veiller à la gestion administrative transparente et efficiente en soutien à la réalisation du plan de travail du Secrétariat PBF.
Il / Elle travaillera sous la supervision directe du/de la Gestionnaire de Portefeuille du Secrétariat PBF, et travaillera en étroite collaboration avec le Bureau de la Coordonnatrice Résidente (BCR) et spécialement avec l’Assistante Exécutive du Bureau de la Coordonnatrice Résidente des Nations Unies, avec qui il / elle partagera toute information requise et apportera son appui pour des taches ponctuelles. Le Bureau d’appui au Fonds pour la consolidation de la paix (PBSO) participera dans le processus de recrutement et d’évaluation de performance du personnel professionnel du Secrétariat PBF.
L’Associé(e) à l’administration aura pour taches :
1.Gestion financière
Assister dans l’élaboration du budget, du plan de travail annuel et des budgets des activités du projet ; Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans Quantum, en collaboration avec le PNUD, préparer les réquisitions et demandes de paiement ; Se charger des transactions financières relatives à la gestion du projet ; Assister l’équipe du projet en Mauritanie et au niveau régional dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel et à la mise en œuvre des activités du projet ; Entreprendre les révisions budgétaires, vérifier la disponibilité des fonds, s'assurer que les approbations nécessaires sont obtenues et saisies dans le système budgétaire informatisé ; Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement ; Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem des consultants et des experts, règlement des factures des fournisseurs et autre ; Elaborer les plans annuels d’achat et en faire le suivi ; Suivre les dossiers d’acquisition des biens et des services ; Contribuer à l’élaboration des rapports de planification budgétaire et les rapports financiers annuels du projet ; Maintenir et classer les fichiers et dossiers relatifs aux documents administratifs et comptables du projet de manière confidentielle ; Assurer l´archivage des documents administratifs et comptables du projet ; Remplir toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique2.Gestion administrative
Préparer et rédiger les correspondances relatives aux affaires courantes et assurer leur transmission à leurs destinataires ; Rédiger des correspondances au nom du projet et de s’assurer qu’elles aient été dûment approuvées et signées par le superviseur immédiat avant leur expédition auprès des partenaires ; Rédiger les rapports des réunions de coordination et de l’équipe organisées hebdomadairement et mensuellement au sein du projet et se rassurer que les comptes rendus soient envoyés à tous les participants ; Assurer l’archivage et le classement des dossiers et des documents de travail, y compris électroniques ; Enregistrer, numériser, archiver les documents reçus et expédiés, la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports et tout document du projet (narratif et financier) conformément aux procédures opérationnelles normalisées du PNUD sur papier et support électronique (Share Drive) pour faciliter l’accès, leur référence et la confidentialité ; En étroite collaboration avec les collègues, mettre à jour les listes de contacts des partenaires tels que ONG Nationales et Internationales, organismes de la société civile, Agences des Nations Unies, ambassades, bailleurs entre autres ; Appuyer les collègues de l’équipe du projet dans les aspects administratifs liés à la mise en œuvre du projet (réunions de coordination, ateliers, visites conjointes, formations et/ou retraites entre autres) ; cela peut comprendre les réservations de voyages et d’hôtels, salles de conférence et réunion, préparation d’autorisations de voyage et autorisations de sécurité.3.Gestion logistique
Gérer le système de contrôle des stocks de fournitures, consommables et biens du projet ; S’assurer que tout le matériel, les outils et fournitures à utiliser soient fournis pour le bon fonctionnement du bureau ; Assurer la bonne gestion et la maintenance de tout le matériel mis à la disposition du staff du Secrétariat PBF ; S’assurer que tous les besoins exprimés de l’unité soient transmis au Gestionnaire de Portefeuille ou aux autres services indiqués et réalisés dans les plus brefs délais ; Assurer l’approvisionnement en fournitures et autres équipements de l’unité ou du staff ayant exprimés le besoin en s’assurant que toutes les livraisons sont bien effectuées dans les meilleurs délais ; Être le point focal pour différentes demandes du projet : Réceptionner, centraliser et compiler les demandes d’approvisionnement (réquisitions) émanant de l’Unité avant de les transmettre à la logistique pour traitement/ exécution ; Assister dans le suivi du plan d’acquisition des équipements et tenue de l’inventaire ; Suivre l’utilisation des véhicules et dotation en carburant ; Assister dans l’organisation des ateliers et de toutes les réunions initiées par le projet ; Assister dans la préparation des missions officielles à l´intérieur et à l´extérieur du pays ; S’assurer que les missions internes et externes soient bien organisées et assistées en collaboration avec les collègues des Finances, voyages et d’autres assistants administratifs du terrain (réservation d’hôtel, ticket, réunions sur terrain et déplacement sur terrain par véhicule)4.Gestion administrative du Personnel
Gestion des rapports mensuels de congés du personnel du Secrétariat PBF Préparer et s’assurer du processus administratif de tous les documents requis pour les congés et missions de l’équipe, les analystes en suivi-évaluations sur terrain et les missions des visiteurs en mission suivant les règlements et procédures des Nations Unies ; Fournir des conseils et une assistance à l’équipe pour des questions relatives à l’administration ; Servir de point focal dans le système pour les tâches en matière d’Administration et Ressources Humaines Pouvoir lire et comprendre des documents et instructions en anglais et aider les partenaires à comprendre des documents et instructions rédigés en anglaisLe/la titulaire du poste exécutera d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Compétences
CORE
Core competencies
Atteindre des résultats
NIVEAU 2 : Capacité à mettre en œuvre des solutions à grande échelle, simplifier les processus, tout en assurant un équilibre entre rapidité et précision dans l’exécution des tâches.
Penser de manière innovante
NIVEAU 2 : Proposer des idées nouvelles, rester ouvert à de nouvelles approches et démontrer une réflexion intégrée et systémique.
Apprendre en continu
NIVEAU 2 : Disposition à sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir activement leur développement
S’adapter avec agilité
NIVEAU 2 : Adapter les processus et approches aux nouvelles situations et impliquer activement les parties prenantes dans le processus de changement.
Agir avec détermination
NIVEAU 2 : Capacité à persévérer dans des environnements exigeants tout en gérant plusieurs sources de pression simultanément.
Collaborer et établir des partenariats
NIVEAU 2 : Jouer le rôle de facilitateur et d’intégrateur, rassembler les parties prenantes, et bâtir ou maintenir des coalitions et des partenariats solides.
Favoriser la diversité et l’inclusion
NIVEAU 2 : Capacité à faciliter des échanges pour surmonter les divergences et intégrer la diversité dans les processus décisionnels.
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.
Cross-Functional & Technical competencies
Thematic Area
Name
Definition
Business Management
Satisfaction client et gestion des clients
Répondre rapidement et efficacement avec un fort sens de l’urgence, en fournissant des solutions cohérentes et des résultats de qualité adaptés aux besoins réels des clients.
Contribuer à l’élaboration de stratégies de service client.
Identifier des opportunités d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
Anticiper les besoins futurs des clients et leurs préoccupations.
Business Management
Gestion des opérations