The Position:
L’Assistant aux opérations fournit des services d'appui aux Programmes et aux Opérations du sous- bureau de la Région de Tillabéry, en contribuant à l’élaboration et la mise en œuvre des interventions et en assurant avec célérité et dans le respect des règles et procédures établies, la mise en place des budgets, les transactions financières et en contribuant à la redevabilité du Bureau en matière de gestion administrative, financière et d’audit.
Comment vous pouvez faire la différence :
L’UNFPA est l’agence directrice de l’ONU pour la réalisation d’un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger, et le potentiel de chaque jeune est accompli. Le nouveau plan stratégique de l'UNFPA (2023-2027) met l'accent sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits de planification familiale ; et mettre fin aux violences basés sur le genre et aux autres pratiques néfastes.
Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel de bonne éthique et de principes, qui incarnent les normes et standards internationaux, et qui les défendront avec courage et conviction.
UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin de personnel transparent, exceptionnel dans la gestion des ressources qui leur sont confiées et qui s'engagent à atteindre l'excellence dans les résultats de programme.
Objectifs du Poste :
Sous la supervision générale du Représentant et la supervision directe du Coordonnateur du sous - bureau , l’associé aux opérations (e) i) apporte l’appui technique requis dans l’élaboration et le suivi budgétaire ,ii) effectue les transactions financières dans la mise en œuvre du programme, iii) réalise des activités de gestion administrative du sous - bureau, iv)assure la compilation des informations financières pour le reporting sur l’exécution financière , v) assure le partage des informations et des connaissances sur la gestion financière ,vi) , assemble la documentation, suit la préparation des audits au niveau des partenaires de mise œuvre (IPs), et assure la conservation des rapports et autres documents relatifs à la mise en œuvre des recommandations qui en sont issues
Vous serez responsable de :
Gestion budgétaire :Assure la gestion budgétaire
Apporter l’appui technique et participer à la planification et à la révision des budgets des projets/PTAs, à leur enregistrement dans la plateforme de gestion mis en place ; Effectuer les recherches dans l’identification des fonds non utilisés et les dépassements de budgets en collaboration avec les assistants de programmes et aviser le coordonnateur du sous - bureau, l’IOM et le Spécialiste Operations Support/KM/ITTransactions financières et reporting financier :
Effectue les transactions financières et le reporting sur l’exécution financière
Vérifier la conformité et la complétude des pièces justificatives des demandes d’avances présentées par les partenaires par rapport aux Plans de Travail Annuels ; Effectuer avec célérité les paiements dans la mise en œuvre du programme dans le respect des règles et procédures applicables ; Effectuer des paiements de salaires, indemnités/frais de mission et demandes de remboursements ; Assurer la compilation des données relatives aux rapports financiers en collectant à partir du système les informations financières relatives aux différents fonds concernés en collaboration avec les assistants de programme ; Contribuer à l’élaboration des rapports périodiques sur l’exécution financière du programme ainsi que les rapports aux donateurs ; Tenir à jour les archives et la documentation du programme relatives aux accords signés, les rapports d’étapes, les rapports financiers et techniques etc. et faciliter l’accès à l’information aux utilisateurs ; Gestion administrative :Assure la gestion administrative
Rédiger /transmettre des courriers officiels au bureau pays et aux partenaires ; Assurer la prise de notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus de réunions ; Participer, en cas de besoin, à des missions de suivi des activités du Programme sur le terrain ; Assurer la préparation des ateliers et autres rencontres relatives aux activités du sous bureau ; Centraliser et classer tous les documents afférents aux missions dans un classeur conçu à cet effet ; Tenir à jour des archives du sous – bureau et les dossiers de référence sur des sujets divers, classement régulier et systématique de tous les documents et optimisation de l’accès aux informations des classeurs et fichiers électroniques ; Gérer les processus d’acquisition et de délivrance /réception des biens et services ; Assurer la gestion des biens durables du sous - bureau conformément aux règles et procédures instituées ; Partage de connaissances et formationContribue au partage des connaissances et à la formation
Réaliser la formation/coaching des gestionnaires de projets incluant le personnel des IPs sur la plateforme de gestion financière ; Apporter l’éclairage requis au staff sur les politiques, règles et procédures financières ; Assister les fonctionnaires, experts et consultants internationaux et locaux sur tous les aspects liés aux indemnités, salaires, remboursements de frais de voyage et autres questions financières ; Contribuer aux réseaux des bonnes pratiques et de partage des connaissances.Gestion audit et clôture des comptes/projets
Assure la clôture des comptes et le suivi des audits
Encadrer et fournir l’appui technique requis dans la préparation des audits au niveau des IPs ; Suivre la mise en œuvre des recommandations d’audits au niveau du bureau et des IPs ; Appuyer la recherche documentaire pour les clôtures opérationnelle et financière des projets. Effectuer toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses compétences.Qualifications and Experience:
Formation :
Diplôme universitaire : au moins bac+3 en gestion de projets, comptabilité, finance, audit.Education:
Diplôme universitaire : au moins bac+3 en gestion de projets, comptabilité, finance, audit.Expérience professionnelle :
Au moins six (6) ans d’expérience en matière de gestion de projets, gestion administrative, financière et comptable des projets ; Une expérience dans les Agences du système des Nations Unies ou dans les autres Organisations Internationales serait un atout ; Une bonne maîtrise de l’utilisation de l’outil informatique (applications courantes des logiciels de bureau : tableurs, traitement de texte, présentation, logiciels de gestion financière basée sur le web, etc.)Languages:
Avoir une parfaite maîtrise du Français (oral et écrit) et une bonne connaissance de l'Anglais (oral et écrit).Compétences Requises :
Valeurs :
Etre un modèle d’intégrité Faire preuve d’engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies ; Être ouvert à la diversité culturelle Être ouvert aux changementsCompétences de Base :
Sait travailler en équipe Partage et communique l’information, les idées et les connaissances Possède une efficacité opérationnelle Aptitude à produire des résultats de qualité dans les délais et parfois sous pression.Compétences Fonctionnelles :
Met l’accent sur le résultat pour le client, gère bien les conflits et réagit positivement aux feedbacks (leadership, conflict management et self-management) Démontre et applique une connaissance technique et professionnelle du poste Démontre un sens élevé de la redevabilitéRémunération et Avantages Sociaux
Ce poste offre un ensemble de rémunération attrayant, comprenant un salaire net compétitif, des congés annuels, une assurance maladie et d'autres avantages, selon le cas.
UNFPA Work Environment:
UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here to learn more.
Avertissement
L'UNFPA n’exige pas de frais de candidature, de traitement de dossier, de formation, d'entretien, d'examen ou d'autres frais en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les annonces, lettres ou offres frauduleuses peuvent être rapportées à la hotline de fraude de l'UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm.