Assistant(e) de gestion, Point focal du CFM

DEADLINE FOR APPLICATIONS26 March 2025-23:59-GMT+03:00 East Africa Time (Djibouti)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

  Sous la supervision directe du chef de programme pour l'assistance de gestion et du chef de RAM pour CFM, le/la candidat(e) doit produire un travail organisé et précis tout en effectuant des tâches spécifiques de soutien à l'entreprise. En outre, en tant qu'opérateur CFM, le candidat sera responsable de la gestion des canaux de retour d'information, de la saisie des données dans Sugar-CRM et de la coordination avec les équipes internes afin d'assurer un traitement rapide et efficace du retour d'information de la communauté.

  Assistance de gestion:

  1. Recueillir des informations en suivant des instructions claires afin de faciliter la rédaction de documents et la préparation de rapports par d'autres membres du personnel.
  2. Répondre aux demandes de renseignements et, le cas échéant, les transmettre à un échelon supérieur, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
  3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières de routine dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources.
  4. Fournir des services de révision et de relecture pour les documents standard, afin de contribuer à l'élaboration d'une documentation précise.
  5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des dossiers standard, afin de garantir que les informations sont exactes et facilement disponibles pour la fonction.
  6. Identifier les divergences simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et les signaler au personnel d'encadrement afin d'aider les clients à effectuer leur travail.
  7. Assumer la responsabilité de l'intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d'informations exactes dans les systèmes de l'entreprise.
  8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux entreprises à des collègues moins expérimentés afin de garantir que les services sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
  9. Travailler avec diverses personnes, en tenant compte du retour d'information le cas échéant, afin de contribuer à la fourniture de services d'assistance au personnel.

  Community Feedback Mechanism (CFM):

  1. Centraliser les plaintes dans la plateforme SUGAR-CRM, en veillant à ce que toutes les données soient complètes et correctement archivées pour un suivi efficace.
  2. Diriger chaque plainte vers le responsable de l'activité concernée pour une réponse rapide, et assurer un suivi régulier avec les équipes pour éviter les retards. Donner la priorité aux plaintes critiques afin d'accélérer la résolution des problèmes majeurs.
  3. Organiser des campagnes de communication (affiches, roll-up, etc.) pour encourager la participation de la communauté au CFM. Expliquer clairement comment soumettre des plaintes utiles et constructives.
  4. Analyser les plaintes recueillies afin d'identifier les problèmes récurrents ou les tendances. Préparer des rapports clairs contenant des statistiques clés, des exemples concrets et des recommandations d'amélioration. Partager ces rapports avec le comité du CFM afin d'orienter la prise de décision stratégique.

  QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD ET EXPÉRIENCE:

  Education: Avoir terminé l'enseignement secondaire.

  Experience: Quatre années ou plus d'expérience professionnelle progressivement responsable dans le domaine des activités connexes, avec une expérience du travail administratif général.

  Language: Maîtrise de la communication orale et écrite en français (niveau C) et en anglais (niveau B).

  WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

  📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

  ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

  WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

  Click here to access WFP Leadership Framework

  REASONABLE ACCOMMODATION

  WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact: global.inclusion@wfp.org

  NO FEE DISCLAIMER

  The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

  REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

  • We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

  • Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

  • Please make sure you upload your professional CV in the English language

  • Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

  • Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

  • Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

  • Only shortlisted candidates will be notified

    All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

    
    No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.