Mission and objectivesCréé en réponse à une crise alimentaire mondiale, le fonds mondial de transformation de l'agriculture, des économies rurales et des systèmes alimentaires ou FIDA est un organisme spécialisé des Nations Unies et une institution financière internationale qui lutte contre la faim et la pauvreté en milieu rural. Depuis 1977, les projets appuyés par le FIDA ont bénéficié à des centaines de millions de personnes dans le monde.
ContextLa stratégie du FIDA à Madagascar, qui s’appuie sur son Programme d'options stratégiques (COSOP) pour 2022-2026, vise à transformer les zones rurales, les systèmes alimentaires et la sécurité nutritionnelle des populations rurales vulnérables, tout en renforçant leur résilience aux chocs climatiques : (1) en améliorant la productivité des exploitations familiales et des micro-entreprises rurales et leur résilience face aux changements climatiques ; (2) en renforçant les chaînes de valeur agricoles et en facilitant, tout en rendant plus inclusif, l'accès à des financements pour les producteurs et organisations rurales ciblés. Sous l'autorité et la supervision directe du Représentant/Directeur Pays du FIDA. L’Assistant (e) Administratif(ve) fournit un appui de services administratifs au Bureau local du FIDA. L’Assistant (e) Administratif (ve) travaillera en étroite collaboration avec le Bureau Régional Afrique de l’Est et Australe de Nairobi, le Département de gestion de Programme au Siège du FIDA et le personnel du Bureau pays pour assurer une prestation de services cohérente.
Task DescriptionSommaire des principales fonctions : • Fournir un appui administratif et logistique • Fournir un appui au contrôle des actifs/biens du bureau a. Fournir un appui administratif et logistique, en se focalisant sur l'atteinte des résultats suivants : - Traiter les appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant/sortant - Gérer les voyages et préparation des documents y afférents (autorisation de voyage, réservation d’hôtels, établissement des contrats des consultants et suivi jusqu’au paiement, etc.) ; - Fournir un appui à la gestion de l’Agenda du Représentant et à la coordination de la participation de l’Equipe Pays aux réunions internes et externes ; - Donner un appui aux membres du personnel et leurs dépendants dans le traitement des demandes d’accréditation, de visa, et autres documents conformément aux exigences des Nations Unies et le gouvernement hôte ; - Donner un appui administratif pour l’organisation des réunions, conférences, ateliers, retraites, etc. - Donner appui sur la Coordination avec les prestataires locaux : hôtels, transports, traiteurs, sécurité, etc. - Procéder à l’élaboration des correspondances de routine, Bons de commandes jusqu’au paiement ; - Rassembler et faire le suivi des dépenses du bureau ; - Collecter les informations relatives aux différentes enquêtes pour les Indemnités journalières de subsistance, agences de voyage, et autres enquêtes administratives ; - Préparer de simples correspondances : donner appui sur la rédaction et la mise en forme des courriers, notes verbales ou des correspondances diplomatiques officielles, mémorandum, procès-verbaux, rapports, conformément aux procédures de l’Organisation ; - Donner appui à l’organisation des réunions, la préparation de l’ordre du jour si nécessaire, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus ; - Maintenir les divers fichiers du bureau ; - Vérifier les carnets de bord et préparation de divers rapports sur les plans de maintenance des véhicules ; - Mettre à jour des documents dans le système du FIDA. b. Fournir un appui au contrôle des biens et à l’entretien des bureaux en se focalisant sur la réalisation des résultats suivants : - Collecter les informations sur la gestion des actifs et, tenir à jour les dossiers et les fichiers y afférents. - Maintenir à jour les fichiers et dossiers relatifs à l'entretien des bureaux.
Competencies and valuesCompétences organisationnelles - Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'Organisation ; - Favoriser la vision, la mission, et les buts stratégiques du bureau local de l’Organisation ; - Favoriser l’approche orientée vers le client ; - Établir de bonnes relations avec les partenaires et produire des réponses rapides et adéquates ; - Démontrer la rigueur dans le travail. Contribuer efficacement au travail d’équipe et un esprit d’initiative développé pour atteindre les objectifs communs. - Communiquer efficacement et entretenir des relations de travail efficace. - Gérer efficacement son temps, l’information et es ressources Compétences fonctionnelles - Connaissance et expérience d’utilisation des outils bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels utilisés par le FIDA tels que SharePoint. Connaissance d’un système d’information intégré serait un atout - Connaissance des politiques et procédures administratives des Nations-Unies serait un atout. - Aptitude à organiser, planifier, habiliter à prioriser et anticiper ; - Capacité à traiter patiemment les visiteurs et avec tact ; - Aptitude à travailler avec des personnes de différentes nationalités et multiculturelles ;
Living conditions and remarksLe lieu d’affectation est Antananarivo, la capitale où, le coût de la vie est moyen. De nombreuses écoles sont disponibles et la communication est de plus en plus facile. Il est aisé d’obtenir un téléphone avec une connexion internet (les connexions sont parfois lentes). Il est également facile de trouver un bon logement pour une personne seule ou une famille et les prix sont bas. Lien pour calculer les allocation et avantages : https//app.unv.org.calculator Lien pour consulter les conditions de service des Volontaires des Nations Unies : https://app.unv.org/explore