Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos (Gestión Documental) (solo candidatos/as internos/as de UNOPS)

Background Information - Job-specific
UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

En apoyo a los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y a la Agenda de Desarrollo Post-2015, UNOPS (Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos), brinda servicios técnicos en las áreas de Infraestructura, adquisiciones, planificación, gestión y desarrollo de capacidades en salud.

En Honduras, UNOPS a través de los años ha venido apoyando la implementación de proyectos y, a partir de 2014, ha tenido un mayor acercamiento con socios a los cuales ha proporcionado servicios de asesoría, asistencia técnica en procesos de adquisiciones y ha facilitado servicios de adquisición de productos farmacéuticos, equipamientos en insumos médicos, software y hardware para instituciones públicas, y asistencia técnica en proyectos de infraestructuras y asociaciones público-privadas. Como parte de la asistencia técnica que brinda a sus asociados se incluye la gestión de proyectos en las diferentes áreas, contando en su portafolio con proyectos en las áreas mencionadas

El Hospital Escuela, ubicado en Tegucigalpa, Honduras, es uno de los principales hospitales públicos del país y un centro de referencia nacional para la atención médica, la formación de profesionales de la salud y la investigación. Actualmente esta institución enfrenta una serie de dificultades significativas que impactan la eficiencia y la calidad de la atención médica que se brinda a los pacientes.

El propósito del proyecto es apoyar a la Secretaría de Salud de Honduras (SESAL) en:

• Mejorar la calidad de la atención a la salud de la población hondureña

• Reducir las barreras en la atención sanitaria

• Promover la equidad de género

• Fomentar la inclusión social

• Garantizar una vida sana y el bienestar

• Desarrollar infraestructuras resilientes y seguras.

  El proyecto se diseñará e implementará con un énfasis en la transferencia y desarrollo de capacidades internas de la SESAL. Se incorporaron principios de equidad de género, inclusión social y sostenibilidad, asegurando un impacto significativo en múltiples áreas de desarrollo sostenible.
  

  Functional Responsibilities

  En este contexto el/la Asociado/a de Apoyo a la Gestión de Proyectos (Gestión Documental) deberá apoyar al Asociado Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos y al equipo en las operaciones del área de infraestructuras y adquisiciones de bienes en los aspectos de organización de documentos, apoyo administrativo, arreglos de viaje, investigación y recopilación de información y colaboración con las áreas de operaciones (finanzas, recursos humanos y adquisiciones). Se espera que él / ella contribuya a alcanzar y superar el desempeño de la organización y sus objetivos de servicio.

  Debe proporcionar conocimientos técnicos y trabajar bajo la supervisión directa del/a Asociado/a Senior de Apoyo a la Gestión de Proyectos.

  Sus principales responsabilidades serán:

  • Organiza las citas para el equipo de proyecto, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.

  • Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.

  • Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.

  • Utiliza un paquete de procesamiento de textos para producir una gran variedad de documentos e informes grandes y complejos.

  • Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.

  • Utiliza herramientas de gestión documental para la trazabilidad y archivo de los mismos siguiendo los procedimientos de UNOPS.

  • Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).

  • Realizar tareas administrativas relacionadas con la gestión de contratos, incluyendo la preparación de documentos, el seguimiento de plazos, gestiona los procesos de pago, monitorea las garantías de cumplimiento y sus vencimientos, gestiona las enmiendas contractuales de aplicación de plazo, si aplica..

  • Asistir en la preparación de informes y presentaciones, incluyendo la recopilación de datos y la elaboración de tablas y gráficos. Administra y actualiza bases de datos para listas de correo y otra información; Y mantiene archivos electrónicos y de papel.

  • Gestionar la base de datos del proyecto, incluyendo la actualización de información y la generación de informes.

  • Apoyar al equipo de proyecto en el seguimiento de la ejecución de los contratos de obras, supervisión y de equipamiento médico, certificaciones de pago, variaciones, etc. en cumplimiento con los requisitos contractuales.

    📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

    ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

  • Asistir en la sistematización de las lecciones aprendidas utilizando la plantilla de informes

    **Para conocer mas sobre las responsabilidades del puesto revisar el TDR adjunto en la publicación de esta vacante**
    
    Education/Experience/Language requirements
    Cualificaciones y Experiencia
  • Educación

  • Finalización de estudios de escuela secundaria es requerido.

• Título a nivel universitario de primer nivel (equivalente a Bachelor 's Degree o licenciatura) preferiblemente en Administración de empresas, finanzas, contabilidad, inteligencia de negocios o un campo relacionado, será valorado y puede sustituir alguno de los años de experiencia .
  

• Experiencia laboral

• Se requiere de 02 a 06 años de experiencia relevante (dependiendo de las credenciales académicas) en una o más de las siguientes áreas Administración y/o Gestión documental , preferiblemente en un entorno de desarrollo o humanitario.

Manejo de las herramientas de office (word, excel, power point) y/o Google Workspaces es requerido

Se valorará:

Conocimiento de las políticas y procedimientos de UNOPS (deseable).

Experiencia en el uso de sistemas de gestión de proyectos (deseable).

Experiencia trabajando en entornos multiculturales y diversos.

Dominio del español es requerido

Conocimiento del idioma inglés a nivel intermedio es deseable.
Por favor adjuntar en su aplicación su hoja de vida y carta motivacional. Si bien su currículum vitae muestra sus habilidades, experiencia y formación, también nos gustaría conocer más sobre sus intereses y motivaciones. Por eso, le invitamos a subir una carta de motivación junto a su solicitud para el puesto. Recuerde compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer cuales son sus vivencias, pensamientos y reflexiones sobre los valores de Naciones Unidas: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.

Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto: Marco de Valores y Comportamientos de UN

Competencies ES
Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito. Contract type, level and duration

1. Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual

2. Contrato Regular Mensual: Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el período de duración del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.

3. Nivel de Contrato: LICA 6 candidatos/as locales ( esta vacante solo esta abierta para candidatos/as internos/as de UNOPS)
***Este puesto está abierto solo para candidatos/as internos/as de UNOPS, sin embargo, en caso de no recibir suficientes solicitudes de candidatos/as internos/as, se aceptarán las solicitudes de candidatos externos.***

** Se considera candidato/a interno/a a personas que tienen un contrato regular mensual vigente con UNOPS, o que han laborado en UNOPS bajo un contrato regular mensual y su fecha de salida no supera los 18 meses**
4. Duty Station: Tegucigalpa, Francisco Morazán - Honduras (Family Duty Station)

5. Duración del Contrato: Indefinido, sujeto a buen desempeño, disponibilidad de fondos y duración del proyecto. Aclaramos que, por políticas organizacionales, se considera indefinido cualquier contrato superior a tres (3) meses.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales.

Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.

Entorno de Trabajo:

No se aceptarán candidaturas no solicitadas.

No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.

Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación. Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.

Términos y condiciones

Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

Las personas titulares de contratos de modalidad ‌retainer‌ deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para la organización y su duración aproximada es de cuatro horas. Es posible que durante el período de vigencia de su contrato deba realizar cursos de actualización o nuevos cursos obligatorios. Tenga en cuenta que no recibirá ninguna compensación por la realización de estos cursos. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.

Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.