Vacante n°: 6831 Unidad: - Organización: International Union for Conservation of Nature (IUCN) Ubicación: Oficina de País Guatemala, Guatemala City, Guatemala Reporta a: Oficial Financiero Administrativo Porcentaje de Trabajo: 100% Grado: A3 Fecha Esperada de Inicio: 1 de junio de 2024 Tipo de Contrato: Indefinido Fecha de Cierre: 9 de mayo de 2024 INTRODUCCIÓN La UICN, Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza y los Recursos Naturales, ayuda al mundo a encontrar soluciones pragmáticas para nuestros desafíos más urgentes en materia de ambiente y desarrollo.
La labor de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, asegurando una gobernanza efectiva y equitativa de su uso, y desplegando soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, dirige proyectos de campo alrededor del mundo, y reúne a gobiernos, ONGs, las Naciones Unidas y empresas, para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.
La UICN es la organización ambiental más antigua y grande del mundo, con más de 1,200 miembros de gobiernos y ONGs, y alrededor de 11,000 voluntarios expertos en unos 160 países. La labor de la UICN es apoyada por un equipo de más de 1,000 personas en 45 oficinas y cientos de afiliados en sectores públicos y privados y ONGs alrededor del mundo.
La UICN en Guatemala cuenta con una oficina Nacional, donde se implementan y ejecutan Programas, y/o proyectos en coordinación con los miembros y organizaciones gubernamentales como: Ministerio Ambiente y Recursos Naturales MARN, Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación MAGA, Consejo Nacional de Áreas protegidas CONAP y el Instituto Nacional de Bosques INAB, así como otras dependencias del gobierno, ONG que tienen relación con los recursos Naturales, entre otras.
Esta oficina implementa el Proyecto “Fortalecimiento de la resiliencia de los medios de vida ante el cambio climático en las cuencas altas del Altiplano de Guatemala”, el cual tiene como objetivo reducir los impactos del cambio climático en el ciclo hidrológico en cuencas hidrográficas del Altiplano de Guatemala, mediante el escalamiento de acciones de adaptación basada en ecosistemas EbA. Esto contribuirá a mejorar la recarga y producción de agua, así como la resiliencia al cambio climático por parte de la población y de los ecosistemas. Los presentes términos de referencia son para la contratación del(a) Asistente Financiera(a) de dicho Proyecto. DESCRIPCIÓN DE CARGO Bajo la supervisión del Oficial Financiero y Administrativo de UICN en Guatemala, el/la Asistente de Procurement es responsable de apoyar en el monitoreo, orientación y control del cumplimiento de las políticas de UICN y el manual operativo del proyecto, particularmente aquellas relacionadas con la contratación de bienes y servicios y control de activos del Proyecto Fortalecimiento de la resiliencia de los medios de vida ante el cambio climático en las cuencas altas del Altiplano de Guatemala.
Así mismo, deberá apoyar y brindar orientación en temas de Procurement a las organizaciones implementadoras que reciben fondos del proyecto en forma de grants, de acuerdo con las regulaciones de la UICN y de acuerdo al Manual operativo del Proyecto.
La posición está localizada físicamente en la Oficina de la Ciudad de Guatemala, en la zona 14.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS:
A. Compras y Contrataciones:
1. Revisar y verificar los procesos llevados a cabo para la adquisición de bienes, servicios, consultorías, Grants, entre otros, servicios de consultoría y obras, (Validación y Sign-Off) siguiendo las normas y procedimientos establecidos en el Manual Operativo del Proyecto y en seguimiento de las Políticas de la UICN.
2. Llevar a cabo procesos de adquisición de bienes, validando con el líne manger que el proceso se realizó conforme al Manual Operativo del Proyecto y políticas de UICN.
3. Revisar y garantizar el uso adecuado de los formatos para adquisiciones establecidos para el Proyecto, para los procesos relacionados a Contratos de Consultorías, Órdenes de Compra, Adendas que son procesadas para aprobación y firma, entre otros.
4. Identificar y apoyar en la gestión, aquellos casos que requieren tramitarse por excepción ante la Oficina Regional y la Sede.
5. Atención y resolución de consultas, en temas relacionados a adquisiciones y contrataciones de procesos menores a los CHF 25,000.
6. Fungir como punto focal para la distribución, atención de consultas y recepción de propuestas, ofertas y cotizaciones para procesos de adjudicación para todas las modalidades de adquisición (Bienes, Servicios, Consultoría, y otros) y dirigir las ofertas a los miembros del Panel Evaluador que se haya designado a cada proceso.
7. Asistir en la actualización de procesos y requisitos de Procurement en el Manual Operativo del Proyecto, de acuerdo con las cambios y actualizaciones de la Oficina Regional, la Sede y requerimientos especiales del donante, así como brindar las capacitaciones al Personal y Socios Implementadores cuando sea requerido.
B. Archivos y Estadísticas
1. Llevar el control los Sign-Off, contratos de bienes, servicios, grants y demás documentación de respaldo, de los trámites debidamente aprobados para brindar la información requerida a auditorías internas y externas.
2. Mantener permanentemente registrada toda la información relacionada con los Acuerdos con el Donante y Contratos con Socios Implementadores, Grants, incluyendo archivos apropiados y actualizados.
3. Brindar la información solicitada en los procesos de auditoría externa relacionada a todos los procesos de adquisición.
C. Control de Activos:
1. Mantener actualizado el control general de activos adquiridos por proyecto, incluyendo vehículos.
2. Realizar al menos dos veces al año la revisión del inventario en función del control físico y electrónico, y actualizar las Tarjetas de Responsabilidad de cada funcionario por Proyecto.
3. Realizar y gestionar firmas de actas de donación de bienes y/o servicios para contrapartes Gubernamentales, Socios y otras asociaciones.
D. Manuales y Guías:
1. Distribuir y capacitar sobre las políticas y documentos requeridos para el trámite de adquisiciones de bienes, servicios, consultorías y grants al personal y contrapartes.
E. Otros:
1. Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato, que esté relacionado a las funciones del puesto.
REQUERIMIENTOS • Licenciatura en Administración de Empresas; ingeniería Industrial; Abogado y Notario y Contadores Públicos y Auditores.
• Al menos 3 años de experiencia en posiciones de adquisiciones y manejo administrativo.
• De preferencia, experiencia demostrada en manejo de proyectos de la cooperación internacional.
• Nivel intermedio de lectura, escritura y conversación en inglés.
• Habilidad para trabajar bajo presión.
• Conocimiento de herramienta Smartsheet u otro medio electrónico de administración de proyectos se considerará una ventaja.
• Competente en el uso de aplicaciones de correo electrónico, Internet y MS Office (MS Word / Excel / PowerPoint, etc.).
• Capacidad para entender, aplicar y transmitir las normas y pautas de los manuales operativos y de procedimientos.
• Demostrar excelentes habilidades interpersonales, incluida la capacidad de trabajar en un entorno multicultural y establecer relaciones de trabajo efectivas tanto dentro como fuera de la organización.
• Persona proactiva, responsable y entusiasta.
• Capacidad comprobada para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
• Capacidad para manejar situaciones complejas y proporcionar soluciones.
• Residente Guatemalteco. POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del \"Sistema de gestión de recursos humanos\" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón \"Apply\".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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