Asistente Administrativo y financiero

Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del RMO, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas todos los procesos administrativos financieros de la Misión

1. Apoyar en la gestión de recursos financieros mediante el seguimiento y control de activos, reservas, fondos, suministros, etc. de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIM; 

2. Apoyar a preparar la presentación y las revisiones del presupuesto anual, incluida la estimación del costo del personal, así como el alquiler y los servicios públicos, el equipo y los suministros de oficina, la impresión y otros contratos, servicios o gastos de funcionamiento, para incluirlos en el presupuesto;

 3. Encargado(a) de extraer e ingresar datos de diversas fuentes en sistemas financieros o contables; 

4. Proporcionar orientación en asuntos relacionados con la contabilidad, el presupuesto y las finanzas; 

5. Participar en la preparación de la nómina mediante la ejecución de controles de validez de los resultados de la nómina mensual; 2 

6. Realizar revisiones de todo tipo de pagos desde compras hasta solicitudes de pago verificando que estén debidamente autorizados y todos los documentos de respaldo que se adjuntan;

 7. Realizar verificaciones de reclamos contra la documentación para asegurar que las compras / servicios estén debidamente autorizados y que los bienes hayan sido recibidos o los servicios prestados;

 8. Colaborar en la preparación de informes presupuestarios, contables, financieros, estadísticos y otros informes según sea necesario;

 9. Brindar asistencia a todos los servicios del personal, como viajes, reclamaciones de gastos, recuperación de documentos, etc.; 

10. Asegurar el cumplimiento adecuado y sistemático de todos los pagos contabilizados y otros documentos contables de acuerdo con las normas establecidas; 

11. Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago. 

12. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales. 

13. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM. 

14. Responsable de la Caja Chica de la oficina; y,

 15. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de gestión de Recursos

Education

• Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas, o carreras afines, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración. • Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa.   Experience
  • Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project). 
  •  Conocimiento en SAP una ventaja • Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería. 
  •  Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja. 
  •  Experiencia de trabajo con gobiernos locales y líderes comunitarios, iglesias, contrapartes nacionales, así como con Organizaciones No Gubernamentales. 3 
  •  Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja. 
  •  Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas. 
  •  Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
  •  Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja Skills
    • Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project). Languages
      • Español IOM’s official languages are English, French and Spanish. Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.   Required Competencies   IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.   Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
      • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
    • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
  • Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.