Vacante n°: 7242 Unidad: - Organización: International Union for Conservation of Nature (IUCN) Ubicación: Oficina de País Honduras, Tegucigalpa, Honduras Reporta a: Oficial Financiera - Administrativa de País - Honduras Porcentaje de Trabajo: 100% Grado: A3 Fecha Esperada de Inicio: 21 de abril de 2025 Tipo de Contrato: Indefinido Fecha de Cierre: 7 de abril de 2025 INTRODUCCIÓN La Oficina Regional para México, América Central y el Caribe de la Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza (UICN-ORMACC), a través de su Oficina de País en Honduras, cuenta con un portafolio de proyectos innovador que requiere de una asistencia administrativa para su debida implementación, requiriéndose un oficial para seguimiento de ejecución directa y de supervisión de subvenciones para por La Cooperación de Canadá en Honduras, “IMPROVING COASTAL COMMUNITIES CONSERVATION AND SUSTAINABLE MANAGEMENT OF BIODIVERSITY RESOURCES IN HONDURAS”.
Este proyecto es estratégicamente relevante para el área del programa Océano y Personas y además está diseñado para incorporar las SbN, y la contribución a cuatro objetivos y 18 de las 23 metas del Marco Mundial de Biodiversidad de Kunming-Montreal (KMGBF). Se busca contribuir a un mayor desarrollo y ordenamiento de la planificación marina-costera conducente a una mayor conservación de la biodiversidad con visión de comunidades locales /indígenas; integrando la mejora de los marcos institucionales para los incentivos de conservación marina y costera con el fin de mejorar la resiliencia y los medios de vida. DESCRIPCIÓN DE CARGO La posición de Asistente Administrativo(a), tendrá como principal responsabilidad apoyar aspectos financieros y administrativos de la Oficina de proyecto y de apoyo a los demás proyectos en ejecución.
El/La Asistente Administrativo (a), deberá trabajar de manera coordinada con el personal técnico, administrativo y financiero de país. Se encargará de todos los aspectos de la administración, control de gastos y logística de reuniones y talleres, así como las adquisiciones y asistencias operativas.
La posición de Asistente Administrativo (a), tiene como responsabilidad realizar gestiones, revisiones, trámites y registros administrativos del proyecto.
1. Gestión Administrativa
• Manejar las comunicaciones telefónicas y electrónicas.
• Preparar informes dentro de su área de competencia.
• Apoyar en los procesos de auditoría de los Proyectos cuando sea requerido.
• Realizar trabajos de recolección de datos, digitación y edición de textos, correspondencia, formularios administrativos y afines, utilizando herramientas informáticas como Word, Excel y PowerPoint y demás sistemas administrativos de la UICN.
• Mantener actualizado el control administrativo de las acciones a implementarse del proyecto en Smartsheet.
• Apoyar con la organización, tramitología y liquidación de viajes al personal y consultores de acuerdo con procedimientos de UICN y del donante.
• Preparar todas las solicitudes de acción administrativa (contrataciones, adquisiciones, viajes, certificaciones, pagos, etc.) y asegurar que cumplan con los procedimientos de UICN y del donante.
• Apoyar a la Oficial de Finanzas del proyecto y a la Oficial Financiera de País, al Coordinador del Proyecto e instancias superiores en otros asuntos que le fueran encomendados.
2. Gestiones y Apoyos Financieros y Contables
• Apoyar al/la oficial financiero del proyecto en la elaboración de los reportes, pagos y traslado de fondos a organizaciones.
• Gestionar la documentación de pagos, verificando que los documentos de respaldo estén completos.
• Manejo de caja chica.
• Apoyar la gestión de exoneraciones fiscales de los proyectos en ejecución en el país.
• Tramitar solicitudes de pagos y desembolsos de contratos, convenios y cartas de entendimiento de acuerdo con las condiciones del documento firmado.
3. Logística
• Organizar, dar soporte logístico y administrativo para el diseño e implementación de actividades de fortalecimiento de capacidades, reuniones, talleres, intercambios, encuentros.
• Coordinar los servicios de transporte y mensajería de la oficina.
• Actuar como el punto focal con las agencias de alquiler de vehículos.
4. Archivo y Documentación
• Mantener permanentemente registrada y resguardada la información y los archivos físicos y digitales de la oficina de país.
• Redactar, registrar y llevar el control físico y electrónico de documentos requeridos para cada proceso de adquisición de un bien o servicio.
• Apoyar la provisión de información pertinente y oportuna para la planificación y monitoreo de las actividades del proyecto.
5. Gestión de Compras y Contrataciones
• Desarrollar todos los procesos de contratación de servicios y/o firmas, así como de adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas y procedimientos de la UICN y el donante.
• Asegurar la calidad de los TDR de adquisiciones de bienes y servicios y otras normas técnico/administrativas en estrecha coordinación con el coordinador de proyecto, bajo la supervisión del Oficial Financiero del Proyecto y el Oficial Financiero-Administrativo de país.
• Gestionar cotizaciones de bienes y servicios, revisar el perfil de los proveedores, elaborar cuadros comparativos en el caso que aplique, solicitar facturas y otra documentación necesaria para realizar los pagos correspondientes.
• Realizar el respectivo proceso para las compras.
• Elaborar informe de compras, con la debida documentación de soporte.
6. Control de Inventarios
• Llevar el control de los activos de los proyectos bajo su responsabilidad.
• Llevar el control de inventario y suministros del proyecto en la oficina del Caribe.
• Realizar inventarios y actualización de toma física de inventarios de activos de la oficina asignada.
Tenga en cuenta: Los presentes términos de referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.
REQUERIMIENTOS • Profesional graduado de las carreras de Finanzas, contaduría pública, administración de empresas y/o carreras afines.
• Profesional con 5 años de experiencia laboral general y al menos 2 años de experiencia en organizaciones sin fines de lucro y en puestos similares al propuesto. Se valorará positivamente experiencias en manejo de proyectos financiados por fuentes de cooperación internacional.
• Amplio manejo de herramientas y plataformas contables, especialmente en sistemas como NAV, SAP, o cualquier software de gestión financiera utilizado en la organización.
• Experiencia en el uso de paquetes contables/financieros.
• Excelente conocimiento y manejo de paquetes informáticos, particularmente de Excel. (sistemas administrativos en línea, Office, y otras plataformas de gestión de información).
• Habilidades de planificación, coordinación y gestión del tiempo.
• Capacidad de relacionamiento formal e interpersonal con organizaciones, redes, gobiernos (nacionales y locales) e instancias regionales en un entorno multicultural.
• Conocimiento del idioma inglés a nivel intermedio.
• Capacidad para redactar informes.
• Disponibilidad para viajar por la región y al interior del país, según sea necesario.
• Poseer buenas relaciones interpersonales.
• Persona proactiva, responsable, organizada, propositiva y entusiasta.
• Compromiso con la organización.
• Aptitud para trabajo en equipos interdisciplinarios y en contextos multiculturales. POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del \"Sistema de gestión de recursos humanos\" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón \"Apply\".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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