Vacante n°: 7252 Unidad: - Organización: International Union for Conservation of Nature (IUCN) Ubicación: Oficina Regional para México, América Central y el Caribe, San José, Costa Rica Reporta a: Regional Manager Finance and Corporate Services (F&CS) Porcentaje de Trabajo: 100% Grado: A3 Fecha Esperada de Inicio: 2 de mayo de 2025 Tipo de Contrato: Indefinido Fecha de Cierre: 11 de abril de 2025 INTRODUCCIÓN UICN es una unión de miembros compuesta principalmente por organizaciones gubernamentales y de la sociedad civil que aprovecha la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1,400 organizaciones miembros y el aporte de más de 18,000 expertos a nivel global.
UICN es la autoridad mundial sobre el estado del mundo natural y las medidas necesarias para salvaguardarlo. La Secretaría de la UICN tiene oficinas ubicadas en todo el mundo y su sede está ubicada en Gland, Suiza. A nivel de Latinoamérica destaca la Oficina Regional para México, América Central y el Caribe (UICN-ORMACC) basada en San José, Costa Rica.
Trabajando con diversos socios y organizaciones, ORMACC lleva a cabo una amplia y diversa cartera de proyectos en la región. Combinando avances científicos y prácticas de conservación con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, estos proyectos trabajan para revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar de las personas. DESCRIPCIÓN DE CARGO Bajo la supervisión de la Gerencia Regional de Finanzas y Servicios Corporativos de ORMACC, y en estrecha coordinación con el/la Oficial de Enlace de la Dirección Regional y la Oficial de Constituyentes y Relaciones Institucionales, la Asistencia Ejecutiva proporcionará apoyo administrativo a la Oficina de la Dirección Regional (DR) en las gestiones logísticas y de atención operativa para apoyar sus funciones directivas y atención de eventos en la región.
El rol requiere una persona proactiva, dinámica, organizada y diligente, con iniciativa para anticiparse a las necesidades de la Dirección y Oficina, coordinando múltiples tareas simultáneamente y apoyando en tareas esenciales de: gestión de viajes, contrataciones, adquisiciones, logística de reuniones/eventos y manejo de documentación. La Asistencia Ejecutiva deberá manejar información sensible y confidencial, además de demostrar los más altos niveles de integridad y discreción.
Esta asistencia trabajará en estrecha coordinación con el Oficial de Enlace, quien estará a cargo de las tareas estratégicas, coordinación técnica y manejo de agenda de la Dirección Regional; así como también coordinar con el equipo gerencial de la Oficina Regional cuando así se requiera.
Su posición estará localizada en San José, Costa Rica. Debiendo garantizar la fluidez y control de los trámites y aprobaciones administrativas en coordinación con otras oficinas o proyectos en la región.
Funciones por desempeñar:
La Asistencia Ejecutiva es responsable de garantizar el buen desempeño de la Dirección Regional en cumplimiento de los procesos y políticas de la UICN bajo las siguientes funciones:
1. Proporcionar orientación y apoyo administrativo a la DR, estableciendo prioridades de trabajo en coordinación con el/la Oficial de Enlace y garantizando el cumplimiento de los plazos;
2. Validar la agenda diaria de DR tanto virtual como presencial
3. organizar la logística de las reuniones internas y externas convocadas por la Dirección Regional o la/el Oficial de Enlace, garantizando la atención presencial de ser requerida, preparación de material y cualquier hospitalidad que se requiera;
3. Garantizar el máximo nivel de discreción, juicio y diplomacia al proporcionar el apoyo ejecutivo, gestionando un flujo de trabajo de forma eficiente y organizada;
4. Redactar cartas y memorandos para su aprobación final y firma por la Directora Regional
5 Revisa y registra toda la correspondencia entrante y las rutas para la acción/asesoramiento a otros miembros del personal de la UICN, según sea necesario; mantiene un sistema de seguimiento para garantizar la trazabilidad de la correspondencia.
6. Es responsable de los preparativos de viaje de DR, antes y después del mismo: trámite de autorización de viaje, gestión de transporte, visado, alojamiento, itinerario, libro de instrucciones, dietas, rendiciones y reclamaciones de gastos; acorde a la Política de Viajes de UICN y anexos regionales;
7. Preparar facturas, solicitudes de pago y reclamaciones de gastos para el centro de costos de la DR y gestiona la caja chica de apoyo al equipo gerencial;
8. Mantener los archivos de DR actualizados tanto a nivel físico como digital para las gestiones administrativas de solicitud y rendición;
9. Apoyar la organización y realización de actividades (talleres, eventos etc.) y sus trámites de ser necesarios (movilización de participantes, pagos de viáticos, coordinación con distintos proveedores), incluyendo mecanismos de crédito para gestión de pagos;
10. Realizar el respectivo proceso administrativo para las adquisiciones y contrataciones de consultores u otros servicios (p.e. apoyo en la elaboración y revisión de Términos de Referencia para la adquisición de un bien o contratación de un servicio);
11. Elaborar informes de compras, con la debida documentación de soporte;
12. Garantizar el uso adecuado y la debida actualización de los Sistemas de Control interno administrativo en Smartsheet;
13. Apoyar los procesos de auditoría de la Oficina Regional cuando sea requerido;
14. Mantener actualizados los archivos electrónicos que documenten los distintos procesos para las Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios llevados a cabo.
Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que los miembros del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta. REQUERIMIENTOS • Título universitario en Administración de Empresas, Finanzas o carreras afines.
• 5 años de experiencia en roles similares.
• Conocimientos y Habilidades:
-Nivel intermedio de inglés, tanto escrito como hablado.
• Habilidades en la revisión y redacción de documentos.
• Atención a los detalles y habilidades organizativas.
• Habilidades de comunicación efectiva y trabajo en equipo.
• Competencias:
Capacidad para trabajar de manera autónoma y en equipo.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
• Capacidad para redactar, sistematizar acuerdos y conclusiones.
• Poseer buenas relaciones interpersonales.
• Persona proactiva, responsable, organizada, propositiva y con iniciativa.
• Aptitud para trabajo en equipos interdisciplinarios.
• Capacidad de planificación, priorización, gestión del tiempo y ejecución de tareas.
• Manejo de herramientas de cómputo (sistemas administrativos en línea, Office, y otras plataformas de gestión de información como Smartsheet, NAV).
• Residir en San José, Costa Rica.
• Nacionalidad costarricense o contar con permisos migratorios necesarios para laborar en el país. POSTULACIONES
Para postular a una posición a través del \"Sistema de gestión de recursos humanos\" de la UICN, seleccione el anuncio de vacante correspondiente y presione el botón \"Apply\".
Se requiere que todos los/las candidatos/as creen una cuenta en el sistema y provean información sobre su perfil profesional. No se aceptarán candidaturas enviadas después de la fecha de cierre especificada en el anuncio. Las candidaturas serán recibidas hasta las 24h00 en Suiza (GMT +1h o GMT +2h durante el periodo de verano / DST). Favor notar que sólo los candidatos seleccionados serán contactados para las entrevistas.
Puede encontrar otras oportunidades de trabajo en el sitio web de la UICN: https://www.iucn.org/involved/jobs/
Acerca de la UICN
La UICN es una Unión de Miembros compuesta por Estados soberanos, agencias gubernamentales y organizaciones de la sociedad civil. La UICN pone a disposición de las entidades públicas, privadas y no gubernamentales, los conocimientos y las herramientas que posibilitan, de manera integral, el progreso humano, el desarrollo económico y la conservación de la naturaleza.
Creada en 1948, la UICN se ha convertido en la red ambiental más grande y diversa del mundo. La UICN cuenta con la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1400 organizaciones Miembro y los aportes de alrededor de 16 000 expertos. La UICN es uno de los principales proveedores de datos, evaluaciones y análisis sobre conservación. Su extensa y diversa membresía hacen de la UICN una incubadora y un repositorio confiable de las mejores prácticas y herramientas de conservación, así como de las directrices y estándares internacionales.
La UICN proporciona un espacio neutral en el que actores diversos, incluyendo gobiernos, ONGs, científicos, empresas, comunidades locales, grupos indígenas, organizaciones religiosas y otros pueden trabajar juntos para crear e implementar soluciones a los retos ambientales y lograr un desarrollo sostenible.
La UICN trabaja con diversos socios y simpatizantes para llevar a la práctica un amplio y diverso portafolio de proyectos de conservación en todo el mundo. Estos proyectos, que combinan los últimos avances científicos con los conocimientos tradicionales de las comunidades locales, procuran detener y revertir la pérdida de hábitats, restaurar los ecosistemas y mejorar el bienestar humano.
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