L' Organisation

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante (organisme caritatif/à but non lucratif/de bienfaisance - sélectionnez le terme approprié pour votre public clé) qui fait la promotion des droits des enfants et de l’égalité des filles.

Nous sommes convaincus du pouvoir et du potentiel de chaque enfant. Mais cela est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

En collaborant avec les enfants, les jeunes, nos défenseurs et nos partenaires, nous essayons d’obtenir un monde juste, en abordant les causes des obstacles que les filles et tous les enfants vulnérables doivent surmonter.

Nous soutenons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Et nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir aux crises et à l’adversité. Grâce à notre portée, notre expérience et nos connaissances, nous favorisons les changements dans la pratique et la politique au niveau local, national et global.

Depuis plus de 85 ans, nous bâtissons de puissants partenariats pour les enfants et nous sommes actifs dans plus de 75 pays.

Travaillant dans 50 pays à revenu faible ou intermédiaire en Afrique, en Asie et en Amérique, Plan International vise à atteindre autant d’enfant que possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalises avec des programmes de haute qualité qui offrent des avantages durables en augmentant leurs revenus, en travaillant en partenariat avec d’autres et fonctionnant efficacement.

Nos 21 organisations donatrices à travers le monde sensibilisent et fournissent le financement et expertise pour nos programmes.

Plan International est installée en République Centrafricaine (RCA) depuis 2014 et œuvrant pour l’amélioration du bien-être des enfants. La protection et la promotion du droit des enfants constituent la priorité de l’organisation car l’enfant est au Cœur de tout ce que nous entreprenons. Dans le cadre de la réalisation des programmes de son cadre stratégique, l’organisation bénéficie de l’appui financier de ses partenaires pour mettre en œuvre un certain nombre de projets.

Pour la réalisation de son programme, plan International Centrafrique, par le présent avis, lance un appel d’offre pour le recrutement d’un (01) Archiviste pour le département Finance de la coordination.

DIMENSIONS DU POSTE

Sous la supervision du Chef comptable, le titulaire du poste sera chargé de :

• Scanner et d’archiver toutes les pièces comptables du projet GNO dans le Serveur et le disque dur des Finances.
• Classer toutes les pièces comptables et financières du projet GNO dans les boites à archive par date et par numéro de document.
• Mettre à la disposition du chef comptable, du Country Finance Manager, du Contrôleur Interne, des auditeurs et bailleurs, les documents physiques et à leur demande durant toute la période de la prestation.

  RESULTATS FINAUX CLES DU POSTE ET RESPONSABILITES TYPIQUES

  1. Scanne et archivage des pièces comptables
     • S’assurer que toutes les liasses de paiement sont complètes et correctes avant le scanne et classement sur le serveur et disque dur des finances,
     • Effectuer la révision des liasses comptables des documents du support tout en s’assurant de l’existence de la décharge du/des bénéficiaire/s avant de valider les enregistrements sur le server et disque dur des finances et informer le chef comptable de toutes anomalies ou irrégularités relevées,
     • S’assurer que la structure de l’archivage électronique est unique et continue pour le serveur et disque dur des Finances,
     • S’assurer que les dossiers scannés sont enregistrés par projet Exp. : (CAF100224, CAF100237), par date par et leur bon numéro de voucher,
     • S’assurer que chaque voucher et pages des pièces comptables contient tous les justificatifs et par conséquent ont été annuler avec le cachet PAYE, la date, le numéro du CHEQUE/OV/RECU et le numéro du voucher avant le scanne et classement sur le serveur et disque dur des finances.
       1. Classer toutes les pièces comptables et financières par projet.
          • S’assurer que toutes les pièces comptables et financières r non encore scannées sont conservées dans une boite archive de transit avant le scanne,
          • S’assurer que toutes les liasses de paiement sont complètes et correctes et procéder à la régularisation des manquements avant d’accepter le dossier dans la boite archive de transit,
          • Réceptionner et vérifier tous les dossiers de GNO en provenance des bureaux de l’intérieur du pays pendant toute la période de la prestation,
          • S’assurer que toutes les liasses de paiement reçues des bureaux de l’intérieur sont complètes et correctes. Signaler/mentionner tous les cas d’irrégularités au Chef Comptable avant de signer le document d’envoie (Waybill) dans un délai de 24h au plus tard à l’expéditeur.
          • S’assurer que le document d’envoie (waybill) soit renvoyer à l’expéditeur par mail en mettant le chef comptable en copie pour information et suivi dans un délai de 72h après la réception des dossiers,
          • S’assurer que toutes les liasses de paiement reçu des bureaux de l’intérieur portent la mention SC (scanne) sur le voucher et signaler au cas contraire.
          • Classer et ranger les différents dossiers de GNO en provenance des sous bureaux dans leurs boites archives respectives dans un délais de 72h au plus tard.
          • Classer toutes les autres pièces comptables et financières à la demande de chef comptable selon les recommandations de Plan International.
          • Veiller au respect de bon fonctionnement du système d’archivage de l’organisation en étroite collaboration avec l’archiviste et proposer des solutions d’amélioration.
            1. Mettre à la disposition du chef comptable, du CFM, du CI des auditeurs et bailleurs, les documents physiques et scanne à leur demande durant toute la période de la prestation.
               • Mettre à la disposition aussitôt que possible, les documents physiques et scannés (si nécessaire) dans un délai de 5 minutes qui suive la demande.
               • Tenir un registre de suivi de traçabilité pour tous les documents comptables emprunter à l’archive pendant toutes la période de prestation pour des besoins de contrôle ou vérification.
               • S’assurer que tous les documents physiques sortis pendant toute la période de la prestation durant les différentes missions d’audits et contrôles sont ramenés à leur place respective aussitôt à la fin de la mission.

                 AUTRES RESPONSABILITES

                 • Le titulaire du poste doit comprendre les procédures financières en matière de constitution de dossier
                 • Le titulaire du poste doit travailler en étroite collaboration avec les différentes équipes du bureau afin d’assurer la qualité des informations financières produites et partagées.
                 • Faire toute autre tâche qui lui sera confiée par la hiérarchie, en lien avec le travail demandé.

                   QUALIFICATION, COMPETENCES ET COMPORTEMENTS REQUIS POUR REALISER LES OBJECTIFS DU POSTE

                   Qualification

                   • Bac + 2 dans le domaine de la comptabilité, gestion, ou de l'administration

                   • Expérience professionnelle : Non applicable

                   Compétences

                   Une bonne maitrise des outils informatiques

                   Comportements

                   • Savoir Communiquer clairement
                   • Être Flexible et prêt à apprendre
                   • Être respectueux
                   • Fait preuve d'honnêteté et de transparence
                   • Avoir un esprit d’équipe
                   • Savoir travailler sous pression

                     NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS

                     Le niveau de contact avec les enfants est très faible

                     En tant qu’organisation internationale qui œuvre pour un développement communautaire centré sur l’enfant, dont l’action s’inscrit dans le respect de la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant (CDE), Plan est déterminé à assurer la réalisation des droits des enfants, et en particulier leurs droits à une protection. Plan s’est engagé à protéger les enfants et à veiller ce que leur droit à la protection prévu à l’Article 19 de la CDE soit assuré. Nous prenons à cœur notre responsabilité de promotion de pratiques soucieuses de la sécurité des enfants et de protection contre toute forme de préjudice, d’abus, de négligence et d’exploitation. En outre nous prendrons des mesures énergiques pour empêcher les auteurs d’abus contre les d’enfants de se mêler au travail de Plan, et nous prendrons des mesures rigoureuses contre tout membre du personnel, associé, visiteur ou responsable de Plan, coupable d’abus contre un enfant. Nos décisions et nos actions, s’agissant de réagir à un problème de protection des enfants et à des manquements à cette politique seront guidées par le principe de « l’intérêt supérieur de l’enfant ». Ainsi, tous les employés de Plan International Centrafrique, les visiteurs, les partenaires, les volontaires ou autres collaborateurs sont assujettis au respect de la politique de protection de l’enfant et doivent :

                   • Traiter les enfants et les jeunes d’une manière respectueuse de leurs droits, de leur intégrité et dignité et qui tient compte de leur intérêt supérieur sans aucune distinction.
                   • Créer et maintenir un environnement propre à prévenir l’abus et l’exploitation des enfants et des jeunes et prendre des mesures adéquates pour minimiser les risques auxquels les enfants et les jeunes sont exposés.
                   • Contribuer à créer un environnement participatif et respectueux dans lequel les enfants et les jeunes auprès desquels nous nous sommes engagés sont respectés et habilités à participer aux prises de décisions
                   • Respecter toutes les normes internationales et la législation locale concernant le travail des enfants, et m’abstenir d’utiliser des enfants et des jeunes de moins de 18 ans pour les travaux ménagers ou autres, si ce travail est inapproprié ou les expose à d’importants risques de blessures, d’exploitations, ou de violences.
                   • Respecter la vie privée et la confidentialité des enfants et des jeunes associés à Plan International.