Fonctions et responsabilités
Fonctions et responsabilités
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Coordination des opérations logistiques
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Gestion de l'équipe
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Appui au chef.fe de projet
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Engagement, liaison et représentation des parties prenantes
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Suivi et reporting
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Gestion du budget
Sous la supervision du/de la Chef.fe de projet, le/la Coordonnateur.trice logistique est chargé.e d’effectuer les fonctions suivantes:
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Coordination des opérations logistiques
Coordonner toutes les opérations logistiques et administrative du projet, notamment il/elle doit:
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Coordonner avec l'équipe technique et le management pour évaluer les besoins du projet
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Elaborer le plan de passation de marché du projet
Planifier, exécuter et monitorer tous les suivis avec le département de passation de marché
S’assurer que les services et les biens réquisitionnés et livrés répondent aux spécifications des ToR
S’assurer que les matériels ou matériaux du projet soient stockés en toute sécurité
S’assurer que les matériels ou matériaux réquisitionnés par l'équipe technique soit livrés à temps et au lieu prealablement defini
S’assurer que les factures soient payés à temps
Mettre à jour tous les outils de suivi relatifs aux opérations logistiques et administratives du projet
Suivi périodique des rapports d’inventaires du stock et de déroulement d'opérations logistiques et administratives du projet 2. Gestion de l'équipe
Gestion de l'équipe pour assurer la livraison du projet selon le calendrier
Planification hebdomadaire, mensuel et trimestriel des activités
Veiller sur l’assurance qualité
Mise en oeuvre de la stratégie de gestion des risques (identifier proactivement les problèmes potentiels et développer des solutions pour y répondre)
Etablissement et suivi du chronogramme du projet 3. Appui au chef.fe de projet
Appuyer le chef.fe de projet dans la gestion du projet et le suivi de l'équipe de terrain
S'assurer que tous les membres de l'équipe comprennent les objectifs, les attentes et les rôles de chacun.
Organiser des formations, des ateliers ou des opportunités de mentoring pour le développement professionnel continu des membres de l'équipe.
Démontrer un comportement éthique, une intégrité et un engagement envers les objectifs du projet. 4. Engagement, liaison et représentation des parties prenantes
Assurer la gestion efficace de la communication avec les partenaires ou parties prenantes du projet
Assurer la liaison et la création de relations avec d'autres agences des Nations unies (ONU) et organisations non gouvernementales internationales (ONGI) dans le but de faciliter les activités et d'améliorer la qualité et la pertinence de l'analyse de l'information.
Participer aux réunions avec les agences de l'ONU, les ONG et d'autres parties prenantes, selon les besoins
Identifier toutes les parties prenantes et les partenaires concernés par le projet, y compris les bénéficiaires, les fournisseurs, les communautés locales, les organismes gouvernementaux
Maintenir une communication régulière et prévisible pour tenir toutes les parties informées des progrès, des défis et des changements.
Tenir à jour une documentation précise de toutes les communications pour référence future et transparence. 5. Suivi et reporting
Appuyer le/la chef.fe de projet dans le suivi et rapportage sur l'avancement du projet
Recueillir régulièrement des données sur l'avancement du projet auprès de tous les chefs d'équipe
Mettre à jour continuellement le tableau de bord des KPIs
Comparer les progrès réalisés aux objectifs et aux jalons planifiés pour identifier tout écart, retard ou risque
Préparer et diffuser des rapports périodiques sur l'avancement du projet à toutes les parties prenantes et partenaires concernés.
Conserver une documentation complète de toutes les activités de suivi, et de rapportage pour des références futures, des audits ou des analyses. 6. Gestion du budget
Appuyer dans la gestion du budget
Suivre régulièrement les dépenses réelles par rapport au budget et analyser les écarts.
Mettre en place des mécanismes de contrôle pour minimiser les dépassements de budget et optimiser l'utilisation des ressources.
Assurer une gestion efficace des achats
Qualifications essentiellesFormation
Une maîtrise préférablement en administration des affaires, gestion des affaires, gestion de la chaîne d'approvisionnement, logistique, ou tout autre domaine connexe est requise
Une licence avec une combinaison de deux années supplémentaires d'expérience pertinente peut être acceptée à la place de la maîtrise. N.B.: Veuillez ajouter / télécharger les preuves d'études (Diplômes, licence, certifications, etc...) mentionnées dans votre profil GPRS lors de la soumission de votre candidature.
Expérience
Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de la logistique sont requises
Une expérience de travail préalable en Haïti est requise
Une expérience dans la gestion d’une équipe est requise
Une expérience dans la gestion des élections est un atout
Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou avec toute autre organisation internationale est un atout
Connaissances linguistiques
La maîtrise du français et du créole, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise.
La maîtrise de l’anglais est un atout.
Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation. Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. Type et durée d'engagement
Type d'engagement: International Individual Contractor Agreement Local Individual Contractor Agreement (LICA)/Ce contrat est un contrat mensuel régulier, qui nécessite des services continus pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.
Niveau: ICS-10 / LICA-10 Durée de l'enagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation Pour plus d'informations sur le type d'engagement, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Contexte organisationnel - Haïti
UNOPS travaille en Haïti depuis 2004 avec le Gouvernement Haïtien, d’autres agences des Nations Unies et des organisations internationales afin de les appuyer en gestion de projet, en approvisionnement et en services logistiques. En Haïti, l'UNOPS soutient le processus électoral depuis 2005 à travers plusieurs projets axés sur les achats et la logistique. Ces projets et les activités associées contribuent au soutien coordonné des Nations Unies pour Haïti. le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet sera responsable de la coordination des opérations logistiques, ainsi que la gestion de l'équipe logistique et administrative.
Le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en aidant le/la chef.fe de projet à respecter les méthodes et les stratégies de gestion de projet, à réduire les risques, à réduire les coûts et à améliorer la qualité et les taux de réussite. Cela renforce par conséquent la visibilité et l'image de l'UNOPS en tant que prestataire de services efficace dans les services et la gestion de projets, et renforce sa position compétitive en tant que partenaire de choix dans le développement durable et les services de projet.
L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.
Conditions
Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
Équilibre entre le travail et la vie personnelle:L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.
Ce poste est basé dans un lieu d'affectation non familial.
Veuillez noter que les candidat(e)s intéressé(e)s par ce poste doivent détenir la citoyenneté ou avoir le droit d'obtenir indépendamment un permis de travail valide du pays pour lequel le poste est ouvert.
Additional information 00. Termes de Référence - Appui à la gestion de projet – Spécialiste- chargé·e (Coordonnateur.trice de logistique).pdf (227 KB)