Administrative Assistant - Intern

IOM is committed to a diverse and inclusive work environment. Read more about diversity and inclusion at IOM at www.iom.int/diversity.
  The Internship Programme aims at attracting talented students and graduates who have a specific interest in, or whose studies have covered, areas relevant to IOM programmes and activities. Interns must be between 20 and 36 years old and should have less than two years of relevant working experience. 
  In general, the Internship Programme aims at attracting talented students and graduates who:
  a) have a specific interest in, or whose studies have covered, areas relevant to IOM programmes and activities; b) are holding a scholarship for internship placements in international organizations and/or for whom internship is required to complete their studies; or c) are sponsored by governmental/non governmental institutions and/or academia to work in specific areas relevant to both IOM and the sponsor. d) are either enrolled in the final academic year of a first university degree programme (minimum Bachelor’s level or equivalent) or have graduated in the last 12 months. e) are between 20 and 36 years of age.
  Background Information Le/la Stagiaire Administrative, sous la supervision directe du Resources Management Officer (RMO), est chargé(e) de tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menues dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui seront confiées. Supervision

• Resources Management Officer Learning Objectives
  • Tenir les responsabilités liées à la tenue de la caisse de menues dépenses, des tâches administratives et de toutes autres tâches entrant dans le bon fonctionnement du Bureau, qui lui seront confiées Training Components and Learning Elements

    A ce titre, le/la Stagiaire sera chargé/e d’exécuter les tâches et responsabilités suivantes :

    • Tenir la caisse de menues dépenses et effectuer toutes les transactions (hors SAP) y afférentes dans le respect des procédures internes de l’organisation ;
    • S’assurer de la présence physique des pièces jointes et vérifier leur conformité avant tout décaissement ;
    • Transmettre toutes les pièces justificatives à l’Assistant de Trésorerie en charge (Celui du Togo en l’espèce) accompagné des demandes de paiement pour posting dans SAP avant chaque décaissement ;
    • S’assurer de la signature par le fournisseur ou le staff des reçus de paiement ;
    • Tenir à jour le fichier retraçant toutes les opérations effectuées ;
    • Transmettre le rapport journalier au chargé de bureau ;
    • Réceptionner, classer et archiver les documents reçus et en assurer une gestion rigoureuse ;
    • Préparer la fiche de demande de fonds pour le réapprovisionnement de la caisse ;
    • Assurer la réception et le dépôt des courriers dans les structures externes puis du partage des décharges avec le staff en charge de son suivi ;
    • Assurer la distribution à l’interne après affectation par le chef de bureau au département/staff des courriers arrivés ;
    • Assurer l’archivage électronique et physique de tous les documents financiers et administratifs ;
    • Accueillir et orienter les usagers du Bureau ;
    • Appuyer dans l’organisation des réunions, rencontres et activités du Bureau ;
    • S’acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le superviseur ou le chargé de bureau. Education xxx Add in details xxx   Experience xxx Add in details xxx   Skills xxx Add in details xxx   Languages xxx Add in details xxx IOM’s official languages are English, French and Spanish. Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.   Travel required xxx Add in details xxx   Required Competencies   IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.   Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
    • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
  • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.