Hardship LevelE (most hardship)
Family TypeFamily
Family TypeFamily
Residential location (if applicable)
GradeGS4
Staff Member / Affiliate TypeGeneral Service
ReasonRegular > Regular Assignment
Remote work acceptedNo
Target Start Date2023-06-20
Job Posting End DateJuly 4, 2023
Standard Job DescriptionAdministrative Assistant Organizational Setting and Work Relationships The Administrative Assistant will provide administrative assistance to the immediate supervisor and/or Head of the Office, and/or to the Unit as a whole to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives. The assignments are mostly standard tasks including limited interpretation of subject matter and information exchange between staff in the office, at the duty station and external officials of other institutions to ensure mutual understanding. The incumbent¿s workload and the assignments will remain under constant guidance and direction of the supervisor. The Administrative Assistant is a position within an office/Division/Bureau that requires basic knowledge of administrative rules, procedures as well as operational standards of a UNHCR office. The nature of certain administrative/personnel functions require discretion and confidentiality. All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity. Duties Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistant: please refer to the organizational context). - Arrange appointments/meetings both internal and external, some involving high ranking officials. - Receive visitors, place and screen telephone calls, respond to routine requests for information and take notes at meetings as and when required. - Maintain hard and electronic office files and records; classify and code material relating to a variety of topics; - Receive, review, sort and distribute all incoming and outgoing correspondence, office pouch and material, highlight priority items and attach necessary background information. Maintain a follow up system. - May be required to maintain/update confidential files. - Draft routine correspondence, memoranda and reports. Format more complex documents by using the appropriate technology. - Facilitate implementation of Personnel administrative formalities and processing of documents in relation to official travels, leaves and movements of staff. Support staff members with processing personnel-related documentation. - Maintain office inventory and stocks of office supplies. Monitor the asset management track to ensure all admin procurements and disposal of UNHCR property are done and recorded accurately. - Assist the supervisor to monitor and record expenditure/disbursement of funds. - Following instructions from the supervisor make logistic and administrative arrangements for seminars, workshops, and briefings that may be required by the Office/Division. - May regulate and monitor routine provision of services and/or shifts from providers, as and when applicable; - Monitor office/compound facilities and equipment and in consultation with the supervisor take appropriate action to ensure proper functioning at all time. - Perform other related duties as required. Minimum Qualifications Education & Professional Work Experience Years of Experience / Degree Level G4 - 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher Field(s) of Education N / A Certificates and/or Licenses Business Administration, Finance, Office Management, Human Resources or other related field (Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential) Relevant Job Experience Essential Not specified Desirable Not specified Functional Skills *IT-Computer Literacy UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures IT-Enterprise Resource Planning (ERP) (Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English. All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power. As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise. This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.
Desired Candidate Profile L’assistant administratif fournira une assistance administrative au supérieur immédiat et/ou au chef du Bureau et/ou à l’ensemble du Bureau pour veiller à ce que les services et activités courants dans le domaine administratif et financier soient correctement exécutés. Conformément aux instructions spécifiques, le titulaire peut avoir besoin d’assurer la liaison avec d’autres entités internes ou externes, afin d’assurer la prestation efficace des services et la réalisation des objectifs. Il s’agit pour la plupart de tâches courantes, notamment d’une interprétation limitée de la question et de l’échange d’informations entre le personnel du bureau, du lieu d’affectation et les fonctionnaires extérieurs d’autres institutions afin d’assurer la compréhension mutuelle. La charge de travail du titulaire et les affectations resteront sous la direction constante du superviseur.
L’assistant administratif est un poste au sein d’une division ou d’un bureau qui exige une connaissance de base des règles administratives, des procédures et des normes opérationnelles d’un bureau du HCR. La nature de certaines fonctions administratives et de personnel exige discrétion et confidentialité.
Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s’acquitter de leurs tâches telles qu’elles figurent dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR ainsi que les cadres de responsabilisation pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s’acquitter de leurs responsabilités d’une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, interfonctionnelles et de gestion et les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l’intégrité et le respect de la diversité.
Required languages (expected Overall ability is at least B2 level):
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Desired languages
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Operational context
Occupational Safety and Health Considerations:
Nature of Position:
Living and Working Conditions:
Additional Qualifications
SkillsIT-Computer Literacy, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
Education
CertificationsBusiness Administration - Other, Finance - Other, HCR Learning Program - UNHCR, Human Resources - Other, Office Management - Other
Work Experience
CompetenciesAccountability, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Planning & organizing, Teamwork & collaboration
UNHCR Salary Calculator
https://icsc.un.org/Home/SalaryScales
Compendium
Additional Information
The English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translations
Fonctions:
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après : (Ces fonctions sont génériques et ne peuvent pas être exercées par tous les assistants administratifs: veuillez vous référer au contexte organisationnel).
– Organiser des rendez-vous / réunions internes et externes, certains impliquant des fonctionnaires de haut rang.
– Recevoir des visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information de routine et prendre des notes lors des réunions au besoin.
– Tenir à jour des dossiers et des dossiers de bureau papier et électroniques; classifier et coder le matériel relatif à une variété de sujets; – Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la valise diplomatique et le matériel de bureau, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
– Peut être tenu de maintenir/mettre à jour des dossiers confidentiels.
– Rédiger de la correspondance courante, des mémorandums et des rapports. Formatez des documents plus complexes à l’aide de la technologie appropriée.
– Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
– Maintenir l’inventaire de bureau et les stocks de fournitures de bureau. Surveiller la piste de gestion des actifs pour s’assurer que tous les achats administratifs et l’aliénation des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
– Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses / décaissement des fonds.
– Suivre les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et réunions d’information qui peuvent être requis par le Bureau / Division.
– Peut réglementer et contrôler les prestataires de services;
– Surveiller les installations et l’équipement du bureau et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer leur bon fonctionnement à tout moment.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes en fonction des besoins.
Qualifications minimales et expérience professionnelle requises
Qualifications minimales :
Années d'expérience / niveau de diplôme :
Pour G4 - 1 an d’expérience pertinente avec le diplôme d’études secondaires; ou Bachelor ou équivalent ou supérieur
Domaine(s) d'études
- Pas specifié
Certificats et / ou licences :
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.
(Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont indispensables)
Expérience de travail pertinente :
Essentiel
Non specifié
Souhaitable
Non specifié
Compétences fonctionelles
*Connaissances informatiques
Règles et procédures administratives ONU-HCR/HCR
Règles et procédures financières ONU-ONU/HCR
Applications IT-PeopleSoft
((Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)
Exigences linguistiques
Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, est essentiel et la connaissance de l'anglais est désirable.
Exigences de compétence :
Les compétences clés :
- Responsabilité
- Communication
- Conscience organisationnelle
- Travail d'équipe et collaboration
- Engagement envers la formation continue
- Orientation client et résultats
Compétences managériales :
- Pas specifié
Compétences transversales :
- Esprit d’analyse
- Planification et organization
Eligibilité:
Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.
Functional clearanceThis position doesn't require a functional clearance