Administrative Assistant

OVERVIEW

Post Number : 3HTADM0701RP

Grade : G-5

Parent Sector : Sector For Administration and Management (ADM)

Duty Station: Port-au-Prince

Job Family: Administration

Type of contract : Fixed Term Field

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 19-JUN-2023

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Only candidates who are entitled to work in Haiti can apply to this position

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

Sous la supervision directe de l’administrateur du Bureau et sous l'autorité de la Chef du Bureau, l’assistant(e) administratif(ve) sera en charge d’assurer les activités suivantes :

• Agir en qualité d’agent certificateur au niveau de délégation autorisé par le Directeur financier (DAF/CFO).
• Assister à la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques et des projections destinées aux gestionnaires.
• Examiner les rapports financiers, vérifier l’exactitude globale, la cohérence et l’uniformité des présentations, le recoupement et la cohérence des données.
• Préparer des projets de correspondances, des mémos et rapports.
• Conserver les dossiers confidentiels et établir les systèmes de référence et de suivi.
• Assister à la préparation des rapports budgétaires et financiers, des statistiques et des projections destinées aux gestionnaires.
• Fournir des orientations et interprétations des règles administratives non complexes, les règlements et procédures.
• Assister et informer l’administrateur dans l’établissement des états financiers, en utilisant le système d’information de gestion et de rapport.
• Surveiller et contrôler les engagements et dépenses.
• Enregistrer les pièces comptables en conformité au Règlement d’administration financière.
• S'assurer que les ressources financières et les dépenses du Bureau sont entièrement et correctement comptabilisées et que les systèmes de contrôle interne sont adéquats et fonctionnent.
• Assurer un soutien opérationnel de qualité et en temps opportun aux membres du personnel.
• Assister l'administrateur sur la réconciliation bancaire et faire suivi du Petty cash.

  Long Description

  • Assister l’administrateur du bureau dans le domaine administratif et des Ressources Humaines; assurer le suivi des actions RH à venir et superviser la maintenance, la mise à jour et le nettoyage de la base de données; établir des contrats pour les non-employés, donner des conseils sur le processus de recrutement et les droits.
  • Prendre des dispositions nécessaires, aider et conseiller sur l’expédition, assurer la liaison avec les services des douanes.
  • Aider à engager les requêtes de passation des marchés, à la préparation des commandes et contrats, à surveiller les états de réquisitions et maintenir les contacts avec les fournisseurs.
  • Aider et conseiller dans la préparation des plans de voyage, examen des réclamations de voyage, préparer les commandes de voyage et traiter les avances de voyage.
  • Pouvoir superviser les activités liées à l'entretien des bureaux, à la sécurité, au transport et aux services similaires.
  • Assister à toutes activités relatives aux questions liées à la sécurité. Peut assurer la liaison et coopérer avec le département de la Sûreté et de la Sécurité des Nations Unies (UNDSS) sur les questions liées à la survie et à la sécurité du personnel.

    Long Description

    Long Description

    COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)Professionalism (C)

    - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.

    REQUIRED QUALIFICATIONS

    ÉDUCATION

    • Diplôme d'études secondaires, techniques ou professionnelles complété

      EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

      • Au moins 5 ans d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de l'administration, des ressources humaines, des finances et des achats ;

        APTITUDES ET COMPETENCES

        • Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris la préparation des correspondances et correction de documents ;
        • Excellentes compétences analytiques et techniques ;
        • Bonnes capacités de planification et de coordination.
        • Capacité démontrée à établir des priorités et à organiser son propre travail.
        • Capacité à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
        • Capacité à identifier les erreurs ou irrégularités et à proposer des actions correctives.
        • Capacité à travailler en équipe ;
        • Bonnes compétences informatiques, y compris la connaissance des systèmes ERP.

          LANGUES

          • Excellente connaissance du français (parlé, lu, écrit) et compréhension de l’anglais.

            DESIRABLE QUALIFICATIONS

            ÉDUCATION

            • Baccalauréat technologique en Comptabilité ou gestion.

              EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

              • Expérience professionnelle au sein du système des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale de développement.
              • Expérience de travail dans un environnement multiculturel.

                APTITUDES ET COMPETENCES

                • Connaissance de SAP.
                  

                  LANGUES

                  • Excellente connaissance de l'anglais.

                    BENEFITS AND ENTITLEMENTS