Grade: NOA
No. du poste: RB/ABIDJAN/NO/2025/04
Date de publication: 14 mars 2025
Date de clôture (minuit, l'heure d'Abidjan): 14 avril 2025
Job ID: 12838
Département: BR-Afrique
Unité: BR-Afrique
Lieu d'affectation: Abidjan
Type de contrat: Durée déterminée
Le BIT lance un appel à manifestation d'intérêt pour la position ci-dessus. Le processus de sélection n'est pas soumis aux règles et procédures définies à l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
Peuvent participer:
- Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel.
- Les candidats/tes externes.
Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.
Les candidatures émanant de personnes qualifiées originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement d'après les prévisions relatives aux effectifs retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici: ILO Jobs: Nationalités insuffisamment représentées
Structure organisationnelle
Ce poste est à pourvoir au sein de l’unité de Vérification (Services Régionaux Administratif) du bureau régional (BR) de l’OIT pour l’Afrique. Le rôle de l’Unité Régionale de Vérification est globalement, d’examiner de façon critique, la fiabilité des informations communiquées. Elle a le devoir de promouvoir au nom de la Direction Régionale, la sauvegarde des biens et intérêts de l’organisation, l’efficacité opérationnelle et la visibilité de la région. Elle contribue à améliorer le fonctionnement des bureaux et projets, à rendre beaucoup plus efficace les services administratifs et financiers de la Région Afrique par des méthodes et techniques de vérification. Ce service permet ainsi, à la Direction Régionale de prendre les actions appropriées pour initier les changements dont a besoin la région. L’unité de Vérification pour réaliser sa mission, procède au contrôle des comptes mensuels, et à la revue du contrôle interne des bureaux et des pratiques comptables qui y ont cours.
Mission principale
En tant que membre de l’équipe, le(la) titulaire fournit des services professionnels aux fins de l’administration et de la prestation d’un ensemble de services opérationnels pour le bureau dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information. Ces services sont fournis dans un souci d’efficience, d’efficacité et de service à la clientèle et nécessitent l’utilisation du progiciel de gestion intégré (PGI) de l’Organisation. Le travail est régi par les règles, dispositions réglementaires, politiques, procédures et directives établies.
Le(la) titulaire travaille sous la supervision de la Cheffe régionale des services administratifs et financiers pour l’Afrique. Les activités et les actions quotidiennes nécessitent une supervision minimale. Des instructions et des orientations détaillées sont données en cas de missions particulières ou pour le traitement de questions inhabituelles ou complexes.
Relations de travail
Les contacts internes ont lieu avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les bureaux de projet et au siège; ils visent à établir et à entretenir des relations de travail efficaces, à échanger des informations sur des questions relatives à la prestation de services, à analyser des informations et à assurer le suivi des autorisations et des questions administratives en instance.
Les contacts externes ont lieu principalement avec des banques, des prestataires de services, des institutions et des groupes de travail des Nations Unies, des organisations non gouvernementales (ONG) et d’autres organisations internationales; ils visent à échanger des informations et à obtenir l’assistance requise pour la bonne prestation de services opérationnels.
Fonctions et responsabilités essentielles
1. Fournir des services professionnels aux fins de la prestation efficace des services opérationnels du bureau. Administrer les opérations quotidiennes, en pleine conformité avec les normes applicables, dans plusieurs des domaines suivants: finances, ressources humaines, achats, gestion des locaux et des actifs, sécurité, communications, gestion de l’information et technologies de l’information.
2. Surveiller et guider le travail du personnel dans les domaines opérationnels concernés. Superviser du personnel, selon les besoins. Contrôler et vérifier l’exactitude et la pertinence des transactions administratives traitées par le personnel d’appui. Exercer la fonction de contrôleur des dépenses et approuver les actions dans le progiciel de gestion intégré (PGI).
3. Fournir un appui fonctionnel à l’analyse et au contrôle continus de la situation des ressources du bureau (ressources humaines et financières). Produire les rapports de gestion réguliers requis pour appuyer la prise de décisions éclairées.
4. Apporter son assistance à l’exécution des opérations financières et des services de comptabilité se rapportant aux responsabilités liées aux comptes des recettes et des dépenses, à l’approbation de paiements, aux autorisations de paiement extérieur, aux autorisations financières du bureau, au rapprochement des comptes, à la facturation, à la clôture mensuelle des comptes, aux prévisions et à la clôture des comptes de fin d’exercice. Fournir l’appui nécessaire à l’élaboration des propositions de programme et de budget.
5. Apporter son assistance à l’exécution des opérations et des services en matière de ressources humaines.
6. Assurer la liaison en ce qui concerne des questions administratives courantes avec des banques locales, des compagnies d’assurance, des organismes publics, d’autres institutions des Nations Unies, etc. Participer aux réunions, groupes de travail et initiatives conjointes inter institutions des Nations Unies sur les activités du régime commun dans les domaines opérationnels concernés. Préparer des notes d’information sur les principaux points ou faits nouveaux et assurer un suivi selon les besoins.
7. Vérifier si les demandes d’achat respectent les normes applicables et les soumettre pour validation. Etablir des documents d’appel d’offres types. Fournir l’appui administratif nécessaire aux processus d'appels d’offres. Etablir des bons de commande pour approbation, dans la limite des pouvoirs délégués.
8. Se tenir informé(e) de l’évolution des normes applicables, des bonnes pratiques et des technologies dans les domaines professionnels concernés. Partager ses connaissances et orienter le personnel.section facultative (si nécessaire)
9. Contrôler l’efficience et l’efficacité des méthodes et processus de travail, et recommander des améliorations. Travailler en liaison étroite avec le personnel et les responsables concernés pour veiller à l’efficacité et au bon déroulement des activités aux stades de la conception et de la prestation des services, et recommander les améliorations à apporter aux processus interdépendants.
10. Effectuer des recherches et analyser des données et des informations sur divers sujets liés aux activités opérationnelles. Préparer des rapports analytiques pour contribuer au suivi de programmes/projets et fournir des contributions à des rapports et à d’autres communications.
11. Assister le point focal de pays pour les questions de sécurité dans les activités visant à garantir la sûreté, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires ainsi que la sécurité des locaux et des actifs, conformément aux politiques et procédures de sécurité du système des Nations Unies. Exercer la fonction d’assistant(e) local(e) chargé(e) de la sécurité, selon les besoins.
12. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.-
Exigences minimales
Formation
Diplôme universitaire (licence ou équivalent) dans un domaine en rapport avec la nature de l’emploi.
Une expérience professionnelle équivalente peut être prise en compte au lieu d’un diplôme universitaire, conformément au tableau plus bas.
Expérience
Au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine administratif ou opérationnel.
Langues
Excellente maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais.
Connaissances et compétences
Bonne connaissance des principes et concepts relatifs aux domaines des opérations (finances, ressources humaines, administration, achats, etc.).
Bonne connaissance des logiciels PC (notamment logiciels de traitement de texte, tableurs et logiciels de présentation) comme Microsoft Office.
Connaissance des méthodes et techniques de conception et d’évaluation de la qualité et de l’efficacité d’exécution des processus.Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes:
Aptitude à interpréter et à respecter les règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables.
Aptitude à s’adapter rapidement à de nouveaux logiciels et systèmes informatiques.
Capacités d’analyse.
Bonne aptitude à rédiger.
Aptitude à entretenir des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes.
Grande discrétion et sens des responsabilités en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles.
Qualités relationnelles, tact et diplomatie dans les rapports avec les autres.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.Processus de recrutement
Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site de recrutement du BIT, ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.
L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.
En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.
Alerte à la fraude
Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.