Adjoint·e administratif·ve principal·e

Fonctions et responsabilités

Gestion des opérations

• Préparer les réquisitions et traiter les paiements en fonction des besoins du projet tout en respectant les lignes et limites budgétaires appropriées.

• S’assurer que tous les documents concernant les paiements ont été fournies; attestation de services fournies et bien livrés soient notés sur le document de paiement et dûment signé par les officiers ayant la délégation d’autorité ; que les paiements aux vendeurs soient cohérents aux termes et conditions mentionnés dans les contrats et bon de commandes.

• S’assurer du suivi des contrats et des bons de commandes des fournisseurs pour éviter les cas post facto; faire un suivi sur les garanties bancaires concernés le cas échéant.

• Suivre et initier les corrections d’écritures financières liées aux paiements dans le système.

• Créer et Modifier le \"Vendor profile\" du personnel dans le système OneUNOPS

• Appuyer les Chefs de projets dans la gestion quotidienne de la caisse des Avances Opérationnelles.

  Gestion logistique et des inventaires

  • Faire le suivi logistique, assurer la gestion des processus de franchises y compris tous les paiements des courtiers concernés.

  • Maintenir des listes d’inventaires des outils, équipements, matériaux de construction, véhicules et fourniture de bureau.

  • Assurer la maintenance des véhicules, de l’essence et des équipements à travers des « logs. »

  • S’assurer de la bonne réception des marchandises et équipements du bureau/projet à travers des inspections et la préparation des rapports suivant les procédures de l’UNOPS.

    Gestion administrative

    • Faire le suivi administratif des dossiers du personnel de l'unité (ex. renouvellement de badge, check in/out).

    • Rédiger les procès-verbaux des réunions menées en interne et en externe à la demande du Chargé d’Appui au Projet.

    • Assurer la liaison étroite collaboration avec l'Unité des finances en assurant les paiements sont effectués en temps opportun.

    • Recevoir et faire le suivi des correspondances internes et externes avec les partenaires.

    • Rédiger les correspondances pour acheminement à approbation/signature des officiers ayant la délégation d’autorité.

      Gestion d'équipe

      • Superviser les travaux à effectuer par les Chauffeurs des projets.

      • Faciliter l'engagement et l’accomplissement de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée par une planification du travail efficace et la gestion des performances.

        📚 𝗗𝗶𝘀𝗰𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗛𝗼𝘄 𝘁𝗼 𝗚𝗲𝘁 𝗮 𝗝𝗼𝗯 𝗶𝗻 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝗶𝗻 𝟮𝟬𝟮𝟯! 🌍🤝 𝗥𝗲𝗮𝗱 𝗼𝘂𝗿 𝗡𝗘𝗪 𝗥𝗲𝗰𝗿𝘂𝗶𝘁𝗺𝗲𝗻𝘁 𝗚𝘂𝗶𝗱𝗲 𝘁𝗼 𝘁𝗵𝗲 𝗨𝗡 𝟮𝟬𝟮𝟯 𝘄𝗶𝘁𝗵 𝘁𝗲𝘀𝘁 𝘀𝗮𝗺𝗽𝗹𝗲𝘀 𝗳𝗼𝗿 𝗨𝗡𝗛𝗖𝗥, 𝗪𝗙𝗣, 𝗨𝗡𝗜𝗖𝗘𝗙, 𝗨𝗡𝗗𝗦𝗦, 𝗨𝗡𝗙𝗣𝗔, 𝗜𝗢𝗠 𝗮𝗻𝗱 𝗼𝘁𝗵𝗲𝗿𝘀! 🌐

        ⚠️ 𝐂𝐡𝐚𝐧𝐠𝐞 𝐘𝐨𝐮𝐫 𝐋𝐢𝐟𝐞 𝐍𝐨𝐰: 𝐏𝐨𝐰𝐞𝐫𝐟𝐮𝐥 𝐓𝐞𝐜𝐡𝐧𝐢𝐪𝐮𝐞𝐬 𝐡𝐨𝐰 𝐭𝐨 𝐠𝐞𝐭 𝐚 𝐣𝐨𝐛 𝐢𝐧 𝐭𝐡𝐞 𝐔𝐧𝐢𝐭𝐞𝐝 𝐍𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬 𝐍𝐎𝐖!

      • Assurer la surveillance, garantissant la conformité des membres de l'équipe avec les politiques existantes et les bonnes pratiques.

        Gestion de l'information et des connaissances

        • Assurer la gestion de l’archivage des dossiers de l'Unité dans le drive y compris physique.

        • Assurer le bon fonctionnement du système de documentation ou d’information, y compris la sélection, l’indexation, la classification, le stockage et la diffusion des informations et/ou des rapports et du matériel garantissant la conformité avec les procédures pertinentes régissant l’intégrité des enregistrements et des fichiers.

        • Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’administration.

          Qualifications essentielles
          Formation
          

          • Un diplôme de fin d’étude secondaire est requis.

          • Un diplôme universitaire en gestion, finance, administration ou dans une autre discipline apparentée est un atout et peut remplacer quatre années d’expérience professionnelle.

          • Une certification en comptabilité est un avantage. N.B: Veuillez ajouter / télécharger les preuves d'études (Diplômes, licence, certifications, etc...) mentionnées dans votre profil GPRS lors de la soumission de votre candidature.
            
            
            Expérience
            

          • Au moins 7 ans d’expérience pertinente en administration ou dans un domaine connexe sont requis.

        • Un diplôme universitaire obtenu au terme de trois ou quatre ans d’études peut remplacer 4 ans d’expérience pertinente, à seule fin de déterminer l’admissibilité du candidat.
          Connaissances linguistiques
          

        • La maîtrise du français est requise.

      • Une connaissance pratique de l’anglais est requise.
        

        Compétences
        Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. Type et durée d'engagement
        
      • Type d'engagement: Local Individual Contractor Agreement (LICA) - Régulier / mensuel: Ce contrat est un contrat mensuel régulier, qui nécessite des services continus pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.
    • Niveau: ICS-7 / LICA-7.
  • Durée de l'enagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation. Pour plus d'informations sur le type d'engagement, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous:
    https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
    
    Informations supplémentaires
    

  • L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.

L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.