Grado: G4
N煤mero de la vacante: SJO/RB/G4/090/2024
Fecha de publicaci贸n: 11-07-2024
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 26-07-2024
Job ID: 12156
Departamento: OR鈥揂m茅rica Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-San Jos茅
Lugar de destino: San Jos茅
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
La OIT est谩 lanzando una convocatoria para el puesto mencionado.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT
- Los candidatos externos.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una discapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a nzuniga@ilo.org
Marco org谩nico
El puesto est谩 adscrito a la oficina del Equipo de Apoyo T茅cnico sobre Trabajo Decente y Oficina Pa铆s de la OIT para Am茅rica Central. Esta unidad de trabajo se ocupa de la administraci贸n y finanzas de la Oficina de San Jos茅.
Objetivo principal
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionar谩 una serie de servicios generales de apoyo de oficina, completando diversas tareas de apoyo est谩ndar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuir谩n al funcionamiento puntual y efectivo de las actividades y podr谩n abarcar tareas relacionadas con la preparaci贸n de correspondencia, la preparaci贸n de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los tr谩mites de viajes, el registro y los servicios de correo. El/la titular del puesto deber谩 utilizar equipos est谩ndar de oficina y el sistema de planificaci贸n de los recursos
institucionales para procesar las transacciones. Su trabajo se regir谩 por las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y procesos establecidos en las 谩reas operativas.
El/la titular del puesto trabajar谩 bajo la supervisi贸n del Oficial de Operaciones de la oficina. Esta supervisi贸n se centrar谩 en la calidad y la puntualidad de la ejecuci贸n de las tareas asignadas. El/la titular trabajar谩 con cierto grado de autonom铆a operativa en el desempe帽o de las tareas cotidianas y consultar谩 a su supervisor/a en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habitualesRelaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular estar谩 en contacto con el personal de la unidad de trabajo o de programas afines para obtener, proporcionar o aclarar informaci贸n sobre cuestiones relacionadas con tareas espec铆ficas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor/a.
A nivel externo, el/la titular estar谩 en contacto principalmente con los visitantes, las personas que llamen a la Oficina, los participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios externos para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar informaci贸n o remitirles a la persona apropiada.Funciones y responsabilidades fundamentales
1.Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los 谩mbitos de la administraci贸n general de la Oficina, las finanzas y/o los recursos humanos, que contribuyen a la ejecuci贸n puntual de las actividades, de conformidad con la normativa aplicable.
2. Redactar y preparar correspondencia ordinaria y otro tipo de material por iniciativa propia o siguiendo instrucciones, velando por la claridad del contenido y el cumplimiento de la normativa aplicable, y ultimarla para su firma.3.Preparar traducciones informales de correspondencia y otros documentos. Procesar y formatear en formato definitivo distintos
tipos de documentos. Mantener y actualizar las bases de datos. Introducir datos y hacer tr谩mites administrativos ordinarios relativos a los derechos de licencia, los contratos, las 贸rdenes de compra, la tramitaci贸n de los pagos y/o la gesti贸n de los viajes, utilizando el sistema de planificaci贸n
de los recursos institucionales.
4. Proporcionar apoyo en la organizaci贸n de los viajes oficiales del personal, como los tr谩mites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados y el transporte de los efectos personales.
5. Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales, la preparaci贸n y distribuci贸n de cartas de invitaci贸n, 贸rdenes del d铆a, programas y otro material, la preparaci贸n de las instalaciones y equipos en los locales de reuni贸n, los tr谩mites de viaje, la elaboraci贸n de estimaciones ordinarias de costos y la prestaci贸n de apoyo e informaci贸n a los participantes sobre cuestiones b谩sicas.
6. Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Procesar el correo saliente, asegur谩ndose de utilizar el m茅todo m谩s adecuado en funci贸n de las tarifas postales y la normativa aplicables. Mantener y organizar los sistemas de archivo de la correspondencia, los documentos, las publicaciones y/o el material de referencia. Planificar y coordinar las actividades del registro de la Oficina seg煤n se requiera.
7. Responder a consultas b谩sicas por tel茅fono, correo electr贸nico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar informaci贸n f谩cilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirles a la persona adecuada, y concertar citas.
8. Mantener y actualizar los inventarios del material de oficina. Asegurarse de que haya existencias suficientes y efectuar los pedidos de material de oficina a su debido tiempo. Mantener el almac茅n en orden.
9. Mantenerse al d铆a sobre la evoluci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la
informaci贸n con las partes interesadas.
10. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.Formaci贸n
Requisitos M铆nimos:
Estudios secundarios completos.
Experiencia
Un m铆nimo de cuatro a帽os de experiencia laboral en tareas de administraci贸n general y apoyo de oficina.
Idiomas
Excelente dominio del espa帽ol. Conocimiento pr谩ctico del idioma ingl茅s.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y excelente dominio del uso de equipos est谩ndar de oficina.
Buen conocimiento de programas inform谩ticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de c谩lculo y creaci贸n de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Capacidad para trabajar seg煤n las reglas, reglamentos, pol铆ticas y procedimientos aplicables.
Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas inform谩ticos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar informaci贸n de fuentes m煤ltiples.
Capacidad para redactar correspondencia ordinaria.
Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas telef贸nicas, por correo electr贸nico y en persona.
Capacidad para llevar registros y archivos y para actualizar bases de datos.
Capacidad para prestar atenci贸n a los detalles con objeto de detectar discrepancias en los datos.
Alto grado de discreci贸n y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite ILOJOBS.
El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones: pueden incluir una o varias pruebas t茅cnicas y una entrevista basada en competencias.
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como TEAMS videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.