Consultoria em Assistência Administrativa

Posto de serviço: Brasília – DF - Brasil

O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.

Sobre esta posição

O departamento administrativo está subordinado ao Representante do país e trabalha apoiando nos temas administrativos, financeiros e operacionais.

O que você fará:

O consultor deverá:

Apoiar a especialista em administração e planejamento de recursos na gestão do escritório do Grupo BID com todo o suporte administrativo, financeiro e operacional:

Organização, planejamento e realização de todos os processos de pagamentos da Representação;

• Garantir o cumprimento das políticas, procedimentos e melhores práticas relacionadas às atividades financeiras realizadas pelo Setor Administrativo;
• Atuar na rotina de contas a pagar através do Sistema SAP. Recebimento, organização e conferência das documentações e solicitações de pagamentos dentro dos procedimentos;
• Elaborar o cronograma de pagamentos da Representação do BID no Brasil e definir os critérios de prioridade de pagamentos;
• Encaminhar os fornecedores para cadastro para inclusão no “Vendor Master File”;
• Realizar os pagamentos diários de fornecedores, impostos e outros no sistema SAP para devidas aprovações e efetivação dos pagamentos;
• Gerar os relatórios de pagamentos diariamente e encaminhar para conferência e autorizações aos setores responsáveis;
• Acompanhar e controlar as operações bancárias – entrada e saída de dinheiro e quando necessário, solicitar à Sede a reposição de fundos;
• Prestar as informações relativas as previsões e efetivações dos pagamentos quando solicitado pelos fornecedores, favorecidos ou interessados;
• Atualizar e lançar em planilhas específicas de controle e acompanhamento das transações de pagamentos e dados inerentes aos provedores visando melhoria, agilidade e fidelidade das informações;
• Tomar decisões e providências quanto aos pagamentos rejeitados no sistema operacional de transação de pagamentos versus bancários;
• Controlar e organizar o arquivo referente ao fechamento das contas pagas diariamente;
• Orientar, instruir e treinar os clientes internos e externos (estes, quando necessário) referente aos procedimentos de solicitações de pagamentos;
• Controlar, lançar e fechar quinzenalmente/mensalmente o Fundo Fixo;
• Mapear, reestruturar e atualizar sempre que necessário os processos internos envolvendo os clientes internos e externos, visando à otimização dos processos;
• Reclassificar as contas contábeis de acordo com os respectivos centros de custos evitando impactar e comprometer o orçamento;
• Identificar e ingressar os créditos no sistema SAP dentro da conta contábil/orçamentaria;
• Relacionar-se diretamente com a Sede em Washington através de instruções, informações e controles dos procedimentos internos de acordo com as demandas;
• Manter relacionamento com o banco comercial para gestão da conta corporativa;
• Apurar, conferir e levantar as informações para elaboração do relatório gerencial com intuito de subsidiar nas tomadas de decisões corporativas;
• Acompanhar e atender as auditorias internas e externas, quando necessário.
• Elaborar relatório mensal com os números e índices relativos ao volume de atividades realizadas e ocorrências relevantes (devoluções, incorreções, erros recorrentes, oportunidades de melhora, melhores práticas).
• Fazer a gestão e acompanhamento dos temas relacionados a compras corporativas, facilities, logística, eventos, pagamentos, orçamento, relacionamento com fornecedores locais e clientes;
• Planejar, negociar e supervisionar a aquisição e o recebimento de bens e serviços administrativos necessários ao funcionamento do escritório;
• Garantir o abastecimento do escritório no que diz respeito a insumos (materiais de escritórios, supplies) que se façam necessários;
• Fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, monitorando a utilização do orçamento e garantindo o uso eficiente dos recursos.
• Reportar sistematicamente ao Especialista em Administração e Planejamento de Recursos do Brasil o andamento das atividades, necessidades, problemas, incidentes e propor soluções e melhorias visando a excelência na gestão do escritório e um nível de excelência ao atendimento a clientes internos e externos;
• Manter atualizado os contatos de clientes internos e externos, assim como prestar o devido suporte de atendimento aos mesmos no que seja necessário, ou tomar as devidas providências e encaminhamentos para que suas necessidades sejam atendidas;
• Preparar relatórios para a análise de gestão e a tomada de decisões;
• Manter o controle dos ativos fixos e administrar o programa de seguros para sua proteção.

  O que você vai precisar:

  • Educação: Graduação em Administração, Ciências Contábeis, Economia, Gestão Empresarial, Secretariado Executivo ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares, desejável pós-graduação concluída (especialização, ou MBA) em áreas relacionadas
  • Experiência: Mínimo de 03 anos em atividades correlatas.
  • Línguas: Espanhol ou Inglês avançado (escrita e fala).

    Habilidades principais:

    • Aprender continuamente.
    • Colaborar e compartilhar conhecimento.
    • Foco nos clientes.
    • Comunicar e influenciar.
    • Inovar e experimentar coisas novas.

      Habilidades Técnicas:

      • Liderança de equipes, capacidade analítica, organização, gestão do tempo, foco em resultados, foco no cliente, trabalho em equipe, aprendizagem prática, resolução de problemas, comunicação e influência, criatividade, inovação, change management, experiência em gestão de escritório de médio e pequeno porte, desejável conhecimento em índices de ANS (acordo de nível de serviços).
      • SAP, Microsoft Teams, Zoom, Plataformas Globais (Service Now, diferencial), Excel e PPT Avançados.

        Requisitos:

        • Cidadania: Você é cidadão de um dos nossos 48 países membros.
        • Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.

          Tipo de contrato e duração

          • Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.
          • Duração: 12 meses
          • Local de trabalho: No local - Escritório do Grupo BID – Brasília – Brasil
          • Pessoa Responsável: