Posto de serviço: Brasil.
O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição:
Nos últimos anos a Representação do BID no Brasil vem aumentando a sua carteira de operações. Como consequência disso, nota-se também um aumento em termos de equipe, recursos e atividades. Para atender as demandas de clientes internos e externos com qualidade e eficiência, o Setor Administrativo de CBR está reestruturando sua equipe e para tal, busca a contratação de profissionais com perfil administrativo para prestar apoio à Representante do Banco, lotada na Representação do BID no Brasil.
· Assistir à Representante de CSC/CBR, prestando o suporte operacional e administrativo necessário à continuidade das atividades correspondentes.
O que você fará:
· O candidato selecionado realizará as seguintes atividades:
· Prestar atendimento aos clientes internos, externos e a todos os parceiros relacionados.
· Prestar assessoria ao Representante quanto a: organização de agenda, contatos telefônicos, reuniões presenciais, videoconferências, viagens e eventos promovidos, entre outras atividades requeridas.
· Providenciar a logística de missões (internas) em todas as suas fases: antes, durante e depois (Sede e Representação).
· Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões.
· Organizar os eventos relacionados aos projetos/visitas/reuniões: salas, equipamentos, serviços de alimentação, traslados, lista de participantes, lista de presença, confirmações de participação, materiais etc.
· Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões.
· Atuar junto à agência de viagens, na qual o BID mantenha contrato, em todo o trâmite relativo a viagens: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens, nacionais e internacionais.
· Preparar os relatórios de prestações de contas de viagens nacionais e internacionais e manter o follow up do processo para que todo o ciclo de pagamento seja devidamente encerrado.
· Preparar documentos relacionados aos pagamentos de convidados, bem como Carta Acordo-Convite. Traduzir ou revisar pequenos documentos Português > Espanhol > Inglês quando necessário.
· Encaminhar ao Setor Administrativo todos os pagamentos advindos de projetos, eventos e quaisquer que existam, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes.
· Traduzir ou revisar pequenos documentos Português > Espanhol > Inglês quando necessário.
· Preparar documentação (memorando) para envio à SEDE/Washington, bem como documentos a serem encaminhados para os Correios (SEDEX) e/ou MALOTE quando solicitado.
· Monitorar e dar o devido encaminhamento das correspondências internas e externas, inclusive àquelas correspondentes aos setores.
· Atualizar o mailing list e todos os contatos do Representante.
· Acompanhar junto ao Departamento Legal o envio das Cartas-Convênios para impressão e encaminhamento aos executores para assinatura dos Representantes Legais.
· Emitir relatórios de interesse da Representante quando solicitado.
· Manter atualizado o calendário de eventos de CBR: coordenação com todas as áreas da Representação.
· Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, CBRDOCS/IDBDOCS, OPUS (consultas), OPMAS (consultas), CONCUR (autorização de viagens e prestação de contas), SELF SERVICE (abertura de ticketsolicitação de serviços e de equipamentos para reuniões), TMS (self booking) e aqueles que estejam vigentes à época.
· Gerar saídas de CBR’s (número do ofício do banco) no SISCOR em formatos diversos: carta, fax, memorando; dando o devido acompanhamento e preparação de respostas para assinaturas.
· Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados.
· Preparar relatório mensal de eventos e encaminhar a Recepção para os devidos controles estatísticos.
· Ponto focal de acompanhamento de contratos e cotações de fornecedores do NIC junto ao setor Administrativo (agência de design, Miti, Maxpress, assinaturas de veículos, fotógrafos, cinegrafistas, entre outros).
O que você vai precisar:
· Educação: Graduação em Bacharel em Secretariado Executivo, Administração ou Relações Internacionais.
· Experiência: Mínimo de 2 anos de Experiência Profissional Comprovada
· Línguas: Português e mínimo espanhol fluente. Inglês será um diferencial.
Habilidades principais:
· Aprender continuamente.
· Colaborar e compartilhar conhecimento.
· Foco nos clientes.