Descripción del Proyecto:
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es el principal organismo de las Naciones Unidas dedicado a poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. El PNUD en México, apoya al gobierno para integrar el enfoque de la agenda 2030 en sus procesos y promueve la inclusión y la igualdad en el país.
Tras una estrategia de diversificación y soluciones, el PNUD en México ha incrementado el número de iniciativas a ser gestionadas por la oficina de país, muchas de las cuales manejan pequeños presupuestos para ser asignados en un amplio conjunto de actividades. Asimismo, constantemente se buscan nuevas áreas de trabajo conjunto y se adoptan soluciones integrales localizadas para enfrentar los problemas para alcanzar el desarrollo sostenible. Esta combinación de diversificación requiere una excelente gestión de programas, proyectos y de supervisión de los procesos operativos.
Ante este escenario, y bajo la guía y supervisión directa del Oficial de Programas, el/la Asistente administrativo de la Unidad de Ambiente, Energía y Resiliencia brindará servicios de apoyo a los Programas para garantizar calidad, precisión y consistencia del trabajo.
El/la Asistente administrativo de la Unidad Ambiente, Energía y Resiliencia trabajará en estrecha colaboración y bajo la supervisión el Oficial de Programas, las Asociadas del Programa, Programas, Operaciones y Proyectos en la oficina nacional del PNUD para apoyar en la administración, planificación y seguimiento de las unidades del programa. Se espera que el/la titular muestre iniciativa, un enfoque positivo y una fuerte orientación al servicio.
Alcance del Trabajo
1.- Apoyar las gestiones administrativas de la Unidad de Ambiente, Energía y Resiliencia de PNUD en México. Se enumeran los siguientes resultados, como principales:
a.Asistir en los procesos de gestión de viajes: generación de Travel Request, Travel Claim, solicitud y revisión de reportes de viajes.
b.Asistir en los procesos de adquisiciones de la Unidad: solicitudes de cotización, realización de comparativos, procesos de adjudicación de compra y creación de requisiciones en las plataformas institucionales para los proyectos de desarrollo.
c.Apoyar en la gestión de solicitudes y seguimiento de procedimientos administrativos internos, brindando soporte a los proyectos.
d.Gestión documental y archivística de los proyectos para mantener los archivos digitales actualizados y en cumplimiento a los requisitos y plataformas institucionales.
2.Acompañamiento a los procesos sustantivos de la Unidad tales como:
a.Asistir al Oficial de la Unidad, Coordinaciones y Asociadas en reuniones y seguimiento a acuerdos y tareas de estas;
b.Apoyar en la implementación y reporte de los proyectos de la Unidad de Ambiente, Energía y Resiliencia;
c.Asistir en la preparación de los informes ante donantes y contrapartes.
d.Apoyar, cuando se le solicite, en la facilitación de taller, eventos, foros entre otras actividades de la Oficina y los proyectos de la Unidad.
3.Apoyo a personal de programas y proyectos en información y formación de conocimiento, así como compartir y formalizar las mejores prácticas en el ciclo programático.
Acuerdo Institucional
Esta posición estará bajo supervisión directa de la Asociada y el Oficial de Programas de Ambiente, Energía y Resiliencia del PNUD. Se requiere asistencia presencial en la oficina de país del PNUD en la Ciudad de México.
Competencias Escenciales:
Lograr Resultados: NIVEL 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar Innovadoramente: Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender Continuamente: Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación.
Adaptarse con Agilidad: Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con Determinación: Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse: Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas.
Facilitar la Diversidad e Inclusión: Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación.
Requisitos Mínimos:
Certificado de Bachillerato (educación secundaria) es requisito. Estudios Universitarios (nivel licenciatura) en Ciencias Sociales, Económicas, Administrativas o afines; se dara debida consideración pero no es requisito.Experiencia Requerida:
Para candidato/as con estudios de bachillerato, se requieren 3 años de experiencia en áreas administrativas y con vinculación a temas socioambientales. Para candidatos/as con estudios concluidos de licenciatura, se requiere 1 año de experiencia en áreas administrativas y con vinculación a temas socioambientales.Habilidades Requeridas:
Experiencia en la redacción de documentos, informes, reportes, minutas, etc. Experiencia en la gestión de viajes. Experiencia en la gestión de expedientes. Manejo de sistemas ERP o plataformas digitales. Manejo de paquetería Microsoft Office.Habilidades Deseadas:
Experiencia trabajando con equipos multidisciplinarios. Conocimiento de procesos de adquisiciones. Experiencia en el manejo de varias actividades de manera simultanea. Experiencia previa en el sistema de Naciones Unidas.Lenguajes Requeridos:
Inglés Básico