Organizational Context
La Federaci贸n Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) es la organizaci贸n humanitaria m谩s grande del mundo con 191 Sociedades Nacionales. Est谩 guiado por su Estrategia 2030, que expresa nuestra visi贸n colectiva y nuestra determinaci贸n de avanzar en la lucha contra los principales desaf铆os a los que se enfrenta la humanidad en la presente d茅cada.
La Secretar铆a de la Federaci贸n Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) est谩 organizada en grupos empresariales: cinco oficinas regionales, una de las cuales es Am茅rica. La Oficina Regional de Am茅rica apoya a las Sociedades Nacionales de Am茅rica para que aumenten las normas humanitarias y de desarrollo, ayud谩ndolas a seguir siendo relevantes dentro de su pa铆s y sostenibles y responsables de sus acciones, guiadas por la implementaci贸n de la Estrategia 2030.
La unidad de finanzas de la Oficina de Cl煤ster del Cono Sur ubicada en Buenos Aires, Argentina es responsable de la provisi贸n de servicios financieros de calidad, garantizar la debida implementaci贸n de los controles internos, procedimientos y procesos financieros o administrativos. Tambi茅n dicha unidad es responsable de brindar asesor铆a t茅cnica en la implementaci贸n de programas, operaciones y en la prestaci贸n de servicios a las Sociedades Nacionales.
La Federaci贸n Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (IFRC) tiene una pol铆tica de tolerancia cero respecto a conductas incompatibles con los objetivos del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, incluyendo la explotaci贸n y abuso sexual, el acoso sexual y otras formas de acoso, el abuso de autoridad, la discriminaci贸n y la falta de integridad (incluyendo, pero no limitado a, la mala conducta financiera). La IFRC tambi茅n se adhiere a estrictos principios de protecci贸n infantil.
Job Purpose
Esta posici贸n es responsable de proporcionar servicios eficientes y efectivos bajo el contexto de la gerencia financiera espec铆ficamente en temas de tesorer铆a, contabilidad y servicios administrativos en la oficina del cl煤ster. Debe asegurar completa adherencia a los procedimientos y regulaciones financieras de la IFRC.
Job Duties and Responsibilities
1. Tesorer铆a
- Asegurarse de que los controles internos adecuados se apliquen bien en la administraci贸n de los fondos en caja chica y bancos.
- Gestionar conteos y conciliaciones de la(s) caja(s) al menos cada 15 d铆as asegur谩ndose que los fondos est谩n adecuadamente manejados y registrados en el sistema contable. De igual manera conciliar una vez al mes los bancos y que sus balances coincidan con los registros contables.
- Procesar todos los pagos a tiempo e incluye documentaci贸n de respaldo, aprobaciones o validaciones adecuadas.
- Asegurar, con el apoyo del Analista Senior de Finanzas, que hay suficientes fondos disponibles para cumplir con los requisitos de efectivo seg煤n indican las previsiones financieras.
- Gesti贸n de pagos en efectivo y cheque.
- Gesti贸n de la plataforma de banca electr贸nica y relaci贸n con el intermediario de divisas.
- Proporcionar informaci贸n y apoyo oportuno y preciso relacionado con los pagos procesados (recibos, billetes de banco, etc.).
- Asegurar que la lista de firmas autorizadas est茅 actualizada siempre.
- Asegurarse de que todas las gestiones con el banco o corredor de divisas se hagan con la mejor efectividad y de forma oportuna.
- Asegurar que todos los pagos en efectivo recibidos como llamadas personales, reembolso de avances operacionales y otros se hayan enviado al banco para dep贸sito a m谩s tardar antes de finalizado el pr贸ximo d铆a laborable.
- Proporcionar asistencia al Analista Senior de Finanzas relacionada con el estado de los saldos de efectivo en las diferentes cuentas bancarias de manera oportuna.
- Preparar un flujo de caja mensual y presentarlo al Analista Senior de Finanzas para asegurar la disponibilidad de efectivo de la oficina y proyectos.
- Llevar un control del saldo de caja y bancos.
- Verificar el progreso de las transferencias enviadas a Sociedades Nacionales o proveedores para confirmar su recepci贸n. Dar seguimiento para asegurar la respuesta de las Sociedades Nacionales.
- Mantener la base de datos actualizada de los proveedores en la plataforma electr贸nica del banco.
Job Duties and Responsibilities (continued)
2. Contabilidad
- Iniciar el registo contable de todo o tipo de transacciones financieras, incluyendo las que sean relacionadas a banco y cajas, asegurando que est茅n debidamente sustentadas y aprobadas.
- Apoyar al Analista Senior de Finanzas con las rutinas de cierre de fin de mes de acuerdo con la lista de verificaci贸n contable.
- Apoyar en la verificaci贸n de la documentaci贸n sustento en las rendiciones de las Sociedades Nacionales y personal local o internacional que reciba avances operativos en forma oportuna y a tiempo.
- Mantener conciliados los balances de avances operativos a las Sociedades Nacionales, al personal internacional o local.
- Presentar para el cierre de mes la conciliaci贸n firmada por las partes.
- Apoyar al Analista Senior de Finanzas en la soluci贸n de cualquier hallazgo o incidencia detectado durante su revisi贸n peri贸dica de la contabilidad.
- Conciliar las partidas del Balance de Comprobaci贸n como dep贸sitos de garant铆a, saldos de cuentas personales, n贸mina local antes del cierre del mes.
- Dar seguimiento con el personal de los reembolsos de cuentas personales.
- Mantener un sistema de archivo local de todas las transacciones financieras de la oficina y depositarlo en el Archivo Regional de Finanzas mensualmente.
- Brindar asistencia en la recopilaci贸n de documentos para fines de auditor铆as internas y externas.
3. Administraci贸n:
- Brindar y respaldar la administraci贸n de los servicios de oficina mediante la implementaci贸n de sistemas, procedimientos y pol铆ticas administrativas, asegurando el cumplimiento de todos los est谩ndares establecidos y la correcta aplicaci贸n de los
procedimientos de la Federaci贸n.
- Garantizar el funcionamiento adecuado y la gesti贸n eficiente de los servicios generales, apoyando la ejecuci贸n de todas las actividades necesarias para asegurar el correcto desarrollo de las operaciones diarias de la oficina, incluyendo, pero no
limit谩ndose a: alojamiento, compras, organizaci贸n de eventos internos y externos, y otras tareas relacionadas.
- Apoyar al Jefe de la Delegaci贸n en el mantenimiento adecuado de la oficina y su operatividad.
- Mantener un stock m铆nimo para la administraci贸n de la oficina.
- Mantener una base de datos actualizada de proveedores de servicios de manera que pueda apoyar en el proceso de selecci贸n de servicios para la delegaci贸n sin que sea parte de la toma de decisiones.
- Apoyar en la organizaci贸n de eventos, capacitaciones, reuniones.
- Apoyar al Jefe de la Delegaci贸n en el mejor uso posible de los recursos y asegurar reducir los costos sin sacrificar calidad.
Education
Estudios en el 谩rea de contabilidad / 谩rea relacionada a finanzas o administraci贸n (requerida)
Experience
2+ a帽os de experiencia profesional en un departamento de Finanzas o contabilidad (preferida)
2+ a帽os de experiencia en una organizaci贸n humanitaria (preferida)
Knowledge, Skills and Languages
Conocimientos y Habilidades
- Auto suficiente en sistemas inform谩ticos (por ejemplo, paquete de software de contabilidad, programas de MS Office)- (requerido).
- Excelentes habilidades de comunicaci贸n. (preferido).
- Habilidades en el manejo del tiempo. (requerido).
Languages
- Hablar y escribir con fluidez en espa帽ol. (preferido).
- Hablar y escribir con fluidez en ingl茅s. (preferido)
- Buen dominio de otro idioma oficial de la Federaci贸n (e.g. franc茅s)- (preferido)