El/la Asociado/a de Proyectos trabajarรก de forma directa bajo la supervisiรณn del Coordinador de Proyecto โNuevos Actores Econรณmicosโ quien a su vez responde al Oficial de Programa que coordina el รกrea GyT. Serรก parte de un equipo de 6 personas, compuesto por un coordinador de Proyecto, dos analistas de programa, un asociado de proyecto para el รกrea de finanzas y 2 asociados de proyecto para adquisiciones y logรญstica. Ademรกs, trabajarรก estrechamente con otros oficiales de programa de Gobernabilidad y Transformaciรณn Productiva y con el Analista de Programa para temas de financiaciรณn al desarrollo. Asimismo, trabajarรก en coordinaciรณn con la Coordinaciรณn de Programa y articularรก acciones con el equipo de oficiales de programa y proyectos.
Las funciones del Asociado de Proyectos, dando estricto cumplimiento a las normas y procedimientos del PNUD y en estrecha vinclulacion con el/la Oficial para Proyectos de TP son:
1. Proporciona apoyo administrativo eficaz a la gestiรณn del programa a nivel nacional y niveles territoriales
Asiste al Coordinador/a del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestiรณn y ejecuciรณn eficiente y efectiva del Programa. Esto incluye organizaciรณn de misiones, Secretarรญas Tรฉcnicas, Comitรฉ Nacional de Coordinaciรณn, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboraciรณn de documentos y presentaciones, entre otros, segรบn sea requerido. Apoya la redacciรณn de comunicaciones, cartas, minutas de encuentros, relatorรญa de talleres, entre otras relacionadas con la gestiรณn del proyecto. Creaciรณn de Vendors, perfiles de viajeros, reserva de pasajes, salones, compra de insumos y materiales y todos los detalles logรญsticos que demande una actividad determinada en el marco del programa. Gestiona la autorizaciรณn de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viรกticos. Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, รณrdenes de servicio y/o compra, Acuerdos, reembolso de viรกticos, etc. que se implementan a nivel nacional y en los territorios, y efectรบa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas. Seguimiento y apoyo con รฉnfasis en los procesos de contrataciones de servicios de consultorรญas. Apoyo en las coordinaciones logรญsticas del Plan de Trabajo Anual (POA) en diรกlogo con la instituciรณn nacional que lidera el programa. Apoya en el registro documental de las acciones que se realizan en el marco del programa, archivo, mantenimiento de registros, datos, correspondencia, agendas de trabajo, imรกgenes, entre otros. Realizarรก procesamiento de pagos y contribuirรก a la generaciรณn de reportes financieros.
2. Apoyo administrativo a la operaciรณn y funcionamiento del Programa
Prepara el presupuesto anual de funcionamiento del programa. Elabora el plan de adquisiciones de los insumos requeridos para el buen funcionamiento la Oficina, y maneja los procesos de compras y adquisiciones necesarios en este sentido. Asegura la correcta utilizaciรณn de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehรญculo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de prรฉstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados (computadoras,muebles, datashow, vehรญculo, cรกmara fotogrรกfica, entre otros). Apoya la reserva de salones, pedidos de almacรฉn, compras en plazas, entre otras. Garantiza la correcta programaciรณn y ejecuciรณn de los recursos destinados a gastos operativos / por concepto de utilizaciรณn del espacio y de los servicios e insumos utilizados. Mantiene al dรญa y en orden el archivo de la Oficina, conforme con las normas y procedimientos del PNUD. Asimismo mantiene el stock de materiales impresos para visibilidad del programa e insumos para funcionamiento del equipo.
3. Apoyar las coordinaciones logรญsticas y a los procesos de gestiรณn de la informaciรณn relacionados con los proyectos
Proporcionar apoyo integral en todos los aspectos de la implementaciรณn del proyecto de acuerdo con los documentos del proyecto, planes de trabajo anuales y otros acuerdos entre el PNUD y los socios responsables. Apoyar la organizaciรณn de misiones, eventos, reuniones, etc en corresponencia con las normas y procedimientos del PNUD y los donantes. Contribuir a mantener actualizados los registros y archivos del proyecto. Ofrecer apoyo a procesos de gestion de informaciรณn y conocimientos relevantes para los proyectos.
4. Otras funciones requeridas para la adecuada implementaciรณn de los objetivos y resultados del Programa y la gestiรณn operativa de la Oficina, dando cumplimiento a las normas PNUD.
