Asistente Administrativo(a) Senior, México
Descripción del Puesto
Acerca de PADF
La Fundación Panamericana para el Desarrollo (PADF por sus siglas en inglés) cree en la creación de un hemisferio de oportunidades para todas las personas. Trabajamos en América Latina y el Caribe para fortalecer nuestra región: más saludable, pacífica, justa, resiliente y sostenible para las generaciones actuales y futuras. Durante más de 60 años, hemos servido a las comunidades más vulnerables, invirtiendo recursos en todo el hemisferio. Nos asociamos y capacitamos a la sociedad civil, los gobiernos y el sector privado para el bien común de la región.
Descripción General de la Posición
Bajo la supervisión del/la Director(a) de Proyecto, el/la Asistente Administrativo(a) Senior será responsable de dar seguimiento a las tareas administrativas y logísticas de los proyectos, asegurando el cumplimiento oportuno y eficiente de todas las responsabilidades. Asimismo, llevará un control detallado de los gastos y velará por su correcta ejecución, en cumplimiento con la legislación mexicana aplicable. El/la candidato(a) desempeñará sus funciones con eficiencia y en estricto cumplimiento del código de conducta y las políticas de PADF.
Esta es una posición híbrida con sede en la Ciudad de México.
Funciones y Responsabilidades Esenciales
Gestión Administrativa y Financiera:
Elaborar, revisar y presentar reportes de gastos, presupuestos y estados financieros mensuales de todos los proyectos de la oficina de México, en coordinación con la oficina matriz. Dar seguimiento a la facturación de gastos, pagos, impuestos locales y estatales, en coordinación con contadores externos. Mantener actualizado el control de gastos de la tarjeta corporativa asignada. Realizar cotizaciones y compras relacionadas con los proyectos y las operaciones de la oficina. Mantener el control de inventarios y suministros de la oficina.Apoyo Logístico y Operativo:
Coordinar y dar seguimiento a actividades con socios del proyecto, incluyendo recopilación y documentación de información de soporte. Planificar y gestionar reuniones, talleres, cursos, webinars y otros eventos, incluyendo elaboración de minutas, logística, reservas y preparativos de viaje. Apoyar en la edición y actualización de la página web del proyecto. Colaborar estrechamente con las áreas de finanzas, comunicación y otras áreas para el cumplimiento de actividades.Gestión Interna y Soporte:
Brindar apoyo al equipo de la oficina de México en la gestión de la plataforma MyTalent (UKG). Mantener actualizada la información a su cargo y garantizar la custodia y uso adecuado de la documentación, información y material audiovisual. Mantener comunicación permanente y oportuna con la supervisión respecto a avances y dificultades en la ejecución de las actividades. Realizar otras funciones que le sean asignadas.
Competencias
Orientación al servicio – Proporciona un trabajo que integra el respeto, la tolerancia, la adaptabilidad, recursividad, destreza y sensibilidad social. Capacidad de adaptación al cambio – Capacidad para adaptarse y avenirse a los cambios, modificando si fuese necesario su propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nueva información o cambios del medio. Trabajo en equipo – Capacidad de trabajar formando sinergia y en coordinación respetuosa con otros miembros del equipo. Orientación a resultados – Demuestra motivación para lograr y llevar las tareas a término. Excelente en el seguimiento. Demuestra un impulso y voluntad de trabajar duro, con trabajo en equipo, comunicación y colaboración.
Características Personales
Inteligencia emocional y empatía. Planeación y diligencia. Vocación social.
Calificaciones Requeridas
Licenciatura en Contabilidad (titulada o pasante). Dos (2) años de experiencia laboral en su campo profesional en organizaciones de la sociedad civil, sector público o privado con énfasis en temas administrativos y contables. Conocimiento de normatividad fiscal y cumplimiento de obligaciones para OSC. Manejo de sistemas contables (Contpaq, QuickBooks, u otros). Dominio de paquetería Office (Word, PowerPoint, Outlook). Gestión de archivos físicos y digitales, asegurando su organización y resguardo conforme a estándares establecidos.
Más sobre PADF
PADF es una organización independiente sin fines de lucro establecida por la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 1962. www.padf.org
Los valores centrales de PADF (por sus siglas en inglés) son “H-E-A-R-T” = Honestidad, Excelencia, Responsabilidad, Respeto y Trabajo en Equipo.
PADF es un Empleador que Ofrece Igualdad de Oportunidades.