Analista Sénior de Adquisiciones (Coordinador/a de contratos)

Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas.

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las

Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible.

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de

desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

Contexto Local

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es una institución fundamental en Ecuador, cimentada en principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Su misión principal es la implementación del Sistema del Seguro General Obligatorio, parte integral del sistema nacional de Seguridad Social. El IESS sirve a 3.8 millones de afiliados (aportantes) y beneficia a cerca de 8 millones de personas (casi el 44% de la población del Ecuador) a través de más de 102 unidades médicas a nivel nacional que incluyen hospitales de segundo y tercer nivel, centros de salud tipo A, y C, y un puesto de salud.

Las enfermedades catastróficas, como el cáncer (oncológico o hemato-oncológico), los trasplantes de órganos y enfermedades raras como la hemofilia, imponen una carga considerable al sistema de salud ecuatoriano y al subsistema del IESS. Esto se debe tanto a los elevados costos económicos como al impacto significativo en la calidad de vida de los pacientes. La adquisición de medicamentos para estas condiciones es costosa y compleja, generando desafíos para la sostenibilidad del sistema de salud y la equidad en el acceso a tratamientos.

Las brechas en el abastecimiento de medicamentos en hospitales de tercer nivel del IESS y especializados, causa rupturas de stock que impactan negativamente la respuesta al tratamiento, disminuyendo la sobrevida y provocando tratamientos incompletos. Esto puede llevar a recaídas o resistencia a tratamientos de primera línea, encareciendo costos y a menudo resultando en desenlaces mortales.

El costo elevado de los medicamentos, la producción y demanda impredecibles, los desafíos logísticos, la contratación pública obligatoria, los problemas de pago del IESS y el aumento de derivaciones a Solca (con un costo estimado de entre $30 y $50 millones anuales), sumados al incremento de costos en tratamientos de segunda/tercera línea y los riesgos contextuales (judicializaciones, corrupción), impiden un abastecimiento confiable y oportuno, afectando el acceso y la continuidad del tratamiento para pacientes con enfermedades catastróficas.

El IESS ha solicitado el apoyo a la UNOPS para apoyar la estrategia del Plan de Gobierno 2024-2028 con la implementación de esfuerzos de fortalecimiento institucional que conduzcan a la adopción de un modelo de gestión para la adquisición de medicamentos y otros insumos de salud, que permita la transición hacia la modernización del sistema de adquisición de medicamentos del país. Contexto de Proyecto

El proyecto busca apoyar al IESS en sus esfuerzos para asegurar el acceso efectivo y la continuidad del tratamiento para los pacientes con enfermedades oncológicas, hematológicas, catastróficas del sistema inmunológico y trasplantes de órganos mediante la gestión integral de la cadena de suministro de medicamentos de alto costo para garantizar la disponibilidad y continuidad de los tratamientos para los pacientes del IESS que sufren enfermedades catastróficas atendidos en 8 hospitales a nivel nacional.

Para alcanzar este objetivo, el proyecto se estructurará en los siguientes componentes:

Componente 1: Adquisición de medicamentos priorizados por el IESS.

Componente 2: Gestión contractual, coordinación logística y aseguramiento de la calidad.

Componente 3: Gerenciamiento del proyecto.

El proyecto cuenta con un monto estimado de $111.612.000 y se ejecutará en un plazo de 21 meses. Este período incluye 18 meses destinados a garantizar un abastecimiento efectivo y 3 meses para el cierre del proyecto.

Bajo la orientación general del/la Gerente Senior de Proyecto y en estrecha coordinación con el/la Especialista de Adquisiciones, el/la Coordinador/a del Equipo técnico de Medicamentos y las Áreas de Servicios de Soporte, el/la Analista Sénior de Adquisiciones (Coordinador/a de contratos) será responsable operativo y táctico de asegurar la correcta y transparente ejecución de los contratos de adquisición de medicamentos de alto costo. Su rol principal es supervisar el ciclo de vida contractual, la coordinación logística y el relacionamiento con proveedores, asegurando el cumplimiento de los términos y condiciones en el marco del proyecto con el IESS.

El/la Analista Sénior de Adquisiciones (Coordinador/a de contratos) tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

Gestión Contractual y de Proveedores.

Gestión Logística y de Abastecimiento.

Gestión de la Información y Sistemas

Coordinación Institucional
Gestión Contractual y de Proveedores

Junto con el/la Gerente de Proyecto, elaborará la estrategia de gestión contractual y de la cadena de suministro.

Gestionar y mantener las relaciones con proveedores y contrapartes.

Liderar la resolución de conflictos o problemas de desempeño, reclamos y disputas en el nivel operativo. Así como documentar los casos y supervisión de los procesos de aplicación de consecuencias contractuales ante incumplimientos de contratos.

Coordinar el cierre de contratos, documentando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas.

Implementar el programa de desarrollo de proveedores, con el objetivo de mejorar el desempeño y los procesos y garantizar el cumplimiento de normas y estándares de Buenas Prácticas de Bodegaje y Almacenamiento.

Otras actividades que sean asignadas.
Gestión Logística y de Abastecimiento

Documentar los procedimientos y requisitos de los asociados en materia de gestión logística que tienen que ser considerados en los expedientes contractuales para garantizar el cumplimiento observancia de las instancias de control del asociado y gestionar los pagos oportunos a los proveedores.

Supervisar los procesos de gestión logística, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la programación de entregas y la gestión de pagos/liquidaciones.

Monitorear y controlar la entrega de productos con requerimientos especiales, como los medicamentos termolábiles que requieren cadena de frío en coordinación con el equipo técnico del proyecto.

Asegurar la implementación del sistema de seguimiento y trazabilidad de medicamentos.

Supervisar e implementación de sistema de monitoreo y control adecuado a la gestión de los contratos, entregas de medicamentos y procesos de pago.

Apoyar y coordinar el seguimiento a los acuerdos con instituciones públicas encargadas de la emisión de registros sanitarios para fomentar la concurrencia de proveedores. Gestión de la Información y Sistemas

Supervisar el proceso de gestión de la información en el sistema ERP y otras herramientas para el seguimiento del ciclo de gestión de los contratos.

Responsable de la adopción, implementación y customización de sistemas de información para la gestión contractual y de proveedores.

Responsable de la generación de reportes periódicos requeridos para el asociado y contratistas de ser el caso.

Coordinación Institucional:

Coordinar con instituciones públicas encargadas de la emisión de registros sanitarios para fomentar la concurrencia de proveedores.

Asegurar que el modelo de gestión de contratos y distribución se alinee con las normas y requerimientos institucionales para la recepción de bienes.

Desarrollo y Mejora Continua:

Implementar y supervisar el programa de desarrollo de proveedores.

Crear planes de seguimiento y estrategias de apoyo para mejorar los procesos y el desempeño de los proveedores.

Supervisar la implementación de mecanismos para eliminar las deficiencias en la cadena de abastecimiento.

Facilitar la creación de un ambiente laboral que fomente el aprendizaje y la innovación de procesos respetando los principios de diversidad.

Soporte a la gerencia del proyecto en la identificación e implementación de acciones para la gestión de los riesgos relacionados con la gestión de la cadena de suministro del proyecto y la gestión de contratos. Para obtener información más detallada acerca de las funciones del puesto por favor verificar los términos de referencia adjuntos.

Competencies ES
Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones). Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas. Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito. Education/Experience/Language requirements
Educación

Se requiere un título de tercer nivel (maestría) en áreas de Administración, Ingeniería Comercial, Derecho, Logística, Farmacia o afines.

Un título universitario a nivel de Licenciatura (equivalente a Bachelor‘s Degree) preferiblemente en las áreas antes mencionadas, en combinación con siete (04) años de experiencia, puede ser considerado en caso de no contar con título de maestría.

Deseable: estudios de postgrado en Gestión de Proyectos, Contratación Pública o Supply Chain Management.

Certificaciones relevantes para la posición son deseables.
Experiencia

Mínimo 2 años de experiencia (o más dependiendo de los títulos académicos) profesional en gestión de contratos, adquisiciones, logística y/o gestión de la cadena de suministro, preferentemente en el sector público o en organizaciones internacionales.

Experiencia comprobable en la supervisión de la cadena de frío y el manejo de sistemas de información tipo ERP

Se requiere experiencia en creación de reportes gerenciales con utilización de dashboards en sistemas de inteligencia de negocios como Google Data Studio, Tableau, Power BI, Clik, SAP o similares.

Será altamente valorado:

Dominio de los principios del PMI (Project Management Institute) o Prince2.

Conocimiento de las leyes y normativas de contratación pública en Ecuador.

Capacidad de resolución de problemas, negociación y gestión de conflictos.

Habilidades de comunicación escrita y oral..
Idioma

Se requiere fluidez en el idioma español.

Será altamente valorado el conocimiento del idioma inglés a nivel intermedio.