Grado: G7
N煤mero de la vacante: 040-2025
Fecha de publicaci贸n: 08/04/2025
Fecha de cierre (medianoche hora de Ginebra): 22/04/2025
Job ID: 12928
Departamento: OR鈥揂m茅rica Latina y el Caribe
Unidad: ETD/OP-San Jos茅
Lugar de destino: San Jos茅
Tipo de contrato: Duraci贸n determinada
La OIT est谩 lanzando una convocatoria de manifestaci贸n de inter茅s para el puesto mencionado.
Pueden participar:
- Los candidatos internos de la OIT
- Los candidatos externos.
La OIT valora positivamente la diversidad de su personal. Se alientan las candidaturas de mujeres y hombres cualificados, con o sin discapacidad. Si no puede completar el formulario de solicitud en l铆nea debido a una incapacidad, por favor env铆e un correo electr贸nico a nzuniga@ilo.org.
Marco org谩nico
El puesto est谩 adscrito al Equipo de Trabajo Decente y Oficina Pa铆ses de la OIT (ETD/SJO) para
Am茅rica Central, Hait铆, Panam谩 y Rep煤blica Dominicana, en la Unidad de Programaci贸n, cuyas principales funciones son el seguimiento y la gesti贸n de la programaci贸n y cooperaci贸n para el desarrollo de la Oficina.Objetivo principal
Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionar谩 servicios de programaci贸n paraprofesionales y tendr谩 la responsabilidad de gestionar la prestaci贸n completa de servicios de apoyo especializados en materia de programaci贸n. El/la titular del puesto dirigir谩 y supervisar谩 un equipo de apoyo en materia de programaci贸n; y trabajar谩 de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente para efectuar diversas acciones administrativas relacionadas con el dise帽o, planificaci贸n, gesti贸n, seguimiento y evaluaci贸n de actividades. Este trabajo requiere utilizar el sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales. El/la titular del puesto aplicar谩 los principios de la gesti贸n basada en los resultados y se asegurar谩 de la correcta aplicaci贸n de las reglas, reglamentos, pol铆ticas, procedimientos y directrices establecidos; evaluar谩 y anticipar谩 las necesidades, determinar谩 las prioridades y aportar谩 ideas para mejorar el dise帽o de los servicios de programaci贸n y de los procesos correspondientes.
El/la titular del puesto trabajar谩 bajo la supervisi贸n de [... indicar el t铆tulo del puesto]. Esta supervisi贸n se centrar谩 en facilitar la ejecuci贸n de los servicios y examinar el impacto de los resultados acordados. El objetivo de la supervisi贸n es asegurarse de que el trabajo se hace de manera coordinada e integrada con los servicios conexos y se realiza en los plazos establecidos. Las tareas asignadas se llevar谩n a cabo con una supervisi贸n m铆nima, dado que el/la titular del puesto tendr谩 un alto grado de autonom铆a para ejecutar y evaluar los servicios de la unidad de trabajo. El trabajo se examinar谩 para comprobar la viabilidad de las recomendaciones y el impacto de los resultados finales.
Relaciones de trabajo
A nivel interno, el/la titular estar谩 en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan los proyectos y de la sede para solicitar apoyo en materia de programaci贸n y administraci贸n y proporcionar asesoramiento sobre c贸mo solucionar cuestiones complejas de conformidad con la normativa aplicable. Los contactos tambi茅n permitir谩n coordinar actividades con otras unidades para la prestaci贸n de servicios interdependientes. El/la titular del puesto mantendr谩 contactos con la unidad regional de programaci贸n y recibir谩 orientaciones de ella para resolver cuestiones complejas y delicadas en materia de programaci贸n.
A nivel externo, el/la titular estar谩 en contacto principalmente con sus hom贸logos en el gobierno, organizaciones de trabajadores y de empleadores, organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales y donantes para coordinar las actividades conjuntas. El/la titular del puesto anticipar谩 y resolver谩 cuestiones complejas en materia de programaci贸n y administraci贸n, y buscar谩 oportunidades de sinergias y mejoras de los procesos que aspiren a la calidad y la eficacia en funci贸n de los costos.
Funciones y responsabilidades fundamentales
1. Asumir la responsabilidad de que se complete a tiempo la prestaci贸n de servicios especializados de apoyo a la programaci贸n, velando por que se cumpla la normativa aplicable. Proporcionar apoyo especializado en materia de programaci贸n para la formulaci贸n del programa de trabajo de la Oficina y la identificaci贸n de iniciativas, asegur谩ndose de que la informaci贸n requerida se haya incluido en las propuestas de actividades. Hacer b煤squedas de informaci贸n sobre temas definidos relacionados con los resultados de los programas por pa铆s que se le asignen. Examinar y realizar an谩lisis preliminares de informaci贸n, lo que incluye determinar las cuestiones prioritarias y las posibles necesidades de asistencia t茅cnica, para su posible inclusi贸n en las rese帽as e informes por pa铆s. Hacer evaluaciones y un seguimiento de la prestaci贸n de servicios de programaci贸n para asegurar su ejecuci贸n 贸ptima.
2. Supervisar a un equipo de apoyo en materia de programaci贸n, lo que incluye, entre otros cometidos, distribuir y revisar las tareas asignadas, llevar a cabo discusiones de evaluaciones del desempe帽o y asegurarse de que se completen todos los formularios de evaluaci贸n en los plazos establecidos, as铆 como apoyar el desarrollo del personal y las actividades de aprendizaje.
3. Analizar datos y otras informaciones para la preparaci贸n del programa y presupuesto y para el examen de las necesidades financieras y en materia de recursos humanos. Asegurarse de que los datos y dem谩s informaciones est茅n completos. Coordinar la presentaci贸n de las propuestas de programa y las estimaciones presupuestarias, y proponer ajustes, seg煤n proceda.
4. Actuar como punto focal para las cuestiones administrativas relacionadas con los programas y/o los proyectos. Iniciar el procesamiento de solicitudes, preparar modelos de mandatos (TOR) en relaci贸n con los objetivos de los programas y/o proyectos, obtener las autorizaciones necesarias, procesar acciones administrativas y darles seguimiento, y resolver cuestiones relacionadas con la aplicaci贸n de los programas y/o proyectos. Trabajar en estrecha colaboraci贸n con los interlocutores externos y asistir a reuniones para proporcionar y reunir informaci贸n.
5. Examinar informes, propuestas y datos sobre los gastos recibidos de los asociados en la ejecuci贸n para asegurarse de que las transacciones financieras, los compromisos contra铆dos y las autorizaciones est谩n en conformidad con las reglas y reglamentos financieros. Preparar informes sobre la ejecuci贸n del presupuesto, comparando los presupuestos aprobados con los gastos reales y se帽alando toda discrepancia.
6. Examinar y revisar la correspondencia preparada por miembros del equipo, inclusive sobre casos y consultas de 铆ndole no rutinaria y complejos que puedan requerir investigaci贸n y an谩lisis. Asegurarse de que los casos est茅n documentados y de que el resultado se comunique a las partes interesadas.
7. Mantenerse al d铆a sobre la evoluci贸n de las pol铆ticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con la programaci贸n y proporcionar orientaciones e impartir formaci贸n al personal para desarrollar sus conocimientos. Informar y proporcionar orientaciones al personal de apoyo a los programas sobre cuestiones de programaci贸n y sobre la aplicaci贸n y la interpretaci贸n de las pol铆ticas y los procedimientos aplicables.
secci贸n opcional (solo si necesario)
8. Evaluar los m茅todos y procesos de trabajo y proponer mejoras para asegurar la m谩xima eficiencia y eficacia. Evaluar las repercusiones de los cambios y formular recomendaciones relativas a las medidas de seguimiento. Trabajar en estrecha colaboraci贸n con otras 谩reas administrativas para garantizar que los servicios est谩n dise帽ados y se ejecutan de manera eficaz y fluida, y hacer recomendaciones para mejorar los procesos conexos.
9. Encargarse de la coordinaci贸n y el seguimiento de la organizaci贸n de seminarios, talleres, reuniones y otros eventos. Participar en reuniones y talleres internos y externos en 谩mbitos de trabajo que se le asignen, a fin de compartir informaci贸n y orientaciones sobre cuestiones de programaci贸n.
10. Participar en misiones para prestar apoyo en materia de programaci贸n y administraci贸n, seg煤n proceda.
11. Desempe帽ar otras tareas afines que se le asignen.Requisitos Min铆mos
Formaci贸n
Estudios secundarios completos. Formaci贸n en administraci贸n de programas y/o proyectos.
Experiencia
Un m铆nimo de siete a帽os de experiencia laboral en tareas de apoyo de oficina, y haber dedicado la mayor parte de ese per铆odo a tareas de apoyo relacionadas con programas y presupuestos y la administraci贸n de proyectos. Experiencia de trabajo con un sistema de planificaci贸n de los recursos institucionales, en particular, con m贸dulos de seguimiento y gesti贸n de programas.
Idiomas
Excelente dominio del idioma espa帽ol. Conocimiento pr谩ctico de del idioma ingl茅s.
Conocimientos y competencias (t茅cnicas/personales)
Excelente conocimiento de la administraci贸n de programas y/o proyectos.
Excelente conocimiento de la gesti贸n basada en los resultados.
Conocimiento y entendimiento del car谩cter sustantivo de los programas y las actividades de la OIT.
Conocimiento de los m茅todos y las t茅cnicas necesarios para evaluar la calidad y la eficiencia en la ejecuci贸n de los procesos.
Buen conocimiento de programas inform谩ticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de c谩lculo y creaci贸n de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.Adem谩s de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientaci贸n al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientaci贸n al cliente, comunicaci贸n, orientaci贸n al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempe帽o, orientaci贸n a la calidad, colaboraci贸n], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Capacidad para interpretar las reglas, reglamentos, pol铆ticas y procedimientos aplicables y trabajar en el respeto de los mismos.
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas inform谩ticos.
Aptitudes de redacci贸n.
Aptitudes anal铆ticas y capacidad para prestar atenci贸n a los detalles.
Capacidad para supervisar al personal de apoyo.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de g茅nero y no discriminatorios.Proceso de reclutamiento
S铆rvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en l铆nea. Para presentar su candidatura, visite ILOJOBS. El sistema le indicar谩 los pasos que deber谩 seguir para presentar su candidatura en l铆nea.
Evaluaciones, las cuales pueden incluir una o varias pruebas escritas y una entrevista basada en las competencias
Dependiendo de la ubicaci贸n y disponibilidad de los candidatos, asesores y miembros del jurado en las entrevistas, la OIT se reserva el derecho a utilizar tecnolog铆as de comunicaci贸n como TEAMS, videoconferencia, e-mail, etc para llevar a cabo la evaluaci贸n de los candidatos en las distintas etapas del proceso de contrataci贸n, incluyendo el centro de evaluaci贸n, las pruebas t茅cnicas y las entrevistas.
Peligro fraude
La OIT no cobra gastos en ninguna de las etapas del proceso de selecci贸n: presentaci贸n de la candidatura, entrevista, tramitaci贸n o formaci贸n. No deber铆an tomarse en consideraci贸n los mensajes que no procedan de direcciones de correo electr贸nico de la OIT- ilo@org. Adem谩s, la OIT no exige ni precisa datos bancarios de los candidatos.