UNODC – Analista en Gestión de Viajes

  • Added Date: Thursday, 07 November 2019
  • Deadline Date: Thursday, 21 November 2019

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Sobre UNODC en México

En 1996 el Gobierno de México y los Gobiernos de Centroamérica, a través de sus embajadas acreditadas en México, celebraron un Memorando de Entendimiento mediante el cual se comprometieron a trabajar en conjunto con UNODC, esto con el fin de enfrentar los problemas de drogas y delito de la región. El memorando fue el antecedente para que en el año de 2003 la UNODC y el Gobierno de México celebraran un Acuerdo Sede para el establecimiento de la Oficina Regional para México y Centroamérica, con el fin de coordinar y supervisar las actividades de UNODC en esta región.  En este acuerdo, el Gobierno de México reconoce la personalidad jurídica de la Oficina en México, así como sus privilegios e inmunidades. En el 2008 se firmó un Acuerdo de Cooperación que fortaleció aún más las relaciones entre UNODC y el Gobierno de México, a través del cual se establecieron las modalidades de cooperación entre ambos.

El 15 de octubre del 2012 se firmó un nuevo Acuerdo entre el Gobierno de los Estados Unidos Mexicanos y las Naciones Unidas para generar una nueva forma de asociación y otorgar a la Oficina de UNODC en México funciones de una Oficina de Enlace y Partenariado, LPO por sus siglas en inglés. Esta nueva oficina desarrollará junto con el Estado mexicano operaciones y funciones de planificación estratégica, promoción de alianzas, Cooperación Sur-Sur, intercambio de información y conocimiento, así como análisis de tendencias. La fortalecida asociación entre México y la UNODC mantiene vigente el acuerdo de 2003.

Para más información, favor de consultar la página: http://www.unodc.org/

 

 OBJETIVO DEL PUESTO:

El/la Analista en Gestión de Viajes formará parte de la Sub-Unidad de Viajes y trabajará bajo la supervisión directa de el/la Gerente de Finanzas y Servicios Generales. Deberá brindar apoyo sustantivo, técnico, logístico y administrativo para el adecuado desarrollo y debido seguimiento de las misiones (viajes) de la LPOMEX. Asimismo, apoyará a la Sub-Unidad de Viajes y a la Unidad de Operaciones en la revisión y preparación de documentación relacionada con todas las actividades de la UNODC en México, cuando no se encuentre en misiones con el Representante.

 

 

Bajo la supervisión directa de el/la Gerente de Finanzas y Servicios Generales el Analista en Gestión de Viajes desarrollará las siguientes funciones: 

1. Desempeña las actividades que aseguren la implementación de la estrategia

Cumple las actividades administrativas relacionadas con la gestión de viajes aplicando las normas de UNODC, sus procedimientos, políticas y estrategias.

Contribuye con la correcta implementación de los procedimientos en el marco de la descentralización y delegación de firmas.

2. Procesa las solicitudes de viajes que se tramitan a través del aplicativo de la Sub-Unidad de Viajes, de manera eficiente y efectiva para dar soporte a todos los clientes internos y externos que demanden servicios de viajes para el desarrollo de las diferentes misiones:

Da trámite a las solicitudes de viajes asignadas.

Recibe las ofertas de transporte aéreo, terrestre, fluvial, etc

Compara las ofertas seleccionando la que se enmarca con la política de viajes de UNODC.

Liquida viáticos de acuerdo con la política de viajes de UNODC.

Somete a aprobación los detalles de un viaje y la compra de boletos de avión.

Confirma a la Agencia de Viajes u otro proveedor los viajes que cumplan con los requisitos administrativos.

Notifica al solicitante la aprobación del viaje con la información detallada del mismo, viáticos y otros aspectos asociados.

Recibe las facturas y realiza el proceso administrativo para el pago y legalización de estos.

Mantiene actualizada la trazabilidad de los viajes en el sistema de gestión vigente.

3. Contribuye con la administración del sistema de gestión de viajes:

Apoya al el/la Gerente de Finanzas y Servicios Generales en administración de los LTA de Agencias de Viajes, en actividades relacionadas con control de acumulados de uso/gasto de UNODC y de Agencias, obtención de reportes, gestión de cartera y desembolsos, calificación de servicios y otros relacionados.

Contribuye con el seguimiento al pago de boletos aéreos para garantizar que se hagan de forma oportuna y eficiente

4. Apoya la gestión e intercambio de conocimiento:

Participa en entrenamientos relativos al tema de operaciones, viajes y demás que se consideren pertinentes para el buen desempeño

Contribuye a la construcción de redes de conocimiento y comunidades de práctica

Cualquier otra tarea relacionada que pueda ser requerida o asignada por el supervisor.

Apoyo a las Sub-Unidades de Finanzas, IT, RRHH, Procurement y Grants con tareas relacionadas a la operación de la LPOMEX,

El trabajo implica el contacto y la interacción frecuente con proveedores. Impacto de Resultados

 

*Los resultados del buen desempeño del cargo tienen un impacto en la eficiencia de la Sub-Unidad de Viajes y por consecuencia en las demás áreas que reciben sus servicios. La presentación exacta de la información, así como la gestión eficaz y eficiente de las solicitudes de viajes, incrementan la capacidad de la LPOMEX y promueven la imagen de UNODC como un colaborador eficaz para el desarrollo del país.       

 

INTEGRIDAD - compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal;

COMPROMISO - con la visión, misión y metas estratégicas de la organización;

PROFESIONALISMO – demuestra orgullo en el trabajo y logros, está motivado(a) por intereses profesionales y no personales, muestra persistencia al enfrentarse a problemas o retos y mantiene la calma en situaciones estresantes.

SENSIBILIDAD - adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad;

ENFOQUE A RESULTADOS - orientado al cliente y responder efectivamente a la retroalimentación;

RESPONSABILIDAD – honra los compromisos, entrega resultados a tiempo y con debido control de calidad, opera de acuerdo con las normas y regulaciones de la Organización, asume responsabilidad de tareas delegadas a otros y asume responsabilidad personalmente de sus propias fallas cuando es el caso.

TRABAJO EN EQUIPO - actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos.

 

 

 

Educación

  • Licenciatura en Administración o afines.

 

Otros conocimientos deseables

  • Conocimiento del Sistema de las Naciones Unidas e instituciones públicas relacionadas.
  • Buen conocimiento de las políticas y marco regulatorio del Sistema de las Naciones Unidas con especial énfasis en las reglas por las que se rige el proceso de Gastos de Viajes.
  • Excelente capacidad de síntesis, redacción y análisis de textos en español e inglés.
  • Excelente capacidad de organización del tiempo y tareas pendientes.
  • Excelente capacidad de comunicación oral y escrita.
  • Capacidad de adaptación y flexibilidad para hacer frente a nuevas tareas o imprevistos que surjan.
  • Excelente manejo de MS Office
  • Manejo de sistemas ERP (SAP/Atlas)

 

Experiencia laboral

 

  • Indispensable: 5 años de experiencia laboral profesional a nivel nacional y / o internacional en finanzas o administración; la experiencia con la ONU es deseable;
  • Deseable: experiencia de procesos de viajes, finanzas y administración. Conocimiento técnico de UMOJA deseable.

 

Idiomas

  • Excelente manejo escrito y oral del idioma español (Nivel Avanzado)
  • Excelente manejo escrito y oral del idioma inglés (Nivel Avanzado)

 

Otros

  • Ser ciudadano/a mexicano/a en pleno ejercicio de sus derechos, o extranjero/a, cuya condición migratoria permita la función a desarrollar.
  • Se requiere disponibilidad para viajar al interior de México y en casos específicos al extranjero.
  • Excelentes habilidades orales y escritas; excelentes habilidades de redacción, formulación, presentación de informes;
  • Conocimiento general sólido de computadoras, incluida la competencia en varias aplicaciones de MS Office (Excel, Word, etc.) y correo electrónico / internet; familiaridad con la gestión de bases de datos; y equipos de tecnología de oficina;
  • Capacidad para trabajar con supervisión mínima; capacidad de trabajar con plazos ajustados;

 

Important applicant information

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Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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