RDC - Responsable Suivi Administratif

  • Added Date: Monday, 15 April 2019
  • Deadline Date: Monday, 29 April 2019

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Contexte

Présent en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en particulier suite aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont déplacées dans les régions de conflit, afin de mettre en œuvre des programmes d’urgence à bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre. En raison de l’évolution du contexte général en cours dans certaines provinces du Pays, COOPI s’est aussi engagée dans la gestion de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement dans divers domaines, et de garantir un développement harmonieux et durable.

COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases dans les provinces.

Programme de travail

Le Responsable M&E Administratif est responsable du suivi de l’administration des projets. Il/Elle supporte les administrateurs des bases indiqués par la coordination administrative de Kinshasa, dans la gestion comptable, administrative et financière des projets dans le respect du contrat du projet, des procédures de COOPI et du bailleur, et de la législation nationale en vigueur. En suivant un programme prioritaire défini avec la coordination administrative de Kinshasa, il/elle assure le suivi et fournit les indications et le support nécessaire aux administrateurs et chefs de projet dans les secteurs suivants:

  • Gestion de la trésorerie du projet/sous-coordination : vérification périodique
  • Gestion des comptes bancaires : vérification périodique.
  • Gestion comptable : vérification périodique.
  • Gestion administrative : vérification périodique de la gestion administrative du projet dans le respect des procédures administratives (ténue comptabilité, financière, fiscalité contrats) avec une attention particulière aux achats de bien, travaux et services. Vérification du classement des documents administratifs, notamment pièces comptables, dossiers RH, dossiers logistiques et ainsi de suite).
  • Gestion financière et des couts partagés : Analyse des Preppy des projets et renforcement des capacités au sujet du remplissage et la lecture des Preppy. Support dans la rédaction du plan de répartition de couts RH/fonctionnement des sous-bases coordination.
  • Mission de suivi au démarrage du projet : suivi de la gestion comptable et administrative, monitorage des contrats (de travail du personnel local, baux, contrats divers,…)
  • Mission ponctuelle sur le terrain : au besoin à la demande de la coordination de Kinshasa
  • Mission d’évaluation du plan de clôture du projet (1 mois avant la clôture du projet) : Il/elle supervise la clôture du projet d’un point de vu administratif selon les TDR transmis par la coordination de Kinshasa.
  • Formation du personnel local et expatrié : en accord avec la coordination nationale, il réalise des sessions périodiques de formation sur la mise à jour de l’administration du projet. Il réalise une formation continue durant ses missions et à distance par l’internet.
  • Intérim des administrateurs des projets, ou de l’administrateur pays, en cas de congé/démission.

Le cas échéant, si demandé par la coordination administrative, Il/Elle supporte l’administrateur de projet et le chef de projet dans la rédaction des outils de planification et suivi financier du projet (par exemple plan d’achat, Preppy, Desy etc.) en collaborant avec le Responsable M&E Programmes et le Coordinateur Logistique. Il travaille en étroite collaboration avec le Responsable M&E Programmes, le Chef de base, et le Coordinateur Logistique pour les procédures.

Organisation et coordination: l’interlocuteur direct est l’Administrateur Pays (lien fonctionnel et hiérarchique)

Profil du Candidat

  • Diplôme en sciences économiques ou similaires ;
  • Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion économique et financière de projets et dans la comptabilité dans des PVD (expérience de travail en Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit est un atout) ;
  • Expérience dans le rapportage financier ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office ; expérience dans l’utilisation de bases de données comptables ;
  • Excellente capacité de travailler dans des conditions de base et de s’adapter à la vie du terrain ;
  • Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail ;
  • Excellente capacité de travailler sous pression ;
  • Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs ; capacité de former les collaborateurs selon les besoins ;
  • Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculturel ;
  • Excellentes capacités de négociation et communication ;
  • Maîtrise du français, parlé et écrit ;
  • Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

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