Programme Assistant

  • Added Date: Tuesday, 10 September 2019
  • Deadline Date: Tuesday, 24 September 2019

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Sous la supervision directe de l’associée à l’Unité d’appui à la gestion des programmes, PMSU, l’assistant(e) au PMSU fournit un appui aux programmes et aux projets du bureau dans le cadre de la planification et du suivi budgétaire ainsi qu’au suivi de l’exécution financière des projets/programmes.Il/elle fournit un appui dans le cadre d’un certain nombre de processus en assurant la qualité et l’exactitude du travail. L’assistant(e)au PMSU promeut une approche basée sur le client, la qualité et les résultats. L’assistant(e) au PMSU travaille en étroite collaboration avec les autres unités des opérations, du programme et du personnel des projets.

Sous la supervision directe de l’associée au PMSU, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

• Préparer la situation des contributions et faire un rapport sur les ressources mobilisées pour le cycle programmatique .  

 • Revoir l’encodage des budgets et des révisions budgétaires dans ATLAS ner la clearance au management pour approbation.

• Assurer le suivi budgétaire et suivi de l’indicateur sur budgétisation et l’exécution financière des projets

• Analyser des écarts entre les plans de travail des projets et proposer des recommandations et les révisions budgétaires si nécessaire ;

• Faire un rapport hebdomadaire du suivi de la trésorerie (ASL et Cash available) des projets du programme, identifier les goulots d’étranglement et proposer des mesures de correction conformes aux procédures ;

• Préparer le rapport bihebdomadaire de l’évolution de la situation globale des dépenses des projets du programme ;

• Assurer l’archivage physique et électronique (SharePoint et ATLAS) des documents du PMSU, tels que les CDR (Combined Delivery Report) trimestriels et annuels signés, les accords de financement et leurs extensions, COPIL (Comités de Pilotage), documents de programme Amendement aux contrats etc ;

·Appuyer dans la cloture des projets

• Participer à l’élaboration du plan d’assurance qualité,

·Appui à la préparation et au suivi des Audits annuels des programmes et projets NIM

·Appui au personnel des programmes et des projets sur les exigences opérationnelles des projets/programmes ainsi que dans le nettoyage des diffrents Dashboard

·S’assurer de la disponibilité des documents sollicités par les auditeurs dans le cadre des audits  du bureau, DIM et NIM/NGO des projets et en assurer le classement après les audits et enfin mettre en œuvre les recommandations des audits ;  mettre en place un cadre de contrôle interne efficace 

·Contribution à la mise à niveau et au partage des connaissances du bureau

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :

Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre     activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.

·             Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.

·             Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.

  • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

·             Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays;

·             Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

1.Un rapport sur les ressources mobilisées pour le cycle programmatique 2019-2023 est disponible, 

2.L’ appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG, AGex) est assuré,

3.Les capacités nationales et celles du PNUD en matière de gestion des projets/programmes du PNUD sous modalités d’exécution NIM(national implementation modality), DIM (direct implementation modality), ONG et AGex sont renforcées;

4.Une analyse des écarts entre les plans de travail des projets est effectuée et des recommandations sur les révisions budgétaires sont faites,

5.Un plan d’assurance qualité est disponible,

6.L’appui dans le netoyage des indicateurs de performance est effective

7.L’archivage physique et electroniqué accompli

8.Conformité des règles et procédures financières dans tous les dossiers à traiter.

9.Des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse sont rédigés.

 

 

Compétences et valeurs :

  • Intégrité et professionnalisme: fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d'autonomie très élevé, de l'initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d'accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l'impartialité et la neutralité; capacité à gérer l'information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.
  • Responsabilité : mature et responsable ; capacité à fonctionner dans le respect des règles et règlements de l'organisation.
  • Engagement à l'apprentissage continu : fait montre d'initiative et de volonté d'apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise ; capacité d'adaptation aux changements qui surviennent dans l'environnement de travail.
  • Planification et organisation : fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la capacité à gérer un grand volume de travail d'une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais ; capacité d'établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail ; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignants, et de gérer plusieurs projets / activités.

 

  • Le travail d'équipe et le respect de la diversité : aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation ; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l'égalité
  • Communication: fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d'effectuer des présentations, des options d'articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d'empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l'intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles
  • Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d'opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; la volonté d’être déployé/transféré à d'autres lieux d'affectation dans la zone d'opérations, si nécessaire ;
  • Un engagement véritable envers les principes des affectations des volontaires, qui comprend la solidarité, la compassion, la réciprocité et l’autonomie ; et l'engagement envers les valeurs fondamentales de l'ONU.

conditions de vie

Au Burundi, le contexte économique et social difficile que vit le pays a un impact direct sur les conditions de vie. D’après les résultats du recensement de la population et de l’habitat de 2008, 63% de la population n’avaient aucun niveau d’instruction. Cette population vit de plus en plus difficilement de la terre, sérieusement émietté.

Sur le plan économique, le revenu par habitant a fortement régressé : il est passé de 210 dollars en 1992 à 135 dollars en 2008. Le taux de pauvreté est très élevé : il était de 67% en 2010.  Le Burundi est ainsi classé parmi les 10 pays les plus pauvres du monde en 2012 (178ème sur 186 pays classés). Ce niveau élevé de pauvreté, combinée à la croissance rapide de la population, plombent la croissance économique. De plus, l’accès aux services sociaux de base reste toujours difficile pour les populations victimes du conflit, en l’occurrence les rapatriés, les déplacés, les veuves et les orphelins…

Sur le plan sécuritaire, le Burundi est classé par UNDSS parmi les pays d’affectation sans famille. La prudence est conseillée à tout moment dans la capitale Bujumbura ainsi que dans l'intérieur du pays. Bien que depuis 2000, le pays ait emprunté le chemin de la paix et de la réconciliation consolidé par la signature des accords d’Arusha, les élections de 2015 ont replongé le pays dans un environnement d’insécurité. Néanmoins, selon les recommandations de UNDSS, les volontaires peuvent travailler sur tout le territoire national en observant les mesures de sécurité recommandées par UNDSS. Ainsi, UNDSS recommande des normes de sécurité auxquelles les Volontaires des Nations Unies doivent se conformer.

A Bujumbura et dans les chefs-lieux des provinces, on peut trouver des hôpitaux et pharmacies, des hôtels, des boutiques, des restaurants, des salles de gymnastiques et de divertissement.

Conditions de Service 

Le contrat couvre la période ci-dessus indiquée, renouvelable selon la disponibilité des fonds, nécessités opérationnelles et performances satisfaisantes. Cependant il n’y a aucune garantie que le contrat soit prolongé au-delà du contrat initial.  Une indemnité mensuelle de subsistance de volontaire, censée couvrir le logement, les besoins de base ainsi que les charges utilitaires (eau, électricité, etc.) équivalent à 1,005,011.00 Fb vous sera versée. Vous aurez aussi droit à un voyage vers le lieu d’affectation et une Indemnité d’installation (SIG) (si applicable); une assurance médicale (avec dépendants, maximum trois), une assurance d’incapacité et une assurance vie. Un billet pour le voyage retour vers votre lieu de recrutement (si applicable) sera fourni et une indemnité de réinstallation (RSA) après service satisfaisant vous sera payée.

En plus de ce qui précède, pour les lieux d’affectation sans famille classifiés sous catégories D ou E selon la classification de ICSC, une indemnité de bien-être sera versée chaque mois ; à raison de 15% de VLA pour le bien-être niveau A et 30% de VLA pour le bien-être niveau B respectivement

Qualifications/compétences requises :

Niveau de qualifications : Baccalauréat/Licence/ Maitrise

Domaine de qualification(s) : Baccalauréat en comptabilité et finances, en administration des affaires (Business), ou administration publique ou dans un autre domaine connexe

Nombre d’année d’expérience :

  •  Au moins deux (2) années d’expérience de responsabilités progressives en administration ou en comptabilité au niveau national ou international, avec des connaissances en gestion de programme et projets ;
  • Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et dans les logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc) et une connaissance avancée des tableurs et logiciels de traitement de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion assistés par l’internet

Langues : Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais

Permis de conduire : pas nécessaire

Capacité informatique : Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et des systèmes de gestion sur Internet.

 

United Nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture.

United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.

Contract Duration: 12 months

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