Procurement Analyst (Bénin)

  • Added Date: Tuesday, 13 August 2019
  • Deadline Date: Wednesday, 28 August 2019

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Contexte

Sous la direction générale de DRR- P/O et la supervision directe de la Chargée des Opérations, le « Procurement Analyst » assure la prestation efficace des services d'achat dans les grands bureaux de pays*. Il analyse et interprète le Règlement financier et les règles de gestion financière et apporte des solutions aux questions complexes liées aux achats.  le « Procurement Analyst – Analyste aux Achats» promeut au sein de l'Unité une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats.

Le « Procurement Analyst » travaille en étroite collaboration avec les équipes d'appui à la gestion, en particulier aux services administratifs et aux services communs, lesOpérations, le Programmes et les projets du bureau de pays et le personnel du siège du PNUD pour assurer avec succès les services d'achat.

* La nature du travail au niveau ICS 8 est spécifique. Il s'agit d'un niveau professionnel d'entrée. Le titulaire du poste (qui a une formation correspondante, mais aucune expérience dans le domaine) doit appliquer des modèles conceptuels théoriques et effectuer une analyse rudimentaire des paramètres du projet à l'appui d'activités plus importantes d'élaboration de programmes. L'environnement d'équipe offre de riches possibilités d'apprentissage et facilite le perfectionnement professionnel rapide. Les tâches effectuées ainsi que les contacts externes sont plutôt limités. Le titulaire se perfectionne professionnellement pour être en mesure d'assumer des responsabilités à des niveaux supérieurs.

Fonctions et Responsabilités

Résumé des fonctions clés :

  • Contribution à l'élaboration et à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Gestion des processus d'approvisionnement et contrôle des biens et services du bureau et des projets
  • Mise en place d'une stratégie de sourcing et d'outils d'e-procurement
  • Facilitation de l'acquisition et du partage des connaissances
  • Pleine conformité des activités d'achat avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD ; mise en œuvre d'un contrôle interne efficace, analyse des paramètres à l'appui de la conception et du bon fonctionnement d'un système de gestion des achats orienté client.
  • Cartographie des processus opérationnels d'achats du bureau pays et élaboration/établissement de procédures opérationnelles standard internes dans le domaine des achats, contrôle des flux de travail au sein de l'unité des achats en coordination avec le superviseur.
  • Analyse et propositions sur les stratégies d'économie et de réduction des coûts dans le bureau pays
  • Analyse et propositions sur l'élaboration de la stratégie contractuelle, la stratégie d'approvisionnement, la gestion de la qualité, la sélection des fournisseurs, l'amélioration des processus d'approvisionnement dans le bureau pays.
  • Analyse de l'information pour la préparation des plans d'achat du bureau et des projets et le suivi de leur mise en œuvre.
  • Mise en œuvre d'un suivi et d'un contrôle appropriés des processus d'achat, y compris l'organisation des demandes de prix, des appels d'offres ou des demandes de propositions, la réception des devis, des offres ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions contractuelles dans le plein respect des règles et règlements du PNUD.
  • Examen préliminaire des soumissions au Comité des marchés, des biens et des acquisitions (CAP), au Comité consultatif régional des achats (RACP) et au Comité consultatif des achats (ACP).
  • Mise en place du système de contrôle interne qui assure la bonne préparation et l'envoi des bons de commande. Assurer le suivi des mesures correctives opportunes prises à l'égard des organisations de producteurs en cas d'erreurs de contrôle budgétaire et d'autres problèmes.
  • Élaboration de propositions et mise en œuvre d'un système de suivi des processus d'achat et de mécanismes visant à éliminer les lacunes dans les achats.
  • Mise en œuvre de services d'achat harmonisés et élaboration de propositions/analyse des besoins en matière d'expansion des services communs dans la Maison des Nations Unies, introduction d'achats conjoints pour les agences des Nations Unies conformément à la réforme des Nations Unies.
  • Mise en œuvre du contrôle de l’inventaire physique et soumission mi-annuelle et annuelle
  • Appui à la Mise en œuvre du MOU/SLA PNUD/Secrétariat des Nations Unies dans le cadre de la séparation des fonctions du Coordonnateur Résident du SNU et du Représentant Résident du PNUD avec un accent particulier sur la qualité des services rendus.
  • Développement et gestion des listes de fournisseurs, élaboration de critères de sélection et d'évaluation des fournisseurs, mécanismes de mesure de la qualité et de la performance.
  • Mise en œuvre du module e-procurement/e-tendering.
  • Participation à l'organisation de la formation du personnel des opérations/projets sur les achats.
  • Synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en matière d'achats.
  • Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

 

Compétences Fonctionnelles :            

Établir des partenariats stratégiques

Niveau 1.2 : Entretenir un réseau de contacts

  • Analyser et sélectionner des documents pour renforcer les alliances stratégiques avec les partenaires et les intervenants.
  • Promouvoir l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.2 : Recherche et analyse fondamentales

  • Génère de nouvelles idées et approches, fait de la recherche sur les meilleures pratiques et propose de nouvelles façons plus efficaces de faire les choses.
  • Documente et analyse les stratégies novatrices et les nouvelles approches

Connaissance de l'emploi/expertise technique

Niveau 1.2 : Connaissances fondamentales de sa propre spécialité.

  • Comprendre et appliquer les concepts et principes fondamentaux d'une discipline professionnelle ou d'une spécialité technique liée au poste.
  • Analyser les besoins et synthétiser les propositions
  • S'efforce de maintenir à jour ses connaissances professionnelles par des études autodirigées et d'autres moyens d'apprentissage.
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie de l'information et l'applique dans les affectations de travail.

Promouvoir le changement organisationnel et le développement

Niveau 1.2 : Recherche et analyse fondamentales

  • Recherches et documents sur les " meilleures pratiques " en matière de changement et de développement organisationnels à l'intérieur et à l'extérieur du système des Nations Unies.

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion

Niveau 1.2 : Recherche et analyse et formulation de recommandations sur les systèmes de gestion

  • Tenir à jour l'information et les bases de données sur les caractéristiques de conception du système.
  • Développe des composants de système simples

Orientation Client

Niveau 1.2 : Établir des relations efficaces avec les clients

  • Rechercher des solutions potentielles aux besoins internes et externes des clients et en rendre compte de façon opportune, succincte et appropriée.
  • Organiser et prioriser l'horaire de travail en fonction des besoins et des échéanciers du client.
  • Établir, établir et maintenir des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes.
  • Soutenir activement les intérêts du client en faisant des choix et en établissant des priorités pour répondre à ses besoins.

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axée sur les résultats

Niveau 1.2 : Surveillance de base

  • Recueille, analyse et diffuse de l'information sur les pratiques exemplaires en matière de responsabilisation et de systèmes de gestion axés sur les résultats.
  • Surveiller la mise en œuvre des systèmes de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats et formuler des recommandations pour améliorer le rendement des unités d'exploitation.

Compétences corporatives :

  • Démontrer/sauvegarder l'éthique et l'intégrité 
  • Faire preuve de connaissances organisationnelles et d'un bon jugement
  • Développement personnel, prise d'initiative
  • Agir en tant que membre d'une équipe et faciliter le travail d'équipe
  • Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l'équipe, communiquer efficacement.
  • Créer des synergies par la maîtrise de soi
  • Gérer les conflits
  • Apprendre et partager les connaissances et encourager l'apprentissage des autres. La promotion de l'apprentissage et de la gestion et du partage des connaissances relève de la responsabilité de chaque membre du personnel.
  • Prise de décision éclairée et transparente

UNDP Procurement Certification Programme

Qualification

Education

Master ou équivalent en Administration des affaires, Administration Publique, Finances, Economie ou dans un domaine connexe.

Expérience

Au moins 2 ans d'expérience pertinente au niveau national ou international dans la gestion des achats. Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des systèmes de gestion Web.

Langues

Maîtrise de la langue du français.

Connaissance de l’anglais est souhaitable.

Autre

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le PNUD est un environnement non fumeur. 

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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