Oficial de Logistica para Nicaragua

  • Added Date: Friday, 11 January 2019
  • Deadline Date: Friday, 18 January 2019

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Descripción General del Puesto

El oficial de logística es responsable de todas las actividades logísticas en la base (compras, flota de vehículos, bodega, equipamiento, inmuebles). El oficial de logística contribuye de manera activa en el manejo de la seguridad de la base (análisis e implementación). El oficial de logística está encargado de todas las compras siguiendo de manera estricta los reglamentos del donante y Kit log v3.6. Adicionalmente, el oficial de logística tendrá que supervisar/actualizar el seguimiento de pedidos, listado de equipamiento, supervisar la flota de vehículos, y mantenimiento de inmuebles. Finalmente, el oficial de logística deberá monitorear y reportar cualquier incidente relacionado a la seguridad en la area de implementación de la base.

Perfil del candidato:

Formación:

Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o afines. Con experiencia previa en logística deseable.

Conocimientos técnicos específicos:

Experiencia en el manejo de la cadena de aprovisionamiento, gestión de alto volumen de compras, supervisión de vehículos, gestión de la seguridad, control de inventario entre otras.

Experiencia previa:

Experiencia mínima de 2 años trabajando en proyectos y/o donantes de ayuda humanitaria y/o sector privado. (Se valorara experiencia previa en la organización)

Conocimiento del sector humanitario:

Alto nivel ético, rigurosidad en procedimientos, flexibilidad ante eventos inesperados, multitask. Vocación y ayuda humanitaria

Conocimiento de Acción contra el Hambre

Deseable

Idiomas:

Español obligatorio, ingles deseables.

Ofimática y sistemas específicos:

Nivel intermedio de Microsoft Excel, Microsoft Word, Outlook y PowerPoint. Dominio de Windows y plataformas de internet. Experiencia previa con sistemas de monitoreo de GPS, y sistemas ODK.

Movilidad (nacional/ internacional)

Movilidad requerida a nivel nacional entre bases y/o otros departamentos. No se requiere movilidad internacional.

Compromiso con la Igualdad de Género

Valorable experiencia previa en temas relacionados con la promoción de la igualdad de género u compromiso personal con la igualdad de género.

Descripción General del Puesto

El oficial de logística es responsable de todas las actividades logísticas en la base (compras, flota de vehículos, bodega, equipamiento, inmuebles). El oficial de logística contribuye de manera activa en el manejo de la seguridad de la base (análisis e implementación). El oficial de logística está encargado de todas las compras siguiendo de manera estricta los reglamentos del donante y Kit log v3.6. Adicionalmente, el oficial de logística tendrá que supervisar/actualizar el seguimiento de pedidos, listado de equipamiento, supervisar la flota de vehículos, y mantenimiento de inmuebles. Finalmente, el oficial de logística deberá monitorear y reportar cualquier incidente relacionado a la seguridad en la area de implementación de la base.

Actividades Clave

Objetivo 1: Aprovisionamiento

Gestionar adecuadamente (calidad y tiempo) las solicitudes de pedidos (suministros, trabajos/ servicios) de la base.

Tareas

  • Responsable directo de todas las compras para la base y los proyectos.
  • Seguimiento de todas las tareas relacionadas al proceso de compras como: solicitudes de cotización, visita a proveedores, entrega de materiales, monitoreo de calidad/pagos, monitoreo de precios etc.
  • Tramitar las solicitudes de pedidos de forma expedita respetando los umbrales establecidos según los procedimientos logísticos ACH y/o donantes.
  • Verificar que todos los dosieres contengan la documentación completa (solicitudes de cotización, tabla de valoración, orden de compra, formulario de acuerdo, etc.).
  • Organizar y archivar la documentación logística siguiendo los procedimientos internos según el Kit log v3.6
  • Garantizar transparencia, ética y responsabilidad según los principios de ACH y el código de conducta y ética.
  • Proporcionar seguimiento a todas las compras pendientes.
  • Asegurar que el informe de seguimiento de pedidos sea actualizado semanalmente y compartido con todos los jefes de proyectos.
  • Actualizar el informe de seguimiento de contratos de manera seguida
  • Proporcionar seguimiento de inventario (recepción, envío, almacenamiento, fechas de expiración)
  • Obtener la información relevante para la formulación de proyectos, presupuestos, y planes de compras
  • Elaborar contratos para proveedores y darle el seguimiento debido de los mismos.
  • Comunicar los planes de compras a todos los departamentos y asegurar un flujo dinámico de solicitudes de pedidos.

Objetivo 2: Manejo de flota de vehículos

Gestionar adecuadamente todos los vehículos de la base y elaborar los informes pertinentes.

Tareas

  • Supervisar los movimientos diarios y semanales de todos los vehículos según la planificación de transporte
  • Asegurar el cumplimiento debido de las reglas de seguridad para los vehículos y pilotos (cinturón de seguridad, límites de velocidad, reporte de incidentes etc.)
  • Seguimiento de movimientos de vehículos dentro la area de implementación de la base y/o otras areas.
  • Programar los mantenimientos preventivos/reparaciones de los vehículos de la base
  • Elaborar y monitorear los informes de consumo de combustible (logbook, kilometraje)
  • Seguimiento de tareas administrativas (seguimiento de contratos con compañía de renta, seguros, permisos, etc.)
  • Informar y reportar de manera inmediata cualquier incidente de seguridad al jefe de base y/o coordinador logista

Objetivo 3: Gestión de equipamiento e inmuebles

Gestionar adecuadamente los inmuebles, mobiliario, equipos, e inventarios de la misión.

Tareas

  • Elaborar formato de asignación y entrega temporal del equipo informático, oficina, visibilidad. Monitorear el uso debido del equipamiento por los usuarios.
  • Actualizar el listado de equipamiento y inventario de forma periódica.
  • Custodia y actualización de los inventarios en formatos digitales y físicos de equipo (cámaras fotográficas, computadoras, impresoras, fotocopiadoras, etc.) y bienes muebles de la base.
  • Asegurar que la oficina, casa de huéspedes y bodegas estén en condiciones óptimas (limpias y con buen mantenimiento)
  • Garantizar el estado óptimo, mantenimiento, almacenamiento y reparación del equipamiento (computadoras, impresoras, etc..) y asegurar que todo el equipamiento esté debidamente etiquetado.
  • Gestionar de manera adecuada el stock de papelería
  • Garantizar que el antivirus está debidamente instalado /actualizado y que los respaldos de datos estén debidamente efectuados de manera semanal.

Objetivo 4: Reportes logísticos

Elaboración y actualización de reportes logísticos el día 05 de cada mes.

Tareas

  • Elaboración y envío del PFU (seguimiento de solicitud de pedidos) y listado de proveedores
  • Elaboración y actualización del listado equipamiento, inventario físico de la base.
  • Elaboración y envío de los informes de consumo de combustible de vehículos, consumo a los 100 Km seguimiento (TERRAMAR)
  • Elaboración y envío del informe logístico mensual y/o otros reportes si son solicitados
  • Actualización seguimiento de contratos de la base

Objetivo 5: Gestión de la seguridad

Supervisar adecuadamente los aspectos logísticos de la seguridad de la base.

Tareas

  • Contribuir al análisis de contexto y seguimiento a incidentes de seguridad y su debido reporte
  • Asegurar la correcta aplicación y cumplimiento de las reglas de seguridad
  • Participar en la elaboración del plan de Seguridad de la base y documentos relacionados
  • Informar de manera inmediata a coordinación de cualquier incidente ocurrido (máximo 48 hrs)
  • Monitorear y analizar frecuentemente el contexto de seguridad de la base. Adaptando nuevas medidas en función del contexto en casos necesarios.
  • Asegurar que los pilotos y staff sigan las normas de seguridad
  • Monitorear la implementación de extintores, cajas de hibernación y botiquines médicos en la oficia y casa de huéspedes.

Objetivo 6: Coordinación y planificación

Gestionar adecuadamente una comunicación fluida entre logística, administración y proyectos de la base.

Tareas

  • Coordinar reuniones con el equipo técnico y administrativo para el debido seguimiento de compras, validaciones técnicas, seguimiento presupuestario y plan de compras.
  • Actualizar la planificación/seguimiento de tareas prioritarias de los proyectos en la base
  • Apoyar al personal administrativo y técnico en gestionar pedidos y/o compras de la base
  • Participar en reuniones semanales para seguimiento de pedidos y validación de SPs.

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