Finance Quality Insurance Manager – H/F

  • Added Date: Thursday, 23 May 2019
  • Deadline Date: Saturday, 22 June 2019

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L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

  1. Le patient d’abord

  2. Révolutionner la médecine humanitaire

  3. Responsabilité et liberté

  4. Améliorer la qualité de nos actions

  5. Faire confiance

  6. L’intelligence collective

SOIGNER - INNOVER - ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, Ouverture/Fermeture.

TYPOLOGIE DU POSTE

Lieu de Mission : 60% en déplacement dans les pays d’intervention d’ALIMA, le reste au bureau ALIMA à Dakar.

LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES

Il a comme Responsable fonctionnel et hiérarchique le Directeur Administratif & Financier (DAF).

Il collabore étroitement avec les Coordinateurs Financiers (COFIN) des missions, Le Finance Operation Manager, les financiers Desk et le service comptable du siège.

Il communique avec les responsables les services du siège, les Chefs de Mission chefs de projets et membres des coordinations, les membres du Desk et les directeurs.…..

MISSIONS ET ACTIVITÉ PRINCIPALES

Le Finance Quality Insurance Manager a pour objectif principal de maîtriser les risques financiers d’Alima, à travers l’amélioration de nos processus de gestion, l’amélioration de notre archivage électronique, et la préparation et gestion des Audits.

Activités principales :

Il s’inspire dans son travail du plan d’action d’ALIMA annuel, dans sa nouvelle mise à jour prônant, entre autres, l’amélioration continue et la gestion des risques ainsi que le respect des engagements.

Amélioration des procédures de gestion

  • Faire des états des lieux dans les missions sur les procédures de gestion en place afin de :

o Soulever les risques financiers et les communiquer aux responsables en Mission et à HQ.

o Faire des recommandations aux missions et lancer des améliorations immédiates

o Proposer à HQ des améliorations des outils et procédures

§ Jouer un rôle actif d’alerte sur les risques financiers, notamment sur :

o La sécurité de l’argent

o La bonne gestion des ressources financières, mais aussi matérielles et humaines.

o L’éligibilité des dépenses et la réputation d’ALIMA.

o La gestion des stocks

  • Implémenter des systèmes d’auto-contrôle dans les missions pour permettre des échanges et analyses à distance

Amélioration de l’archivage électronique de nos missions.

  • Etre Moteur dans l’amélioration qualitative de l’archivage, spécialement électronique, de tout ce qui est nécessaire aux devoir de justification d’ALIMA.

o Appuyer les missions dans la définition des règles d’archivage électronique selon les standards minimum défini par HQ pour notamment répondre efficacement aux audits.

o Superviser à distance la qualité d’archivage des dossiers Drive

o Appuyer les missions dans l’utilisation du scanneur

  • Gérer les accès des dossiers Électronique pour garantir la confidentialité de certains justificatifs (RH notamment)

  • Travailler avec le département Logistique pour

o Améliorer et définir l’archivage des dossiers d’achat en mission.

o Pour arrêter une procédure d’archivage et de justificatif électronique pour les achats via MSF SUPPLY.

  • Piloter l’archivage électronique à Dakar, en s’appuyant sur l’archiviste et l’équipe financière de Dakar.

Préparation et gestion des audits

  • Être Point Focal sur la plupart des audits externe.
  • Appui aux COFIN à la préparation le plus possible en amont et en qualité des audits.

o Anticiper les risques d’inéligibilité et être force de solution

  • Améliorer en continu le mémo « Lessons Learned Audit »
  • Créer des dossiers exemple type de bon justificatifs complets : Salaires, Commande médicale, achats, Primes…
  • Accompagner et stimuler le COFIRH sur le suivi des recommandations des auditeurs.

La liste des tâches n’est pas exhaustive. Le Finance Quality Insurance Manager pourra être amené à exercer d’autres tâches en fonction des besoins.

EXPÉRIENCES et QUALITÉS

Formation

  • Formation Universitaire en gestion Financière et Audit.

Expérience

  • Minimum de 5 ans d’expérience administrative et financière au siège d’une ONG ou d’une Organisation Internationale ou d’expérience équivalente de Coordinateur dans des missions à volume important ;
  • Expérience en Gestion des Risques.

Compétences techniques

  • Connaissance des Bailleurs de Fonds Internationaux : ECHO, OFDA, UNICEF, DUE… ;
  • Expertise en outil de gestion de traitement et d’analyse des données financières : Excel à minima ;
  • Expertise en outil de gestion des risques et de présentation de données financières ;
  • Connaissance et maîtrise d’outil de gestion comptable SAGA, web based tool (ex ODOO) ;
  • Bonne compréhension des programmes humanitaires médicaux.

Compétences linguistique

  • Excellente maîtrise écrite et orale du français ;
  • Bonne maîtrise de l’anglais (écrit et oral).

Qualités requises/compétences comportementales

  • Capacité de leadership & management et de collaboration en équipe ;
  • Capacité de formation, de communication claire ;
  • Esprit d’initiative et de synthèse ;
  • Autonomie.

CONDITIONS

Durée et type de contrat : Contrat à durée déterminée de droit sénégalais

(1an avec possibilité de reconduction d’un an) ou possibilité VIE

Prise de poste : 1er Juillet 2019.

Salaire : salaire net mensuel pouvant s’élever à 2600 €.

ALIMA prend en charge :

  • Frais de déplacements entre le pays d’origine et le pays de mission (Sénégal) (si recrutement international) ;

  • Cinq semaines de congés payés par an et système de jours de récupération pour les déplacements ;

  • Un aller-retour par an dans le pays de résidence pris en charge pour l’employé et ses ayants droits (si recrutement international) ;

  • Prime d’installation initiale à Dakar (si recrutement international) ;

  • Ecole prise en charge pour d’éventuels enfants à charge selon la politique extra contractuelle en vigueur ;

  • Couverture santé complémentaire et évacuation prises en charge par ALIMA pour l’employé et ses ayants droit.

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