Auxiliar Administrativo/a de Proyecto PS 108686 “Transición para una Respuesta Sostenible al VIH y la TB en Panamá, 2019-2021”

  • Added Date: Wednesday, 23 January 2019
  • Deadline Date: Thursday, 31 January 2019

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Contexto Organizacional  

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) es el organismo mundial de las Naciones Unidas en materia de desarrollo que promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para ayudar a los pueblos a forjar una vida mejor. Está presente en 177 países y territorios, trabajando con los gobiernos y las personas para ayudarles a encontrar sus propias soluciones a los retos mundiales y nacionales del desarrollo.

El PNUD es una de las agencias patrocinadoras del Programa Conjunto de las Naciones Unidas sobre el VIH/SIDA (ONUSIDA) y es socio del Fondo Mundial de Lucha Contra el Sida, la Tuberculosis y la Malaria. Bajo esta alianza de PNUD/Fondo Mundial, el PNUD es invitado a actuar como Recipiente Principal interino bajo invitación del Mecanismo Coordinador de País (MCdP). En febrero 2015, el PNUD fue seleccionado como Recipiente Principal para gestionar los fondos de la subvención de Fondo Mundial que recibirá el país para responder a las epidemias de VIH y TB bajo el nuevo modelo de financiamiento, durante los años 2016 y 2018, el PNUD llevo a cabo la administración y ejecución del proyecto, dando como resultado que por parte del MCDP se le solicitara al PNUD ser nuevamente el Recipiente Principal para el proceso de transición que se llevara a cabo durante los años 2019-2021.

Este proyecto de transición plantea intervenciones en tres áreas específicas: VIH, TB y Sistemas de Salud Resilientes y Sostenibles y contribuye directamente al efecto 1.1 del UNDAF 2016-2020, que espera que “Al año 2020 el gobierno estará implementando políticas públicas integrales y brindando servicios sociales de calidad en base a la equidad, igualdad de géneros, y cuidado para poblaciones prioritarias, conforme a los estándares internacionales relativos a los derechos humanos”. Para ello, el proyecto se ha planteado los siguientes objetivos:

1. Asegurar la sostenibilidad a largo plazo de la respuesta de los programas de VIH y TB, manteniendo el apoyo político para la resolución de prioridades nacionales (problemas, brechas y principales debilidades)

2. Fortalecer alianzas y la colaboración multisectorial a nivel nacional para la continuidad de los programas en las áreas de derechos humanos, poblaciones claves, en mayor riesgo y protección social para las personas afectadas por el VIH y la TB.

3. Implementar enfoques innovadores para la promoción de la salud, prevención, atención, seguimiento y apoyo de las personas afectadas por el VIH y TB

4. Mantener inversiones sostenidas y crecientes en infraestructura, procesos y recursos humanos en salud, incluyendo los sistemas comunitarios para la respuesta al VIH y la TB

Esta subvención aborda los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS):

Objetivo 1 – Reducción de la pobreza

Objetivo 3 – Salud y bienestar

Objetivo 5 – Igualdad de Género

Objetivo 16 – Promover sociedades justas, pacíficas e inclusivas

En estos contextos, PNUD trabaja con socios locales y el Fondo Mundial para mejorar la gestión, implementación y supervisión de las subvenciones de Fondo Mundial, mientras que simultáneamente fortalece las capacidades de gobiernos nacionales o entidades locales para poder en el futuro asumir el rol de Recipiente Principal. Esta subvención será implementada por el Ministerio de Salud a través de los programas nacionales de VIH y TB, el instituto Gorgas y organizaciones de la sociedad civil. Uno de los elementos centrales de este proyecto es asegurar que las poblaciones más afectadas por estas enfermedades acceden a una atención de salud adecuada.

Para la implementación de esta subvención financiada por el Fondo Mundial, PNUD Panamá establecerá una Unidad de Gestión que será responsable de la coordinación y supervisión de la implementación de este programa y garantizará la adherencia a los términos y condiciones del acuerdo de subvención con el Fondo Mundial y reglas, políticas y procedimientos de PNUD.

La unidad de gestión asegurará además la coordinación de esta iniciativa con otras similares a ser financiadas por el Fondo Mundial en la región y con otras oficinas de país de PNUD que actúan también como recipiente principal en la región y a nivel global.

En esta oportunidad se busca un Auxiliar Administrativo quien será responsable por el manejo administrativo de la subvención, el cumplimiento de normas, políticas y procedimientos de PNUD, y el buen uso y ejecución de los fondos disponibles en la subvención.

Funciones / Resultados Esperados

Funciones relacionadas con la gestión administrativa del proyecto:

  • Apoyar al Coordinador/a del proyecto en la gestión del mismo.
  • Apoyar en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico.
  • Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales.
  • Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones.
  • Mantener en orden los archivos físicos de pagos.
  • Llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros.
  • Redacción y confección de notas e informes.
  • Mantener un contacto fluido con las oficinas de PNUD– Panamá, según requerimiento.

Funciones relacionadas con la gestión financiera del proyecto:

  • Realizar pagos y anexar sus soportes documentales.
  • Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
  • Confección de vouchers, requisiciones, órdenes de compra PO, comprobantes de pago y solicitar procesos en la plataforma sharepoint.
  • Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor.
  • Llevar un archivo físico y un archivo electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran.

Funciones relacionadas con el apoyo logístico-administrativo en el desarrollo de misiones y organización de talleres y eventos:

  • Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones.
  • Cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD y adquirir los boletos electrónicos.
  • Reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido.
  • Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos.
  • Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores.
  • Archivar tanto física como electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.).

Resultados Esperados

  • Apoyo en el cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos, de adquisiciones, recursos humanos y financieros, y atender las auditorias requeridas.
  • Apoyo en el cumplimiento de los requerimientos del ciclo anual del proyecto y acompaña en su logística y actividades locales y de campo.
  • Apoya en la preparación de Informes Técnicos, Financieros y Contables, trimestrales, semestrales y anuales según los requerimientos de los donantes.
  • El proyecto cuenta con un inventario actualizado de bienes y el registro actualizado de archivos del proyecto.
  • El proyecto cuenta con una base de datos de actores clave actualizada digital e impresa.

 

Habilidades y Competencias Generales:

Se requiere competencia y experiencia en el manejo administrativo y financiero. Es deseable que el candidato(a), cuente con experiencia en proyectos de desarrollo y habilidades en el manejo de procesos de adquisición de bienes y servicios, así como de apoyo logístico a la organización de reuniones o talleres tanto en ambientes urbanos y rurales.

Habilidades sociales para trabajar con actores de diferentes contextos culturales y conocimiento del entorno nacional con capacidad en la creación de redes de apoyo al proyecto.

Competencias Corporativas:

  • Muestra compromiso con la misión, visión y valores del Sistema de Naciones Unidas.
  • Muestra sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Competencias Personales:

  • Habilidad de comunicación
  • Trabajo en equipo
  • Trabajo bajo presión
  • Planificación y organización
  • Responsabilidad
  • Alto nivel de integridad
  • Iniciativa
  • Conocimiento tecnológico
  • Atención al Cliente

Competencias Técnicas:

  • Manejo de procedimientos administrativos y financieros para la ejecución de proyectos.
  • Destreza en el manejo de programas computacionales como de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)
  • Promover el manejo de conocimiento en su ambiente profesional y de administración.

 

Educación:

  • Estudios en Administración, Finanzas, Ciencias sociales o áreas relacionadas.

Experiencia:

  • Al menos 3 años en puestos de responsabilidades administrativas y manejo de presupuestos de programas y proyectos.
  • Experiencia en apoyo logístico y procesos de adquisiciones.
  • Experiencia en organismos de cooperación será valorada.

Idiomas requeridos:

  • Excelente dominio del idioma español.  Escritura, Lectura y Conversación
  • Deseable nivel medio del idioma inglés. Escritura, Lectura y Conversación

 

Información Adicional

  • Este anuncio está abierto sólo para ciudadanos(as) panameños(as) o personas extranjeras que cuenten con permiso de trabajo permanente para laborar en el país. 
  • Las aplicaciones que se reciban después de esta fecha no serán consideradas. 
  • Solamente los (las) candidatos (as) seleccionados (as) para entrevista recibirán confirmación.

Important applicant information

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Contract Duration: Un (1) año renovable segun desempeño y duracion del proyecto

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