Associé(e) au Programme Résilience

  • Added Date: Friday, 23 August 2019
  • Deadline Date: Friday, 13 September 2019

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Le programme pays du PNUD Haïti 2017-2021 met l’accent sur trois grands domaines de coopération qui se renforcent mutuellement : la gouvernance démocratique et l’état de droit ; la réduction de la pauvreté ; et la résilience (gestion des risques et catastrophes, et environnement). Ce programme est en conformité avec les priorités nationales telles qu’énoncées dans le Plan stratégique de développement d’Haïti 2012-2030, le Plan cadre des Nations Unies pour l’aide au développement 2017-2021 et le Plan stratégique du PNUD 2014-2017. Il vise à soutenir le Gouvernement haïtien dans sa démarche à long terme pour le développement durable, en mettant l’accent sur la nécessité de progresser rapidement vers la réalisation des objectifs nationaux pour l’objectif 16, de façon à tirer parti des progrès en vue de la réalisation des autres objectifs de développement durable. Cela impose au PNUD de passer d’une approche axée sur les projets de relèvement post-catastrophe à une approche programmatique intégrée axée sur les conseils stratégiques et la prise en main du programme par le pays. L’objectif du programme pays est donc de renforcer les capacités humaines et institutionnelles nécessaires à l’identification participative des besoins, la formulation de cadres juridiques, de politiques et de programmes de développement, et l’utilisation efficace des ressources publiques.

Sous la supervision directe du Spécialiste de Programme, l’Associé(e) Programme appuie l’exécution effective et efficace du programme de pays dans les domaines de la gestion durable des ressources naturelles, de l’adaptation au changement climatique, et de la gestion des risques et catastrophes, par la création de projets, la gestion et le suivi dans ATLAS. Il/elle s’emploie à promouvoir l’approche orientée vers les clients de façon soutenue, en conformité avec les règles et procédures du PNUD.

L’Associé(e) de Programme contribue à la bonne gestion du personnel d’appui recruté dans le cadre de la mise en œuvre des activités du portefeuille de l’Unité Résilience, si nécessaire.  Il/elle travaille en appui à l’Assistant(e) du Programme et collabore avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets pour résoudre des questions liées à la gestion financière du programme et pour échange d`informations.

Résumé des fonctions clés:

  • Appui à la gestion du programme du bureau
  • Appui administratif à l’Unité Résilience
  • Appui à la création de partenariats stratégiques et à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources
  • Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités

Appui effectif dans la gestion des programmes et projets de l’Unité Résilience :

  • Appui à la préparation de documents de projets, plans de travail, budgets et propositions des arrangements de mise en œuvre ;
  • Analyse de la situation de l’unité, identification des problèmes opérationnels et financiers ; proposition de solutions ;
  • Création de projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (GMS) et la politique de recouvrement des couts (DPC) sont correctement pris en compte ; préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de ses responsabilités ;
  • Orientation des agences de mise en œuvre sur des questions de routine dans la mise en œuvre des projets, assurant le suivi de l’utilisation des ressources financières mises à disposition ;
  • Appui à la préparation et suivi des audits des projets sous modalité « mise en œuvre nationale » (National Implementation, NIM) et appui dans la mise en œuvre des recommandations de l’audit ;
  • Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets NIM, des Lettres d’Accord (Letter of Agreement, LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition de fonds à une tierce partie ;
  • Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM) ;
  • Initiation des écritures de correction : régularisation dans le journal comptable (General Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;
  • Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle ;
  • Conduite des actions requises pour la clôture des projets.

Appui administratif à l’Unité Résilience :

  • Préparation des demandes de paiement et contrôle approprié des pièces justificatives ;
  • Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation ;
  • Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour les transactions de 2500 $ et plus ;
  • Suivi des réquisitions, bons de commande (PO) et receipts afin de respecter les délais de paiements et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting » ;
  • Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés soient en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils soient correctement saisis et postés dans ATLAS ;
  • Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, et des vouchers non approuvés ;
  • Introduction des demandes de prolongation des contrats avant leur expiration ;
  • Gestion des absences du personnel en qualité de « leave monitor » ;
  • Coordination des inventaires des projets du portefeuille de l’Unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre ;
  • Gestion du calendrier commun de l’Unité ;
  • Prise de notes et comptes rendus de réunions ;
  • Arrangements et suivi des voyages et des réservations y relatives ;
  • Gestion des approvisionnements de fournitures de bureau selon les besoins de l’Unité ;
  • Contrôle des pièces justificatives des paiements et des rapports financiers, en totale conformité avec les règles, les règlements, les politiques et les stratégies du PNUD ;
  • Garantir les arrangements de transport, assurance et entretien régulier des véhicules de l’Unité ; Vérification et enregistrement des déplacements des véhicules et de la consommation quotidienne de carburant ;
  • Archivage des dossiers de l’Unité et de l’inventaire de l’équipement acheté sur les fonds des projets.

Appui à la création de partenariats stratégiques et à la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation de ressources :

  • Suivi des ressources mobilisées, des accords y relatifs
  • Participation à la préparation des rapports aux donateurs.

Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances pour le renforcement des capacités du bureau:

  • Appui à l’orientation et formation du personnel des projets sur le programme ;
  • Identification des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme ;

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du programme de pays et sur la réussite dans la mise en œuvre des stratégies du programme. L’analyse concise et la collecte d’informations requises renforcent la position du PNUD comme partenaire du développement fort et crédible. L’information fournie facilite la prise de décision dans la gestion.

 

Compétences fonctionnelles:

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats

Niveau 1.1: Contribution aux résultats en fournissant les informations

  • Fournit des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes
  • Top of FormFournit les données de base pour identifier les opportunités de développement de projets et contribue à la préparation de propositions de financement
  • Participe à la formulation de propositions de projetsPartP

Création de partenariats stratégiques

Niveau 1.1: Recherches de base et analyses

  • Analyse les informations générales et sélectionne le matériel pertinent pour l’appui aux initiatives relatives à la création de partenariats
  • Fait le suivi et appuie la préparation des rapports sur les ressources mobilisées 

Innovation et Marketing des nouvelles approches

Niveau 1.1 : Mise en œuvre des processus et application des produits

  • Documente et assure le suivi des stratégies novatrices, des meilleures pratiques et des nouvelles approches
  • Accueille positivement les nouvelles approches

Mobilisation de ressources

Niveau 1.1 : Fourniture d’informations pour les stratégies de mobilisation des ressources

  • Elabore et met à jour les fiches de projet
  • Fournit les données et les informations nécessaires à la préparation des documents de projets

Promotion de l’apprentissage organisationnel et du partage de connaissances

Niveau 1.1: Recherche et analyse de base

  • ​Recherche les meilleures pratiques et suggère de nouvelles méthodes, plus efficaces, de travail
  • Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches

Compétences professionnelles et expertise technique

Niveau 1.1 : Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

  • Est apte à comprendre les processus et méthodes de travail du poste
  • Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l’organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail
  • Identifie les nouvelles et meilleures approches en termes de processus et les applique dans le travail au quotidien
  • S’attache à mettre à jour ses connaissances professionnelles à travers l’auto-apprentissage et d’autres moyens
  • Démontre une bonne connaissance des technologies de l’information et les applique dans son travail
  • Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Etablit et entretient des relations efficaces au sein de l’Unité et avec les clients internes et externes
  • Organise et priorise son travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
  • Répond rapidement aux besoins des clients  

Compétences générales

  • Fait preuve d’éthique et d’intégrité, et promeut les valeurs des Nations Unies
  • Fait preuve de sensibilité et de flexibilité face aux différences de culture, de genre, de religion, d’origine, de nationalité et d’âge.
  • Possède un bon niveau de connaissances générales
  • Fait preuve de jugement, d’impartialité et de discrétion
  • A le sens de l’initiative et prend des décisions éclairées, en toute transparence
  • Cherche à se développer professionnellement, partage ses connaissances et encourage l’apprentissage au sein de l’équipe
  • Communique efficacement et encourage le partage d’informations et le travail d’équipe
  • Aborde le travail avec énergie, gère les conflits avec sensibilité et maintient une attitude positive

Education:

  • Diplôme d’études secondaires, de préférence en administration, comptabilité et/ou finance.
  • Une formation universitaire en sciences politiques, droit, relations internationales, sciences sociales ou tout autre domaine similaire serait un avantage.

Experience:

  • 6 ans d’expérience progressive requis en administration ou dans la gestion de programmes au niveau national ou international.
  • 3 ans d’expérience pertinente suffisants pour les détenteurs/détentrices d’un diplôme universitaire au niveau « Bachelor »
  • Bonne connaissance de l’informatique (MS Word, Excel, etc.) ; connaissance avancée des tableurs et bases de données ; expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion.
  • La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage. 

Langue(s):

Connaissance parfaite du français et du créole exigée. Bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé), un atout.

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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